HR naar ERP
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie
Met een koppeling tussen Sympa en 4PS Construct komt elke medewerker van de Nederlandse bouw- of installatiewerkgever in Sympa automatisch in 4PS, met functie, werkmail, datum in dienst en kostenplaats als standaarddimensie. Alleen goedgekeurde regels uit Sympa gaan mee, en een einde dienstverband wordt in 4PS de einddatum.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een Nederlandse bouw- of installatiewerkgever in 4PS Construct en HR voor de hele groep in Sympa, maken monteurs met de hand aan in 4PS. Kostenplaatswissels die in Sympa nog moeten worden goedgekeurd, lopen in 4PS soms al vooruit.
- De Sympa-beheerder maakt een interface met alleen de velden en tabellen die 4PS nodig heeft.
- KoppelHet leest de gewijzigde medewerkers van de Nederlandse werkgever, met alleen goedgekeurde tabelregels.
- De medewerker wordt aangemaakt of bijgewerkt in 4PS, met de kostenplaats als dimensie als die waarde bestaat.
- Een einde dienstverband wordt de einddatum; na die dag zet KoppelHet de status op beëindigd.
Waar je op let bij Sympa en 4PS Construct
- In Sympa kiest de beheerder per interface welke velden en tabellen meegaan, met een uniek veld als sleutel. Voor 4PS zetten we alleen werkgever, dienstverband, functie, kostenplaats en werkmail open. Het uniek veld wordt ook het nummer van de medewerker in 4PS, zodat beide systemen dezelfde sleutel delen.
- Een kostenplaatsregel in Sympa doorloopt een goedkeuring. 4PS gebruikt de standaarddimensie direct bij elke nieuwe urenregel. KoppelHet vraagt daarom alleen regels met de status goedgekeurd op, zodat uren nooit op een kostenplaats landen die HR nog kan afwijzen.
- Dimensiewaarden zijn via de Business Central-API onder 4PS alleen te lezen. Staat een kostenplaats uit Sympa nog niet als waarde in 4PS, dan maakt KoppelHet de medewerker zonder die dimensie aan en vraagt finance de waarde toe te voegen. De volgende ronde vult de dimensie aan.
- Een kostenplaats of functie in Sympa is een tabelregel met een geldigheid. Met de parameter at vraagt KoppelHet elke nacht de stand van de volgende dag op. Een monteur die per maandag naar een ander project-team gaat, krijgt de nieuwe dimensie dus op maandag en niet al vrijdag.
- Sympa staat standaard honderd verzoeken per uur per interface toe, voor lezen en schrijven samen. 4PS heeft per bedrijf een eigen administratie in Business Central. KoppelHet leest Sympa in een paar rondes per dag en schrijft per administratie alleen wat veranderd is.
- Een filter op een tabel geeft in Sympa nog steeds alle medewerkers terug, alleen met minder tabelregels. In een groep met Noordse werkmaatschappijen filtert KoppelHet daarom eerst op de Nederlandse werkgever, zodat alleen die medewerkers in 4PS komen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salarisgegevens uit Sympa mee naar 4PS?
Nee. Salaris staat niet in de interface voor 4PS. Kostprijzen per medewerker beheert finance in 4PS.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa Integration API (OData v4-subset, JSON) op een eigen interface onder https://api.sympahr.net/api, met X-ApiKey of basic authentication. $filter op werkgever en wijzigingsdatum, $top en $skip; tabelregels met $expand en Approval eq 5; at, since of until voor geldigheid (vraagt effectivity-instellingen). Uniek veld of DataCardCode als sleutel. Standaard 100 verzoeken per uur per interface, gedeeld over GET, POST en PATCH.
- Naar 4PS via de Business Central API v2.0 per company: employees (POST en PATCH; number, givenName, surname, jobTitle, email, employmentDate, terminationDate, status Active, Inactive of Terminated) en defaultDimensions met parentType Employee. dimensionValues alleen GET.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in 4PS Construct | Toelichting |
|---|---|---|
Uniek veld (bijv. personeelsnummer) | number | |
Voornaam, achternaam | givenName en surname | |
Functie (tabelregel) | jobTitle | |
Werkmail | email | |
Begin dienstverband | employmentDate | |
Einde dienstverband | terminationDate en status | |
Kostenplaats (tabelregel) | defaultDimensions (kostenplaats) | Alleen bestaande dimensiewaarden |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → Active Directory
Sympa Active Directory koppeling: domeinaccounts in de juiste OU vanuit Sympa