KeRecruitment naar HR
Teamtailor Keka koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Keka
Met een koppeling tussen Teamtailor en Keka wordt een aangenomen kandidaat uit Teamtailor een medewerker in Keka, met personeelsnummer, naam, werkadres, mobiel nummer, indiensttredingsdatum, afdeling, businessunit, locatie, juridische entiteit en functietitel. KoppelHet schrijft het Keka-ID terug naar Teamtailor, zodat een tweede melding van dezelfde aanname geen dubbele medewerker oplevert.
Wat de koppeling doet
Organisaties die wereldwijd in Teamtailor werven en Keka als HR-systeem hebben, voeren elke aanname met de hand in Keka in. Afdeling, businessunit en entiteit krijgen daarbij soms een andere schrijfwijze dan in Keka, waardoor rapporten in Keka niet meer kloppen.
- De recruiter zet de kandidaat in Teamtailor op de stap hired.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature, aanbod en onboarding op en kijkt of er al een Keka-ID bij de kandidaat staat.
- Afdeling, divisie en locatie uit Teamtailor worden vertaald naar de namen die in Keka bestaan.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in Keka.
- Het Keka-ID gaat terug naar een eigen veld bij de kandidaat; het salaris wordt een taak voor HR.
Waar je op let bij Teamtailor en Keka
- Keka accepteert bij een nieuwe medewerker alleen een vaste lijst velden en weigert de aanroep bij elk ander veld. Eigen velden uit Teamtailor kunnen dus niet mee in de aanmaak. KoppelHet stuurt alleen de vaste velden, en wat Teamtailor verder weet, blijft daar of wordt een taak voor HR.
- Afdeling, businessunit, locatie en juridische entiteit zijn in de Keka-API vrije tekst. Teamtailor heeft afdelingen, divisies en locaties met eigen namen. KoppelHet vertaalt ze via een tabel naar exact de namen in Keka, zodat er geen tweede afdeling met een andere schrijfwijze ontstaat.
- Een startdatum in een Teamtailor-aanbod is een kale datum, terwijl Keka de indiensttreding als datum met tijd wil. KoppelHet zet de datum om met de tijdzone van de vestiging, zodat een starter in Amsterdam niet een dag eerder in Keka begint.
- Teamtailor vraagt kandidaten niet naar geslacht, en Keka legt geslacht vast als een getal van nul tot drie zonder gedocumenteerde betekenis. KoppelHet stuurt het veld pas mee als de betekenis in de testomgeving van Keka is vastgesteld en het geslacht in de onboarding wordt gevraagd.
- Keka geeft bij een nieuwe medewerker zijn ID terug. KoppelHet zet dat ID in een eigen veld bij de kandidaat in Teamtailor en kijkt daar eerst naar, zodat een herhaalde melding of een tweede verplaatsing naar hired geen tweede medewerker maakt.
- Salaris hoort niet bij de medewerker-API van Keka, en in een Teamtailor-aanbod is het salaris vrije tekst. KoppelHet zet het bedrag uit het aanbod daarom in een taak voor HR, die het in de payroll van Keka vastlegt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen Indiase en Nederlandse aannames op dezelfde manier binnen?
Ja, de juridische entiteit en de locatie bepalen waar de medewerker in Keka komt. Lokale gegevens zoals een BSN vult HR daarna aan.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen aangenomen kandidaten gaan naar Keka, en elke actie staat in de auditlogging. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor via de company webhook job_application.update (TT-Signature) en de Teamtailor API (job-applications, candidates, jobs met department, division en locations, job-offers met status accepted en details.start-date, onboardings met work-email; custom-field-values voor het Keka-ID met een Admin-sleutel met schrijfrecht). Limiet 50 aanvragen per 10 seconden.
- Naar Keka via POST https://{bedrijf}.keka.com/api/v1/hris/employees (testomgeving op kekademo.com) met een token van login.keka.com, scope kekaapi. Velden employeeNumber, displayName, firstName, middleName, lastName, email, mobileNumber, gender (0-3), dateOfBirth en dateJoined (date-time), department, businessUnit, jobTitle, secondaryJobTitle, location, legalEntity en nationality; additionalProperties false. Antwoord met het ID in data. Limiet 50 aanvragen per minuut.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in Keka | Toelichting |
|---|---|---|
first-name en last-name | firstName, middleName en lastName | |
work-email (onboarding) | email | |
phone | mobileNumber | |
start-date uit het aanbod | dateJoined | Datum wordt datum-tijd |
department van de vacature | department | |
division van de vacature | businessUnit en legalEntity | |
location van de vacature | location | |
title van de vacature | jobTitle | |
Reeks van HR | employeeNumber |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR