HR naar ERP
Sympa Exact Online koppeling: goedgekeurde wijzigingen van de Nederlandse werkgever op de werklijst
Met een koppeling tussen Sympa en Exact Online vergelijkt KoppelHet de medewerkers van de Nederlandse werkgever in Sympa dagelijks met de medewerkers in de Exact-administratie, op basis van goedgekeurde regels met hun ingangsdatum. Nieuwe medewerkers, vertrekkers en een andere afdeling of kostenplaats komen op een werklijst voor de beheerder, omdat Exact Online medewerkers via de API alleen laat lezen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sympa als HR-systeem gebruiken en de Nederlandse boekhouding in Exact Online voeren, houden de medewerkerslijst in Exact met de hand bij. Sympa bevat vaak ook collega's in Finland, Zweden of Noorwegen, die niet in de Nederlandse administratie horen.
- Jullie Sympa-beheerder maakt een API-interface met medewerker, werkgever, dienstverband, afdeling en kostenplaats; wij leveren de veldlijst.
- Elk uur haalt KoppelHet de gewijzigde medewerkers van de Nederlandse werkgever op.
- Goedgekeurde verschillen met Exact komen op de werklijst, met de ingangsdatum uit Sympa.
- Na de aanpassing in Exact verdwijnt de regel bij de volgende vergelijking.
Waar je op let bij Sympa en Exact Online
- Sympa heeft geen vaste API. Een beheerder bouwt een interface en kiest welke velden en tabellen erin staan, met een uniek veld als sleutel. Voor Exact zetten we alleen werkgever, dienstverband, afdeling, kostenplaats en leidinggevende open. Salaris en persoonsgegevens blijven zo buiten de koppeling.
- Tabelregels in Sympa hebben een goedkeuringsstatus. Een overplaatsing die nog op goedkeuring wacht, hoort niet op de werklijst van finance. KoppelHet neemt alleen regels met de status goedgekeurd mee in de vergelijking met Exact.
- Een afdeling of kostenplaats in Sympa is een tabelregel met een geldigheid. Met de parameter at vraagt KoppelHet de stand op een bepaalde dag op. Een overplaatsing per de eerste van volgende maand komt zo met die datum op de werklijst, en niet al vandaag.
- Een filter op een tabel geeft in Sympa nog steeds alle medewerkers terug, alleen met minder regels. KoppelHet filtert daarom eerst op de Nederlandse werkgever en pas daarna op tabelregels, zodat collega's in de Noordse landen niet op de werklijst van de Nederlandse administratie komen.
- Sympa staat standaard honderd verzoeken per uur per interface toe, en Exact Online heeft limieten per minuut en per dag per administratie. KoppelHet haalt per ronde alleen gewijzigde medewerkers op en leest Exact in één keer per vergelijking, zodat beide grenzen ruim worden gehaald.
- Exact accepteert als leidinggevende alleen een gebruiker in dezelfde administratie die geen ondergeschikte van de medewerker is. In een Noordse groep zit de leidinggevende vaak in een ander land. Dan komt hij als opmerking op de werklijst, zodat finance een goedkeurder in Nederland kiest.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom maakt KoppelHet de medewerker niet zelf aan in Exact?
De REST API van Exact Online laat medewerkers alleen lezen. KoppelHet zet alles klaar op de werklijst en controleert het resultaat bij de volgende vergelijking.
Kan het Exact-nummer terug naar Sympa?
Sympa staat schrijven via de interface toe. Dat kan later als uitbreiding; we beginnen met lezen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa Integration API (OData v4-subset, JSON) op een eigen interface onder https://api.sympahr.net/api, met X-ApiKey of basic authentication. Gewijzigde medewerkers met $filter op modified en de werkgever, $top en $skip, tabelregels met $expand en Approval eq 5, en at, since of until voor geldigheid (vraagt effectivity-instellingen). Uniek veld of DataCardCode als sleutel. Standaard 100 verzoeken per uur per interface, gedeeld over GET, POST en PATCH; rapportagedatabase tot 30 minuten achter.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. payroll/Employees (Code, StartDate, EndDate, Manager) en hrm/Departments (Code, Costcenter) zijn alleen te lezen. API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgever op de medewerkerskaart | Division | Alleen de Nederlandse werkgever |
Unieke sleutel van de datakaart | Employees.Code (vergelijking) | |
Begin- en einddatum dienstverband | Employees.StartDate en EndDate (vergelijking) | |
Afdeling (tabelregel met geldigheid) | Departments.Code (vergelijking) | Via een tabel |
Kostenplaats (tabelregel met geldigheid) | Departments.Costcenter (vergelijking) | |
Leidinggevende | Employees.Manager (vergelijking) | Opgezocht als Exact-gebruiker in dezelfde administratie |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie