Recruitment naar HR
Teamtailor Sage HR koppeling: aangenomen kandidaten met team, locatie en leidinggevende in Sage HR
Met een koppeling tussen Teamtailor en Sage HR wordt een aangenomen kandidaat uit Teamtailor een nieuwe medewerker in Sage HR, met startdatum, functie, team, locatie, leidinggevende en het getekende contract. KoppelHet zet team, locatie, leidinggevende en verlofgoedkeurder per kandidaat goed, zonder dat de recruiter extra velden invult.
Wat de koppeling doet
Organisaties die werven in Teamtailor en Sage HR als HR-systeem hebben, zetten starters met de hand in Sage HR. HR wijst daar per starter het team, de leidinggevende en de verlofgoedkeurder aan.
- De recruiter zet de kandidaat in Teamtailor op de stap hired.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature, afdeling, locatie en het geaccepteerde aanbod op.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in Sage HR met naam, werkadres en startdatum, zonder welkomstmail.
- Daarna volgen team, locatie, land, leidinggevende en verlofgoedkeurders op dezelfde medewerker.
- Het getekende contract gaat naar de documentcategorie die HR kiest; het salaris wordt een taak voor HR.
Waar je op let bij Teamtailor en Sage HR
- KoppelHet leest de startdatum uit het geaccepteerde aanbod of de onboarding in Teamtailor, zodat recruiters geen extra veld hoeven te vullen.
- KoppelHet bepaalt het team per kandidaat uit de afdeling en de locatie, ook als één vacature voor twee teams werft.
- Een locatie in Teamtailor heeft het land voluit, zoals Sweden, terwijl Sage HR een tweeletterige landcode verwacht en de nationaliteit voluit, zoals Dutch. KoppelHet vertaalt beide, zodat Sage HR de medewerker niet weigert op een landnaam.
- Een afdeling in Teamtailor kent een manager. KoppelHet zoekt die persoon op in Sage HR en zet hem als leidinggevende en als goedkeurder van verlof, zodat de eerste verlofaanvraag van de starter niet bij niemand terechtkomt.
- Het salaris in een Teamtailor-aanbod is vrije tekst, zoals 50 000 per maand met een valutateken, en de publieke Sage HR-API kan beloning alleen lezen. KoppelHet zet het salaris daarom niet zelf in Sage HR, maar maakt er een taak met het bedrag uit het aanbod van voor HR.
- Het e-mailadres van een Teamtailor-kandidaat is het adres waarmee hij solliciteerde, en in Sage HR wordt het e-mailadres het inlogadres. Met de onboarding-add-on van Teamtailor staat er een werkadres bij de starter; KoppelHet gebruikt dat adres voor Sage HR en houdt het privéadres erbuiten.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgt de nieuwe collega meteen een uitnodiging van Sage HR?
Nee. KoppelHet zet de welkomstmail bij het aanmaken uit; HR nodigt de starter uit op het moment dat past.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen aangenomen kandidaten gaan naar Sage HR, en elke actie staat in de auditlogging. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Teamtailor via de company webhook job_application.update (handtekening in TT-Signature) en de Teamtailor API met X-Api-Version (job-applications, candidates, jobs, departments met manager, locations, job-offers met status accepted en details.start-date, onboardings met start-date en work-email). Limiet 50 aanvragen per 10 seconden.
- Naar Sage HR via {subdomein}.sage.hr/api met X-Auth-Token. POST /employees (verplicht email, first_name, last_name; work_start_date, send_email false, position_title, nationality, country), daarna PUT /employees/{id} met team_id, location_id, leader_id, approver_ids en employee_number, en POST /documents met employee_id, category_id en notify.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in Sage HR | Toelichting |
|---|---|---|
first-name en last-name | first_name en last_name | |
work-email (onboarding) of e-mail kandidaat | email | Inlogadres in Sage HR |
start-date uit het aanbod of de onboarding | work_start_date | JJJJ-MM-DD |
title van de vacature | position_title | |
department van de vacature | team_id | |
location (country voluit) | location_id en country | Land als tweeletterige code |
manager van de afdeling | leader_id en approver_ids | |
Getekend contract | Document met category_id |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR