Recruitment naar HR
Teamtailor UKG Pro koppeling: Europese aannames als global new hire
Met een koppeling tussen Teamtailor en UKG Pro wordt een kandidaat die in Teamtailor is aangenomen een nieuwe medewerker in de juiste company in UKG Pro, met functiecode, paygroup, salaris, uren en startdatum. Voor vacatures buiten de Verenigde Staten gebruikt KoppelHet de Global New Hire-service van UKG Pro.
Wat de koppeling doet
Organisaties met UKG Pro als HR-kern en Teamtailor voor de werving van Europese vestigingen voeren elke Europese aanname met de hand in UKG Pro in. Paygroup, functiecode en valuta zoekt HR daarbij per land op.
- HR legt per Teamtailor-vacature de UKG-company, functiecode en paygroup vast in eigen vacaturevelden.
- De recruiter zet de kandidaat op de aanname-stap; de kandidaat vult vooraf een privévraag voor het identificatienummer in.
- KoppelHet stuurt de nieuwe medewerker naar de Global New Hire-service van UKG Pro.
- Meldingen per veld uit UKG Pro staan bij de kandidaat in het KoppelHet platform.
- Na een geslaagde aanname leest KoppelHet het personeelsnummer terug.
Waar je op let bij Teamtailor en UKG Pro
- Voor een company buiten de Verenigde Staten aanvaardt UKG Pro een aanname alleen via de Global New Hire-service. KoppelHet kiest de service op basis van de UKG-company die op de Teamtailor-vacature staat.
- Paygroup, benefitgroep, functiecode en valuta zijn verplichte codes in UKG Pro en gelden meestal per vacature. Teamtailor kent eigen velden op de vacature; daar zet HR ze één keer neer, zodat recruiters ze niet per kandidaat hoeven te kiezen.
- Zonder nationaal identificatienummer weigert UKG Pro de global hire. Teamtailor laat je een vraag als privé markeren; het nummer wordt zo als privévraag in de laatste stap gevraagd en alleen naar UKG Pro gestuurd.
- UKG Pro kent vier soorten salaris, per uur, per periode, per week en per jaar. Het salaris in een Teamtailor-aanbod heeft geen vaste periode, dus we voegen een keuzeveld toe, anders landt een maandbedrag als jaarsalaris.
- Bij automatische nummering negeert UKG Pro een meegestuurd personeelsnummer. KoppelHet stuurt er daarom geen mee en leest het nummer na de aanname terug, zodat het in de logging bij de kandidaat staat.
- UKG Pro geeft per aanname een resultaat met meldingen die het veld noemen. Teamtailor herhaalt een mislukte webhook niet, dus KoppelHet bewaart elke aanname zelf en probeert opnieuw nadat HR het genoemde veld heeft aangevuld.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook voor Amerikaanse vacatures in Teamtailor?
Dat vraagt de New Hire-service voor de Verenigde Staten, met andere verplichte velden. We beginnen met de Europese companies; Amerikaanse aannames kunnen later als uitbreiding.
Waar blijft het identificatienummer na de aanname?
Alleen in UKG Pro. KoppelHet bewaart het niet; in Teamtailor blijft het als privé-antwoord tot jullie bewaartermijn verloopt.
Gaat de medewerker ook naar de lokale payroll?
Niet in deze koppeling. Een stroom van UKG Pro naar de lokale salarisverwerking kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor via de company webhook job_application.update (wijziging van stage_id, HMAC SHA-256 in TT-Signature) en de Teamtailor API voor kandidaat, antwoorden, vacature met eigen velden en aanbod.
- UKG Pro via SOAP - Login Service Authenticate (Customer API key, User API key, gebruikersnaam en wachtwoord) voor het token in de headers UltiProToken en ClientAccessKey; Global New Hire-service NewHireGlobal met onder meer CompanyIdentifier, NationalID, BirthDate, HireDate, BenefitGroup, PayGroup, JobCode, Currency, FullOrPartTime, PayRate, PayRateType en ScheduledHours. Resultaten per RequestNumber met HasErrors en Messages (Code, Message, PropertyName).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in UKG Pro | Toelichting |
|---|---|---|
Eigen vacatureveld UKG-company | CompanyIdentifier | |
first-name en last-name | FirstName en LastName | |
Privévraag identificatienummer | NationalID | |
Eigen veld geboortedatum | BirthDate | |
start-date (onboarding) of eigen veld | HireDate, SeniorityDate en BenefitSeniorityDate | |
Eigen vacaturevelden | JobCode, PayGroup, BenefitGroup en Currency | |
Salaris en periode uit het aanbod | PayRate en PayRateType (H, P, W of Y) | |
Uren en voltijd of deeltijd | ScheduledHours en FullOrPartTime (F of P) |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR