Recruitment naar HR
Teamtailor Darwinbox koppeling: aangenomen kandidaten als nieuwe medewerker in Darwinbox
Met een koppeling tussen Teamtailor en Darwinbox wordt een aangenomen kandidaat uit Teamtailor een nieuwe medewerker in Darwinbox, met functiecode, kantoorlocatie en cv. KoppelHet zet de starter eerst klaar als pending employee en activeert hem pas na controle door HR.
Wat de koppeling doet
Organisaties die internationaal werven in Teamtailor en Darwinbox als HR-systeem gebruiken, typen elke aanname over in Darwinbox. Functiecode en kantoorlocatie moeten passen bij de stamgegevens van Darwinbox, dus recruiters zoeken die per aanname met de hand op.
- De recruiter zet de kandidaat op Hired en vult startdatum, geboortedatum en geslacht in.
- KoppelHet leest kandidaat, vacature en aanbod en zoekt functiecode en kantoorlocatie op in de stamgegevens van Darwinbox.
- Darwinbox krijgt een pending employee met datums in dag-maand-jaar.
- Het cv gaat gezipt als standaarddocument naar de nieuwe medewerker.
- Na controle door HR activeert KoppelHet de medewerker op het interne user-id.
Waar je op let bij Teamtailor en Darwinbox
- Een vacaturetitel in Teamtailor is geen functiecode in Darwinbox. KoppelHet gebruikt een vertaaltabel van vacature naar functiecode die HR beheert, zodat een vacature als Senior Developer NL de juiste code krijgt.
- Het soort medewerker moet in Darwinbox exact overeenkomen met een bestaande waarde. KoppelHet geeft de recruiter in Teamtailor een keuzelijst met precies die waarden, in plaats van een vrij tekstveld waarin een typfout de aanname tegenhoudt.
- Via de API maakt Darwinbox een nieuwe medewerker eerst als pending employee aan; activeren is een aparte stap op het interne user-id. KoppelHet bewaart dat id bij de kandidaat en activeert pas als HR akkoord geeft, zodat een ingetrokken aanbod nooit een actieve medewerker wordt.
- Darwinbox verwacht datums als dag-maand-jaar, Teamtailor geeft ze in ISO-formaat. KoppelHet zet startdatum en geboortedatum om, zodat een Amerikaans of Europees datumformaat geen verwisselde dag en maand oplevert.
- Een document voor Darwinbox moet gezipt en als base64 worden aangeleverd, met een vast documenttype. KoppelHet pakt het cv uit Teamtailor zo in en zet het als resume bij de medewerker.
- Darwinbox zet API-toegang alleen op verzoek open, met een eigen sleutel per endpoint. KoppelHet vraagt alleen de sleutels voor aanmaken, activeren, documenten en stamgegevens.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het BSN mee?
Nee. Een BSN hoort niet in het wervingssysteem; HR vult het in Darwinbox aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor via de company webhook job_application.update bij een stap van het type hired (HMAC SHA-256 in TT-Signature) en de Teamtailor API (job-applications, candidates, jobs met division en locations, job-offers, custom-field-values en het cv), met de header X-Api-Version.
- Naar Darwinbox via de Employee Core inbound API's met basic auth plus api_key per endpoint - POST importapi/add (Firstname, Lastname, Email, Date of Joining, Date of Birth, Employee Type, Designation Code, Office Location Work Area Code, Gender, Selfservice), POST importapi/activate met user_ids en POST Employeedocs/StandardDoc (type resume, zip als base64). Stamgegevens via orgmasterapi/designationlist en officelocationlist.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in Darwinbox | Toelichting |
|---|---|---|
first-name, last-name, email | Firstname, Lastname, Email | |
Startdatum uit aanbod of onboarding | Date of Joining | DD-MM-YYYY |
Custom field geboortedatum | Date of Birth | |
Custom field geslacht | Gender | |
Vacature (titel, division) | Designation Code | Vertaaltabel |
Vacaturelocatie | Office Location Work Area Code | |
Custom field contractsoort | Employee Type | |
Cv van de kandidaat | Standaarddocument type resume |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR