HR naar ITSM
Sympa koppelen met Freshservice: aanvragers uit datacards en verzoeken binnen de limiet van de Sympa-interface
Met een koppeling tussen Sympa en Freshservice komt elke medewerker uit Sympa als aanvrager in Freshservice, met afdeling, locatie en leidinggevende, en dient KoppelHet een onboardingverzoek in zodra in Sympa een startdatum staat. Bij een einddatum in Sympa volgt een offboardingverzoek, en na die dag deactiveert KoppelHet de aanvrager.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sympa als HR-systeem gebruiken en Freshservice voor IT, sturen nieuwe medewerkers en vertrekkers vaak per mail door naar de servicedesk. De Sympa-interface voor koppelingen heeft een lage limiet per uur, dus een koppeling die steeds alles opvraagt, loopt snel vast.
- KoppelHet vraagt via een eigen Sympa-interface alleen datacards op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- KoppelHet zoekt de leidinggevende in Freshservice op zijn e-mailadres en maakt of werkt de aanvrager bij.
- Bij een nieuwe startdatum dient KoppelHet het onboardingverzoek in, met afdeling en locatie als velden.
- Bij een einddatum volgt het offboardingverzoek; na die dag deactiveert KoppelHet de aanvrager.
Waar je op let bij Sympa en Freshservice
- Een Sympa-interface mag standaard honderd aanvragen per uur doen, voor lezen en schrijven samen. Een ronde elk kwartier vraagt alleen gewijzigde datacards op in grote pagina's, zodat vier rondes per uur samen hooguit enkele aanvragen kosten en er ruimte blijft voor een volledige vergelijking 's nachts.
- De interface leest uit een rapportagedatabase die meestal binnen een minuut, maar uiterlijk na dertig minuten is bijgewerkt. Elke ronde begint daarom een half uur voor het einde van de vorige, zodat een medewerker die laat in die database verschijnt toch een onboardingverzoek in Freshservice krijgt.
- De Sympa-beheerder kiest per interface de velden en de toegestane methoden. De interface voor Freshservice krijgt alleen leesrechten en alleen naam, werkadres, functie, organisatie-eenheid, locatie, leidinggevende en datums, zodat de koppeling niets in Sympa kan wijzigen en BSN of salaris niet kan opvragen.
- Bij het veld van de leidinggevende kan Sympa een doelveld van diens datacard teruggeven. KoppelHet vraagt daar het werkadres op en zoekt met een filter de aanvrager in Freshservice, zodat de leidinggevende als reporting manager en als indiener van het verzoek staat.
- Tabellen met geldigheid in Sympa zijn op te vragen zoals ze op een bepaalde dag gelden. KoppelHet vraagt de organisatieregel op de ingangsdatum op, zodat een herindeling die volgende maand ingaat de afdeling in Freshservice pas op die dag verandert.
- Het activiteitenlog in Sympa toont alleen de tien meest recente aanvragen van alle interfaces. KoppelHet logt zelf per ronde welke datacards zijn gelezen en welke verzoeken in Freshservice zijn ingediend, zodat een vraag over een gemiste onboarding ook na dagen te beantwoorden is.
- Freshservice kiest de verplichte onderdelen van het onboardingpakket op basis van de veldwaarden. KoppelHet vult de organisatie-eenheid en locatie uit Sympa in, zodat een nieuwe collega op een productielocatie automatisch de onderdelen van die locatie krijgt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan de limiet van honderd aanvragen per uur omhoog?
Volgens Sympa wel, via je contactpersoon bij Sympa. Voor deze koppeling is dat meestal niet nodig.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa via de Sympa Integration API (OData v4) op een eigen interface met alleen GET, met X-ApiKey of basic authentication; $filter op modified, $top en $skip, at, since en until voor tabelrijen met geldigheid, doelvelden op het datacardveld van de leidinggevende. Standaard 100 aanvragen per uur per interface, gedeeld over GET, POST en PATCH; lezen met een vertraging tot 30 minuten; activiteitenlog van tien aanvragen.
- Freshservice via de API v2: requesters (aanmaken, filteren op primary_email, department_ids, location_id, reporting_manager_id, custom_fields, DELETE om te deactiveren). Verzoeken via POST /api/v2/onboarding_requests en /api/v2/offboarding_requests met fields en initiator_id, alleen met beheerdersrechten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (uniek identificatieveld) | Eigen aanvragersveld (custom_fields) | Vaste sleutel |
Voornaam en achternaam | first_name en last_name | |
Werkadres | primary_email | |
Functie | job_title | |
Organisatie-eenheid (op ingangsdatum) | department_ids | |
Werklocatie | location_id | |
Leidinggevende, doelveld e-mailadres | reporting_manager_id en initiator_id | |
Begin- en einddatum dienstverband | Onboarding- en offboardingverzoek |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie