HR naar ITSM
Sympa koppelen met ServiceNow: gebruikers uit de datacards en catalogusverzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Sympa en ServiceNow wordt elke medewerker uit Sympa een gebruiker in ServiceNow, met afdeling, locatie en leidinggevende, en bestelt een nieuwe medewerker of een einddatum in Sympa het onboarding- of offboardingitem uit de ServiceNow-catalogus. KoppelHet leest Sympa via een eigen API-interface met alleen de velden die ServiceNow nodig heeft, binnen de limiet van honderd aanvragen per uur.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sympa als HR-systeem gebruiken en ServiceNow voor de IT-servicedesk, exporteren medewerkers vaak met de hand of krijgen ze alleen via de directory in ServiceNow. Een reorganisatie die vooruit in Sympa staat, komt dan te vroeg of te laat in ServiceNow, en goedkeuringen gaan naar de verkeerde leidinggevende.
- Jullie Sympa-beheerder maakt een API-interface met de velden die de koppeling nodig heeft.
- Elk kwartier vraagt KoppelHet de datacards op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- Afdelingen en locaties gaan eerst naar ServiceNow, daarna de gebruikers met hun leidinggevende.
- Een nieuwe medewerker binnen de onboardingtermijn bestelt het onboardingitem.
- Een einddatum bestelt het offboardingitem; na die datum gaat de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij Sympa en ServiceNow
- Een API-interface in Sympa mag standaard honderd aanvragen per uur doen, voor lezen en schrijven samen. KoppelHet vraagt per ronde alleen gewijzigde datacards op, in grote pagina's, en levert ze in één importset aan ServiceNow, zodat de limiet ook bij een reorganisatie niet wordt geraakt.
- Sympa beantwoordt leesvragen uit een rapportagedatabase die meestal binnen een minuut, maar soms pas na een half uur is bijgewerkt. KoppelHet laat elke ronde daarom een half uur overlappen met de vorige, zodat een wijziging die laat in die database komt toch in ServiceNow belandt.
- Welke velden een API-interface teruggeeft, bepaalt de Sympa-beheerder zelf. De interface voor ServiceNow krijgt alleen naam, werkadres, functie, organisatie-eenheid, locatie, leidinggevende en de datums, zodat BSN en salaris niet eens opvraagbaar zijn.
- Een veld dat naar een andere datacard verwijst, zoals de leidinggevende, kan in Sympa een doelveld van die datacard tonen. KoppelHet laat het e-mailadres van de leidinggevende teruggeven en zoekt daarmee de gebruiker in ServiceNow op, zodat goedkeuringen bij de juiste persoon komen.
- Tabellen met geldigheidsdatums in Sympa kunnen worden opgevraagd zoals ze op een bepaalde dag gelden. KoppelHet vraagt de organisatieregel op die op de ingangsdatum geldt en zet de nieuwe afdeling pas die dag in ServiceNow, zodat een reorganisatie niet weken te vroeg in de toewijzing doorwerkt.
- Elke API-interface in Sympa heeft één veld dat een datacard uniek aanwijst. KoppelHet kiest daarvoor het personeelsnummer en gebruikt hetzelfde nummer als sleutel in ServiceNow, zodat een herindiensttreding dezelfde gebruiker weer actief maakt.
- Het activiteitenlog van de Sympa-API toont alleen de tien meest recente aanvragen. KoppelHet houdt daarom per ronde zelf bij welke datacards zijn opgehaald en wat in ServiceNow is gezet, zodat een vraag van de servicedesk na dagen nog te beantwoorden is.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat moet onze Sympa-beheerder doen?
Eenmalig een API-interface met alleen-lezen aanmaken met de afgesproken velden, en een API-key uitgeven. Daarna merkt HR niets van de koppeling.
Is honderd aanvragen per uur genoeg?
Voor in- en uitdienst wel, omdat KoppelHet alleen gewijzigde medewerkers ophaalt. Is meer nodig, dan kan Sympa de limiet voor de interface verhogen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa via de Sympa Integration API (OData v4) op een eigen interface met X-ApiKey of basic authentication; $filter op modified, $top en $skip, at, since en until voor tabelrijen met geldigheid, doelvelden op datacardvelden zoals de leidinggevende. Standaard honderd aanvragen per uur per interface; lezen uit de rapportagedatabase met een vertraging tot dertig minuten.
- ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple met run_after voor cmn_department en cmn_location vóór sys_user, coalesce op employee_number) en de Service Catalog API (POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met variables en sysparm_requested_for).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (uniek veld van de interface) | employee_number | Coalesce-sleutel |
Voornaam en achternaam | first_name en last_name | |
Werk-e-mailadres | email | |
Functie | title | |
Organisatie-eenheid | department (cmn_department) | |
Locatie | location (cmn_location) | |
Leidinggevende (doelveld e-mailadres) | manager | |
Begin- en einddatum dienstverband | Onboarding- en offboardingitem, active |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie