Identity en access management
Sympa Google Workspace koppeling: Google-accounts vanuit Sympa, naast de Google-inlog van Sympa
Met een koppeling tussen Sympa en Google Workspace krijgt elke nieuwe medewerker uit Sympa een Google-account in de organisatie-eenheid van zijn entiteit, met functie, afdeling en leidinggevende, en wordt het account geschorst na het einde van het dienstverband. Sympa biedt zelf alleen inloggen op Sympa met Google; het aanmaken, wijzigen en schorsen van accounts regelt KoppelHet.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sympa als HR-systeem gebruiken en Google Workspace als werkplek, laten medewerkers soms al met Google op Sympa inloggen. De Google-accounts zelf maakt IT nog met de hand, op basis van een lijst van HR, en het adres moet daarna ook nog in Sympa.
- De Sympa-beheerder maakt een eigen API-interface voor KoppelHet, met alleen de velden die Google nodig heeft en lees- en wijzigrechten op het e-mailveld.
- In Google krijgt KoppelHet een service account met domain-wide delegation, beperkt tot gebruikers, groepen en overdracht van bestanden.
- Elk uur leest KoppelHet de gewijzigde medewerkers en maakt nieuwe Google-accounts aan in de eenheid van hun entiteit, geschorst tot de startdatum.
- Het Google-adres gaat terug naar Sympa, zodat ook de Google-inlog op Sympa het juiste adres kent.
- Na het einde van het dienstverband schorst KoppelHet het account en draagt na de bewaartermijn de bestanden over.
Waar je op let bij Sympa en Google Workspace
- In de Marketplace van Sympa staat voor Google Workspace alleen single sign-on, voor € 64 per maand per jaar vooruit gefactureerd. Sympa zegt erbij dat die inlog geen gegevens overzet en dat gebruikers een UPN als gebruikersnaam nodig hebben. KoppelHet zorgt dat het Google-adres en de gebruikersnaam in Sympa gelijk zijn, zodat die inlog op dag één werkt.
- Sympa levert gegevens via interfaces die een beheerder zelf samenstelt, met precies de velden die een koppeling mag zien. KoppelHet vraagt een eigen interface zonder salaris, BSN of bankgegevens, zodat de Google-koppeling niets ziet wat hij niet nodig heeft.
- Een leesverzoek aan Sympa gaat naar een vooraf berekende rapportagedatabase. Een wijziging staat daar meestal binnen een minuut, maar soms pas na dertig minuten. KoppelHet leest daarom elk uur met een ruime overlap in tijd, zodat een wijziging die laat in die database landt niet wordt gemist.
- Bij een tabel met geldigheidsdatums kan Sympa de stand op een bepaalde dag teruggeven. Een overplaatsing die HR vooruit invoert, vraagt KoppelHet op met de stand van vandaag, zodat het account pas op de ingangsdatum naar de nieuwe organisatie-eenheid verhuist.
- Google legt de leidinggevende vast met diens Google-adres. In een Sympa-interface kan bij het veld leidinggevende het e-mailadres van die persoon worden meegegeven. KoppelHet zet de relatie daarmee direct, ook als de leidinggevende bij een andere entiteit werkt.
- Sympa staat standaard honderd verzoeken per uur per interface toe, voor lezen en schrijven samen. Het terugzetten van adressen gebruikt die ook. KoppelHet bundelt het uurlijkse lezen in een paar verzoeken met $top en $skip, zodat er ruimte blijft om een dag met veel nieuwe collega's terug te schrijven.
- Google rekent een geschorst account af als een actief account. KoppelHet schorst op de einddatum uit Sympa, draagt de Drive-bestanden na de bewaartermijn over aan de leidinggevende en verwijdert het account daarna, zodat er geen licenties blijven hangen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met meerdere entiteiten en domeinen?
Ja. Per entiteit in Sympa leggen we het domein en de organisatie-eenheid in Google vast.
Ziet de koppeling salarissen in Sympa?
Nee. De interface voor KoppelHet bevat alleen de velden voor het account.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Sympa via de Sympa Integration API (OData v4) op een eigen interface op api.sympahr.net met X-ApiKey, met $filter op modified, $top en $skip, de parameter at= voor de geldige stand van tabellen met effectiviteit, en een doelveld op het datacardveld van de leidinggevende. Het werkadres gaat terug met PATCH op de unieke sleutel van de interface. Standaard 100 verzoeken per uur per interface; GET leest uit de rapportagedatabase (vertraging meestal onder een minuut, tot 30 minuten).
- Naar Google via de Admin SDK Directory API (users met externalIds, name, primaryEmail, orgUnitPath, organizations, relations type manager en suspended; groups en members) en de Data Transfer API, met een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer | externalIds (type organization) | |
Roepnaam of voornaam | name.givenName | |
Achternaam | name.familyName | |
Naamgevingsregel per entiteit | primaryEmail | |
Functie | organizations.title | |
Organisatie-eenheid | organizations.department en groepen | |
Entiteit | orgUnitPath | |
Leidinggevende (e-mail via doelveld) | relations (type manager) | |
Einddatum dienstverband | suspended = true | |
primaryEmail (Google) | Werk-e-mail in Sympa |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie