DyVerlof, verzuim en uren
Sympa Dyflexis koppeling: goedgekeurde werktijdregels uit Sympa als contract in Dyflexis
Met een koppeling tussen Sympa en Dyflexis komen Nederlandse medewerkers uit Sympa automatisch in Dyflexis, en wordt elke goedgekeurde regel voor werktijd in Sympa een contract in Dyflexis met dezelfde geldigheidsperiode. Een regel die nog op goedkeuring wacht, verandert het rooster niet; zodra hij is goedgekeurd, staat hij met de juiste ingangsdatum in de planning.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sympa als HR-systeem voor meerdere landen gebruiken en de Nederlandse vestigingen in Dyflexis plannen, zetten wijzigingen in werktijd twee keer in het systeem. Een urenwijziging die in Sympa nog moet worden goedgekeurd, staat soms al in het rooster, of een goedgekeurde wijziging juist nog niet.
- Bij de start richt de Sympa-beheerder een API-interface in met alleen de velden en tabellen die Dyflexis nodig heeft.
- KoppelHet vraagt elk uur de medewerkers op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, met alleen de goedgekeurde tabelregels.
- Nieuwe medewerkers van een Nederlandse vestiging gaan naar Dyflexis; een beheerder verbindt ze daar eenmalig.
- Elke goedgekeurde werktijdregel wordt een Dyflexis-contract met de begin- en einddatum van de regel.
- Bij uitdiensttreding sluit KoppelHet medewerker en contract op de laatste dag uit Sympa.
Waar je op let bij Sympa en Dyflexis
- Een API-interface in Sympa heeft geen vaste velden; de beheerder kiest zelf wat erin staat. Welke velden uren, dagen en vestiging bevatten, verschilt dus per Sympa-omgeving. Bij de start stellen we samen met de beheerder de interface op en leggen we vast welk Sympa-veld bij welk Dyflexis-veld hoort.
- Tabelregels in Sympa kunnen een geldigheidsperiode hebben, en Dyflexis-contracten hebben een begin- en einddatum. KoppelHet maakt van elke werktijdregel één contract met precies die periode. Een urenwijziging per de eerste van volgende maand staat zo vooraf in Dyflexis, met de juiste ingangsdatum.
- Sympa geeft per tabelregel een goedkeuringsstatus, met aparte waarden voor wachten, goedgekeurd en afgewezen. KoppelHet vraagt alleen goedgekeurde regels op. Een afgewezen urenwijziging komt zo nooit in het rooster, en een wachtende pas na goedkeuring.
- Een Sympa-interface staat standaard honderd aanvragen per uur toe. Een volledige ronde over alle medewerkers past daar niet in. KoppelHet vraagt daarom alleen medewerkers op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, in grote pagina's, en doet de eerste vulling verspreid buiten kantoortijd.
- Wat Sympa via de API teruggeeft, komt uit een rapportagedatabase die kort achterloopt, soms tot een half uur. KoppelHet laat elke ronde daarom iets overlappen met de vorige, zodat een wijziging die net na de vorige ronde zichtbaar werd niet wordt overgeslagen.
- Sympa-omgevingen voor meerdere landen bevatten ook medewerkers die niet in Dyflexis horen. KoppelHet filtert in de aanvraag zelf op de Nederlandse vestigingen of organisatie-eenheden, zodat die medewerkers niet eens worden opgehaald en de aanvraaglimiet niet onnodig opraakt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als werktijd in Sympa geen tabel met geldigheid is?
Dan lezen we het veld zoals het is en geldt een wijziging vanaf de dag dat we hem zien. Voor wijzigingen vooruit raden we een tabel met geldigheid aan; dat is een inrichtingskeuze in Sympa.
Gaan gewerkte uren terug naar Sympa?
Nee. De uren uit Dyflexis horen bij de Nederlandse salarisverwerking; die stroom kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa via de Sympa Integration API (OData v4, JSON) op een interface die de beheerder in het API-paneel aanmaakt, met X-ApiKey of basic authentication. $filter op modified voor gewijzigde medewerkers en op unit voor de Nederlandse eenheden, $expand op de werktijdtabel met Approval eq 5, since, until of at voor geldige regels, $top en $skip voor paginering. Standaard honderd aanvragen per uur per interface.
- Naar Dyflexis via POST /api2/external-employees/{employeeReference} (lastName verplicht; firstName, lastNamePrefix, email, personnelNumber, costCenter, employmentStart, employmentEnd) en POST /api2/external-employees/{employeeReference}/contracts (contractReference, office, type, start, end, hours, days). Scope external_employees.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in Dyflexis | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (unieke sleutel van de interface) | employeeReference en personnelNumber | |
Voornaam, tussenvoegsel, achternaam | firstName, lastNamePrefix, lastName | |
Werkmail | email | |
Datum in en uit dienst | employmentStart en employmentEnd | |
Werktijdregel: uren per week | hours (contract) | |
Werktijdregel: dagen per week | days (contract) | |
Geldigheid van de regel (begin, eind) | start en end (contract) | |
Vestiging of kostenplaats | office (contract) en costCenter | Via een vertaaltabel |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie