Verlof, verzuim en uren
Sympa Protime koppeling: medewerkers en werktijden in Protime, goedgekeurde afwezigheid terug als regel in Sympa
Met een koppeling tussen Sympa en Protime komt elke medewerker van de Nederlandse of Belgische eenheden in Sympa automatisch in Protime, met een contract volgens de goedgekeurde werktijdregels. Afwezigheid die in Protime is goedgekeurd, schrijft KoppelHet als afwezigheidsregel terug in Sympa, zodat HR het verlof in Sympa ziet zonder het over te typen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Sympa voeren en in Nederland of België met Protime klokken, zetten nieuwe medewerkers en gewijzigde werktijden met de hand in Protime. Verlof en ziekte worden bij de klok geregeld, maar HR typt ze daarna nog in Sympa over.
- De Sympa-beheerder richt een API-interface in die medewerkers en werktijden laat lezen en afwezigheidsregels laat toevoegen.
- KoppelHet zet nieuwe en gewijzigde medewerkers in Protime, met een contract per goedgekeurde werktijdregel.
- Een leidinggevende keurt afwezigheid goed in Protime.
- KoppelHet verzamelt de goedgekeurde afwezigheid en voegt die per uur in één aanvraag als regels toe in Sympa.
- Verandert of verdwijnt afwezigheid in Protime, dan past KoppelHet de regel in Sympa aan.
Terug: Goedgekeurde afwezigheid als nieuwe regel in de afwezigheidstabel · Wijzigingen als aanpassing van die regel
Waar je op let bij Sympa en Protime
- Sympa zet regels die via de API worden toegevoegd direct op goedgekeurd, en de goedkeuringsstatus zelf is via de API niet te zetten. Dat past bij afwezigheid uit Protime, die daar al is goedgekeurd. Verlof dat nog wacht op goedkeuring in Protime stuurt KoppelHet daarom niet door.
- Via de Integration API van Sympa is niets te verwijderen. Verdwijnt een afwezigheid in Protime, dan kan KoppelHet de regel in Sympa niet weghalen. KoppelHet past de regel aan met een markering in een veld dat de beheerder daarvoor in de interface opneemt, en meldt het aan HR om de regel in Sympa te verwijderen.
- Sympa staat honderd aanvragen per uur per interface toe, voor lezen en schrijven samen. Protime meldt elke afwezigheid apart. Sympa kan in één aanvraag regels toevoegen bij meerdere medewerkers, en KoppelHet bundelt de afwezigheid van een uur daarom in één aanvraag, zodat de limiet ook in drukke weken volstaat.
- Wat in Sympa wordt geschreven, is via de API soms pas na een half uur terug te lezen. KoppelHet controleert een geschreven regel daarom niet direct, maar bij de dagelijkse vergelijking, en bewaart zelf welke Protime-afwezigheid bij welke Sympa-regel hoort uit het adres dat Sympa terugstuurt.
- In de klassieke versie van Sympa krijgt een regel die via de API wordt gewijzigd altijd de status goedgekeurd; in de nieuwe versie houdt hij zijn status. KoppelHet wijzigt in Sympa daarom alleen regels die het zelf heeft toegevoegd, zodat een regel die HR in behandeling heeft niet ongemerkt goedgekeurd raakt.
- Werktijdregels in Sympa hebben een geldigheidsperiode en een goedkeuringsstatus. Protime wil bij een contract een begindatum en contracturen in minuten. KoppelHet maakt van elke goedgekeurde werktijdregel een Protime-contract met dezelfde periode, zodat een urenwijziging die vooraf in Sympa is vastgelegd op de juiste dag ingaat.
- Een Sympa-interface heeft geen vaste velden: de beheerder kiest wat erin staat en of de interface mag lezen, toevoegen of wijzigen. Voor deze koppeling vraagt KoppelHet lezen voor medewerkers en werktijden, en toevoegen en wijzigen alleen voor de afwezigheidstabel.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom verlof in Protime en niet in Sympa?
Omdat Protime afwezigheid niet via de API aanneemt. Wie bij de klok verlof regelt, doet dat in Protime; Sympa krijgt het resultaat.
Gaan geklokte uren naar Sympa?
Niet in deze koppeling. Geklokte uren voor de salarisverwerking kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa via de Integration API (OData v4, JSON) met X-ApiKey of basic authentication. Lezen met $filter op modified en unit, $expand op de werktijdtabel met Approval eq 5 en since/until. Terugschrijven met PATCH api/{interface} met regels voor meerdere kaarten in één aanvraag, of POST api/{interface}({id})/{tabel}; antwoord 204 zonder body met een Location-header; @odata.type verplicht in de body. Geen DELETE, geen approval-velden; honderd aanvragen per uur gedeeld over GET, POST en PATCH.
- Protime via de Protime API (v1) met OAuth 2.0 client credentials. POST people met externalReferenceIdentifier, POST contracts (from, until, contractHoursInMinutes, fullTimeEquivalentInMinutes, numberOfWorkingDaysPerWeek, numberOfDaysInContractPeriod) en de historie voor department. Afwezigheid via webhooks op absences (changeType InsertOrUpdate of Delete, dayPart, durationInMinutes, approvalLevel Approved), ondertekend met HMAC-SHA256.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in Protime | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (veld in de interface) | @employee-number (externe referentie) | Vaste sleutel |
Voornaam, achternaam | firstName, lastName | |
Dienstverbandregel (geldig van en tot) | inServiceDate en outOfServiceDate | |
Werktijdregel (Approval 5, geldig van en tot) | contract (from, until, contractHoursInMinutes, numberOfWorkingDaysPerWeek) | |
unit | department-history | |
Afwezigheidsdefinitie en duur (Protime, terug) | Afwezigheidsregel in Sympa (soort, van, tot, uren) | Velden zoals in de interface ingericht |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie