Leren en certificaten
Sympa StudyTube koppeling: medewerkers en organisatie uit Sympa in de academy, certificaten als pdf terug
Met een koppeling tussen Sympa en StudyTube krijgt elke medewerker uit Sympa automatisch een StudyTube-account in het team van zijn organisatie-eenheid, met zijn leidinggevende als teammanager. Haalt hij een certificaat, dan komt de pdf als bijlage bij een nieuwe rij in de opleidingstabel van zijn kaart in Sympa.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sympa gebruiken voor HR en StudyTube voor onboarding en verplichte training, zetten medewerkers vaak met een export in de academy. Certificaten die bij een audit nodig zijn, staan dan alleen in StudyTube, en HR uploadt ze met de hand in Sympa.
- De Sympa-beheerder maakt twee API-interfaces: een leesinterface voor medewerkers en een schrijfinterface voor de opleidingstabel.
- KoppelHet leest medewerkers met eenheid, leidinggevende en einddatum, en zet de eenheden als teams in StudyTube.
- Elke medewerker krijgt een account in zijn team; de leidinggevende wordt teammanager.
- Eén keer per dag haalt KoppelHet nieuwe certificaten op en zet elk certificaat als rij met pdf in Sympa.
- Na de einddatum in Sympa verwijdert KoppelHet het account.
Terug: Certificaatnaam en afrondingsdatum als rij in de opleidingstabel · Het certificaat als pdf-bijlage bij die rij
Waar je op let bij Sympa en StudyTube
- Sympa kan een bijlage alleen meesturen bij het aanmaken van één tabelrij, alleen als pdf en tot ongeveer 30 MB per verzoek. KoppelHet maakt daarom per StudyTube-certificaat een eigen rij met de pdf, in plaats van alle certificaten van een dag in één verzoek te bundelen.
- Bijlagen via de API staan in Sympa achter een instelling die per organisatie aan moet. Bij de start vragen we jullie Sympa-contactpersoon die aan te zetten; tot dan schrijft KoppelHet de rij zonder pdf, met alleen naam en datum.
- Sympa staat honderd verzoeken per uur per interface toe, voor alle soorten verzoeken samen. Omdat elk certificaat met pdf één verzoek kost, verwerkt KoppelHet certificaten één keer per dag en verdeelt een grote stapel, bijvoorbeeld na een verplichte e-learning, over meerdere uren.
- De leidinggevende is in Sympa een verwijzing naar een andere medewerkerkaart. In de interface laten we zijn personeelsnummer als doelveld meekomen, zodat KoppelHet de teammanager in StudyTube op dezelfde uid vindt als waarmee die manager zelf is aangemaakt.
- Tabellen met geldigheid in Sympa zijn op te vragen voor een periode of een peildatum. KoppelHet vraagt de organisatie-eenheid op met de datum van vandaag als peildatum, zodat een overplaatsing per de eerste van volgende maand pas op die dag een ander team geeft.
- Het personeelsnummer is via de Sympa-API niet te wijzigen als het de unieke sleutel van de interface is. KoppelHet gebruikt het daarom als uid in StudyTube, zodat een nieuw e-mailadres na een naamswijziging geen tweede account oplevert.
- Het API-logboek in Sympa toont alleen de tien laatste verzoeken. KoppelHet bewaart per certificaat zelf of en wanneer het in Sympa is gezet, met de foutmelding als het mislukte, zodat HR bij een audit kan nagaan waarom een certificaat ontbreekt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom twee interfaces in Sympa?
Zo leest de koppeling alleen de velden die StudyTube nodig heeft, en schrijft hij alleen in de opleidingstabel. Elke interface heeft bovendien een eigen limiet van honderd verzoeken per uur.
Wat als de bijlagefunctie in Sympa niet aan staat?
Dan komt het certificaat als rij met naam en datum in Sympa, zonder pdf. De pdf blijft in StudyTube te downloaden.
Welke organisatie-eenheid wordt het team?
Dat kiezen we bij de start. Vaak is het de afdeling, met de hogere niveaus van de organisatieboom als bovenliggende teams.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa Integration API op https://api.sympahr.net/api met een API-sleutel (X-ApiKey of basic): GET op de leesinterface met $filter, $top en $skip, en at voor tabellen met geldigheid; POST /api/{interface}({personeelsnummer})/{tabel} als multipart/form-data met een json-deel en een pdf per bijlageveld (bijlagen alleen na activering door Sympa). 100 verzoeken per uur per interface.
- StudyTube Academy API v2 met OAuth 2.0 client credentials (scope read en write): POST /api/v2/users op uid, academy-teams/bulk/upsert tot 500 teams met parent, academy-teams/managers/sync, DELETE /api/v2/users/{id}, en GET /api/v2/certificates (created_at, name, completion_date, document, document_file_name).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (unieke sleutel) | uid en employee_number | |
Voornaam en achternaam | first_name en last_name | |
Werkadres | email | |
Functie | company_role | |
Organisatie-eenheid (boomveld) | Team met external_id en parent | |
Leidinggevende, met zijn personeelsnummer als doelveld | Teammanager | |
Einddatum dienstverband | DELETE op de dag erna | |
Certificaat name en completion_date | Rij in de opleidingstabel | Terugweg naar Sympa |
Certificaat document (pdf) | Bijlageveld van die rij |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie