Recruitment naar HR
SmartRecruiters koppelen met YouForce: aangenomen kandidaat als aanvraag voor indiensttreding
Met een koppeling tussen SmartRecruiters en Visma Raet YouForce wordt een kandidaat die in SmartRecruiters op aangenomen staat een aanvraag voor indiensttreding in YouForce, met startdatum, functie en organisatie-eenheid. Zodra de aanvraag klaarstaat, ziet de recruiter in SmartRecruiters dat de overdracht is gelukt; HR in Nederland rondt de aanvraag af met cao-schaal en trede.
Wat de koppeling doet
Organisaties die via SmartRecruiters werven en in Nederland in YouForce verlonen, sturen het aanbod als pdf naar HR, dat de nieuwe collega met de hand invoert. Recruiters zien niet wanneer dat is gebeurd.
- De recruiter zet de sollicitatie in SmartRecruiters op aangenomen.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op en kijkt of de vacature bij een Nederlandse vestiging hoort.
- YouForce controleert of de kandidaat al een personeelsnummer heeft; daarna staat er een aanvraag voor indiensttreding of herindiensttreding klaar.
- KoppelHet zet de onboardingstatus in SmartRecruiters op gelukt, of op mislukt met een melding aan HR.
- HR in Nederland vult schaal, trede en BSN aan en rondt de aanvraag af.
Terug: Onboardingstatus per aangenomen kandidaat
Waar je op let bij SmartRecruiters en Visma Raet YouForce
- YouForce laat een wervingssysteem een aanvraag voor indiensttreding starten, maar geen medewerker direct aanmaken. SmartRecruiters heeft op zijn beurt een onboardingstatus voor het ontvangende systeem; KoppelHet zet die op gelukt zodra de aanvraag in YouForce staat.
- YouForce kan controleren of een kandidaat al een personeelsnummer heeft. Een oud-medewerker die na een paar jaar terugkomt, krijgt zo een aanvraag voor herindiensttreding in plaats van een tweede persoon.
- Nieuwe medewerkers beginnen vaak met een tijdelijk contract of een oproepcontract. We voegen de contractsoort toe aan de eigenschappen van het aanbod in SmartRecruiters, zodat HR in YouForce de juiste aanvraag voor zich heeft.
- Een melding uit SmartRecruiters bevat alleen het nummer van de sollicitatie. De gegevens haalt KoppelHet daarna op met een eigen toegang, die in SmartRecruiters beperkt kan zijn tot de Nederlandse vacatures.
- Functies en organisatie-eenheden moeten in YouForce bestaan. YouForce geeft beide via de koppeling vrij, zodat we de vertaaltabel vanuit YouForce vullen en niet met de hand bijhouden.
- SmartRecruiters bewaart dertig dagen een logboek van verstuurde meldingen en probeert een mislukte melding tot tien keer. KoppelHet legt dat logboek naast de aanvragen in YouForce, zodat geen aanname ongemerkt blijft liggen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Staat de nieuwe medewerker direct in YouForce?
Als aanvraag wel. Als medewerker pas nadat HR in Nederland de aanvraag heeft afgerond.
Wat zien recruiters in SmartRecruiters?
De onboardingstatus van de kandidaat: gelukt als de aanvraag in YouForce staat, mislukt als er iets ontbreekt. Bij mislukt krijgt HR een melding met de reden.
Wat moeten we in YouForce toestaan?
Dat de koppeling aanvragen voor indiensttreding mag starten en functies en organisatie-eenheden mag lezen.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SmartRecruiters wordt gelezen via een webhook-subscription (activatie met X-Hook-Secret; notificatie met alleen het ID en een Link-header; HMAC-SHA256 in smartrecruiters-signature; 202 binnen 5 seconden; tot tien herhalingen; callbacks-log van 30 dagen) en de Customer API met OAuth 2.0 client credentials; access groups gelden bij het ophalen. Onboardingstatus via PUT /candidates/{id}/jobs/{jobId}/onboardingStatus (ONBOARDING_SUCCESSFUL of ONBOARDING_FAILED).
- Naar YouForce schrijven we via de Youforce Recruitment API. POST hires start de self-service workflow (ook herindiensttreding); de API controleert op een bestaand personeelsnummer en levert functies (jobProfiles) en organisatie-eenheden. Autorisatie in het Visma developer portal.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SmartRecruiters | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
Kandidaat-ID en job-ID | Kenmerk in de aanvraag | Ook nodig om de status terug te zetten |
firstName en lastName | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
Geboortedatum (candidate property) | Geboortedatum | |
email en phoneNumber | Privé e-mail en telefoon | |
Startdatum (offer property) | Datum in dienst | |
Contractsoort (offer property) | Soort contract | Bijvoorbeeld vast, tijdelijk of oproep |
Afdeling van de vacature | Organisatie-eenheid | Via een vertaaltabel naar de YouForce-code |
Functie van de vacature | Functie (jobProfile) | Via een vertaaltabel |
Gerelateerd
SmartRecruiters → ADP Workforce Now
SmartRecruiters ADP Workforce Now koppeling: klaar voor onboarding wordt een hire in ADP
SmartRecruiters → AFAS Profit
SmartRecruiters koppelen met AFAS: aangenomen kandidaat start de onboarding, status terug naar SmartRecruiters
SmartRecruiters → BambooHR
SmartRecruiters BambooHR koppeling: aanname met Nederlandse velden en terugmelding
SmartRecruiters → Dayforce
SmartRecruiters Dayforce koppeling: eerst controleren, dan de medewerker aanmaken