HR naar ITSM
Sympa koppelen met Jira Service Management: klanten per organisatie-eenheid en verzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Sympa en Jira Service Management wordt elke medewerker uit Sympa een klant in jullie servicedesk, in de organisatie van zijn organisatie-eenheid, en maakt KoppelHet een onboardingverzoek zodra in Sympa een startdatum staat. Een einddatum in Sympa levert een offboardingverzoek op, en na die dag trekt KoppelHet de portaaltoegang in.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sympa gebruiken voor HR en Jira Service Management als IT-servicedesk, maken klanten en organisaties vaak met de hand aan. De organisatieboom uit Sympa past niet vanzelf op de platte lijst organisaties in Jira, en een vertrekker houdt toegang tot het portaal.
- KoppelHet vraagt elk kwartier via een eigen Sympa-interface de gewijzigde datacards op.
- KoppelHet maakt of vindt de klant op werkadres en zet hem in de organisatie van zijn eenheid.
- Bij een nieuwe startdatum maakt KoppelHet het onboardingverzoek namens de leidinggevende.
- Bij een einddatum volgt het offboardingverzoek; na die dag trekt KoppelHet de portaaltoegang in.
Waar je op let bij Sympa en Jira Service Management
- Organisatie-eenheden in Sympa vormen een boom, en twee eenheden kunnen dezelfde naam hebben, zoals Inkoop onder twee bedrijfsonderdelen. Jira Service Management geeft bij een bestaande naam de bestaande organisatie terug. KoppelHet zet daarom de bovenliggende eenheid in de naam, zodat de twee niet samenvallen.
- Een organisatie in Jira Service Management kan eigenschappen hebben die alleen via de API zichtbaar zijn. KoppelHet bewaart daar het id van de Sympa-eenheid, zodat een hernoemde eenheid in Sympa de bestaande organisatie bijwerkt in plaats van een nieuwe te maken.
- Sympa staat per interface standaard honderd aanvragen per uur toe, voor alle methoden samen. KoppelHet gebruikt de interface alleen om te lezen, en vraagt per ronde alleen gewijzigde datacards op, zodat er binnen het uur ruimte blijft voor een nachtelijke vergelijking van alle medewerkers.
- Leesvragen aan Sympa komen uit een rapportagedatabase, waar een wijziging tot dertig minuten later zichtbaar wordt. KoppelHet laat het venster van elke ronde een half uur terugkijken, zodat een einddatum die net is ingevoerd niet tussen twee rondes doorvalt.
- Sympa kan bij het veld van de leidinggevende diens e-mailadres teruggeven. KoppelHet dient het onboardingverzoek daarmee in namens de leidinggevende, met een koppelaccount dat agent is, want gebruikers met alleen klantrechten mogen niet namens een ander indienen.
- Organisatieregels met geldigheid zijn in Sympa op te vragen zoals ze op een datum gelden. Een overplaatsing per de eerste van de volgende maand verplaatst de klant pas op die dag naar de andere organisatie, zodat hij tot dan de verzoeken van zijn oude afdeling blijft zien.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan het verzoeknummer terug naar Sympa?
Ja, als de Sympa-beheerder een interface openzet voor PATCH op een eigen veld. Dat valt buiten deze koppeling en kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa via de Sympa Integration API (OData v4) op een eigen interface met alleen GET, X-ApiKey of basic authentication; $filter op modified, $top en $skip, at, since en until, en doelvelden op het datacardveld van de leidinggevende. Standaard 100 aanvragen per uur per interface; lezen uit de rapportagedatabase met een vertraging tot 30 minuten.
- Jira Service Management via /rest/servicedeskapi/: POST customer (Jira-beheerdersrechten), POST organization (geeft de bestaande terug bij dezelfde naam), POST organization/{id}/user, PUT organization/{id}/property/{key} (tot 32.768 bytes), POST request met serviceDeskId, requestTypeId, requestFieldValues en raiseOnBehalfOf, en PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access (sitebeheer).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (uniek identificatieveld) | Verzoekveld personeelsnummer en sleutel bij KoppelHet | |
Voornaam en achternaam | displayName | |
Werkadres | email | |
Organisatie-eenheid met bovenliggende eenheid | organization | Sympa-id als eigenschap |
Leidinggevende, doelveld e-mailadres | raiseOnBehalfOf | |
Functie en locatie | requestFieldValues | |
Begindatum dienstverband | Request type onboarding | |
Einddatum dienstverband | Request type offboarding, daarna revoke-portal-only-access |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie