Recruitment naar HR
Teamtailor Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Unit4 ERPx, met bedrijf en positie
Met een koppeling tussen Teamtailor en Unit4 HR (Unit4 ERPx) wordt een kandidaat die in Teamtailor is aangenomen automatisch medewerker in Unit4, in het juiste bedrijf, met startdatum uit het geaccepteerde aanbod en een dienstverband op de positie van de vacature. Unit4 controleert de invoer eerst zonder op te slaan, en het personeelsnummer dat Unit4 uitgeeft komt terug bij de kandidaat in Teamtailor.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Teamtailor werven en HR, financiën en projecten in Unit4 voeren, typen elke aangenomen kandidaat opnieuw in Unit4 over. Tot dat gebeurt, kan de nieuwe collega niet op projecten worden gezet of uren schrijven, en bij meerdere bedrijven in één Unit4-omgeving kiest P&O soms het verkeerde bedrijf.
- De recruiter zet de sollicitatie op aangenomen; de kandidaat heeft het aanbod geaccepteerd.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op en bepaalt bedrijf en positie uit de vacature.
- Unit4 controleert de nieuwe medewerker zonder op te slaan; bij een fout krijgt P&O een melding met de reden.
- Is de controle goed, dan maakt KoppelHet de medewerker met dienstverband aan; staat goedkeuring aan, dan wacht hij in Unit4 op een goedkeurder.
- Het personeelsnummer uit Unit4 komt in een eigen veld bij de kandidaat in Teamtailor.
Waar je op let bij Teamtailor en Unit4 HR
- In Teamtailor hoort een aanname bij een sollicitatie, niet bij de persoon. Een kandidaat die op twee vacatures solliciteerde, wordt daardoor één medewerker in Unit4, met de positie van de vacature waarvoor hij is aangenomen.
- Unit4 kan een nieuwe medewerker controleren zonder op te slaan, en een opgeslagen medewerker niet echt verwijderen maar alleen beëindigen. KoppelHet laat daarom elke aanname eerst controleren, zodat een tikfout in Teamtailor niet als beëindigde medewerker in Unit4 blijft staan.
- Startdatum en voorwaarden staan in Teamtailor in het aanbod. KoppelHet neemt alleen een geaccepteerd aanbod mee, en de begindatum van een dienstverband is in Unit4 later niet zomaar naar achteren te zetten. Schuift de start na de aanname op, dan krijgt P&O een melding in plaats van een automatische wijziging.
- Een Unit4-omgeving bevat vaak meerdere bedrijven, terwijl Teamtailor alleen afdelingen en locaties kent. Per combinatie van afdeling en locatie leggen we vast in welk Unit4-bedrijf de medewerker komt; een vacature zonder die keuze stopt met een melding aan P&O.
- In Unit4 hoort een dienstverband bij een positie, en daarmee bij een kostenplaats waarop projecturen worden geboekt. Per vacature in Teamtailor leggen we de positie vast, zodat de nieuwe collega vanaf dag één op de juiste projecten kan schrijven.
- Met automatische nummering geeft Unit4 zelf het personeelsnummer uit. KoppelHet zet dat nummer in een eigen veld bij de kandidaat in Teamtailor, zodat recruiter en P&O hetzelfde nummer zien en een tweede aanname van dezelfde persoon herkend wordt.
- Staat in Unit4 goedkeuring op nieuwe medewerkers aan, dan slaat Unit4 de medewerker op maar laten de gegevens op een goedkeurder wachten. KoppelHet geeft dat aan P&O door als in afwachting en niet als fout, zodat niemand de aanname dubbel invoert.
- Directe meldingen zijn in Teamtailor een extra functie die een beheerder aanzet. KoppelHet controleert bij elke melding de handtekening, en maakt alleen dan een medewerker in Unit4 aan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het salaris mee naar Unit4?
Standaard niet. P&O legt beloning en inschaling vast in Unit4; dat kan later als uitbreiding.
Wat gebeurt er met aannames voor een buitenlandse vestiging?
Alleen vacatures waarvoor een Unit4-bedrijf is vastgelegd, gaan naar Unit4. Andere aannames blijven buiten de koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor via company webhooks (add-on, aan te zetten door een Company Admin; job_application.update bij een stap van het type hired, met TT-Signature-header) en de Teamtailor API (job-applications, candidates, jobs, job-offers met status accepted en start-date in details, custom-field-values voor het personeelsnummer).
- Unit4 ERPx via de Employees API met client ID en client secret. POST /v1/employees/validate, daarna POST /v1/employees met companyId, nameInformation, contactPoints, personnelType en employments (positionId, startDate). Zonder personId en met automatische nummering geeft Unit4 personId terug (201); bij een actieve workflow volgt 202 met de velden die op goedkeuring wachten; een dubbel personId geeft 409.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in Unit4 HR | Toelichting |
|---|---|---|
first-name | nameInformation.firstName | |
last-name | nameInformation.surname | Voorvoegsel apart als Unit4 dat veld gebruikt |
email en phone | contactPoints | |
Vacature: department en location | companyId | |
Vacature (positie per vacature vastgelegd) | employments.positionId | |
Aanbod: start-date (details) | employments.startDate | |
Soort dienstverband (custom field) | personnelType | |
personId (antwoord van Unit4) | Eigen veld personeelsnummer bij de kandidaat |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR