Recruitment naar HR
Teamtailor Visma YouServe koppeling: aangenomen sollicitatie direct naar de HR-administratie van YouServe
Met een koppeling tussen Teamtailor en Visma YouServe gaat een sollicitatie die in Teamtailor op Aangenomen komt automatisch als nieuwe medewerker naar YouServe, met de gegevens van de kandidaat, het geaccepteerde aanbod en de vacature. HR typt de aanname niet meer over, en KoppelHet controleert of YouServe de indiensttreding heeft verwerkt.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die in Teamtailor werven en HR-administratie en salaris bij Visma YouServe hebben, mailen de gegevens van een aangenomen kandidaat nu naar YouServe nadat een leidinggevende hem op Aangenomen heeft gezet. Bij veel aannames tegelijk loopt dat dagen achter.
- De leidinggevende of recruiter zet de sollicitatie op Aangenomen, nadat de kandidaat het aanbod heeft geaccepteerd.
- Teamtailor meldt de wijziging; KoppelHet haalt kandidaat, aanbod en vacature op.
- De vestiging en afdeling van de vacature bepalen waar de medewerker in YouServe komt.
- KoppelHet biedt de nieuwe medewerker aan YouServe aan en volgt de verwerking.
- Lukt het niet, dan ziet HR de reden in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Teamtailor en Visma YouServe
- In Teamtailor hoort een aanname bij een sollicitatie, en één kandidaat kan op meer vacatures solliciteren. YouServe vraagt een vast kandidaatnummer uit het wervingssysteem. KoppelHet gebruikt het nummer van de aangenomen sollicitatie, zodat elke aanname één keer in YouServe komt, met de juiste vacature.
- Een vacature in Teamtailor heeft een locatie, en YouServe kent bij een nieuwe kandidaat naast de afdeling ook een vestiging. KoppelHet vertaalt elke Teamtailor-locatie naar de vestiging in YouServe, zodat iemand die voor een bepaalde locatie is aangenomen, ook in YouServe bij die vestiging hoort.
- Teamtailor vraagt bij solliciteren niet altijd een telefoonnummer, terwijl YouServe er minstens één verplicht stelt. KoppelHet controleert dat bij de aanname en meldt een ontbrekend nummer, zodat de recruiter het aanvult voordat de kandidaat begint.
- Startdatum en salaris staan in Teamtailor in het aanbod. KoppelHet neemt alleen een geaccepteerd aanbod mee. Een kandidaat die eenmaal bij YouServe is aangeboden, trekt de koppeling niet meer terug; een aanbod dat nog openstaat, gaat dus niet mee.
- Teamtailor meldt elke wijziging aan een sollicitatie, niet alleen de aanname. YouServe verwerkt elke aanbieding als nieuwe indiensttreding. KoppelHet reageert daarom alleen op de eerste overgang naar een stap van het type Aangenomen, en stuurt dezelfde sollicitatie geen tweede keer.
- YouServe accepteert een indiensttreding pas als de verwerking op de achtergrond is afgerond, en meldt een weigering niet aan de recruiter. KoppelHet volgt de status en zet een geweigerde aanname met de reden in het KoppelHet platform.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen leidinggevenden zelf aannemen zonder HR?
Ja, als jullie dat in Teamtailor zo hebben ingericht. In YouServe start daarna het proces dat jullie kiezen, bijvoorbeeld een controle door HR voordat het contract klaarstaat.
Werkt dit ook voor seizoenskrachten?
Ja. Contracttype en einddatum gaan mee in een vrij veld. Of daar in YouServe automatisch een tijdelijk contract uit volgt, hangt af van jullie inrichting.
Wat als het aanbod na de aanname wordt ingetrokken?
Dan meldt KoppelHet dat aan HR. De indiensttreding in YouServe draait HR of de salarisservice zelf terug.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor wordt gelezen via company webhooks (job_application.update bij een stap van het type hired, met TT-Signature-header) en de Teamtailor API (job-applications, candidates, jobs met department en location, job-offers met status accepted). API-sleutel met Admin-scope en alleen leesrechten; X-Api-Version-header met datum.
- Naar YouServe via de API for recruiting systems (POST recruiting/v1.0/candidates, asynchroon met processId; status opvragen per proces of gefilterd op status en aanmaakdatum). Velden onder meer candidateID, persoonsgegevens, telefoonnummers, privé e-mail, hireDate, organizationalUnit, jobProfile, vestiging en uren.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in Visma YouServe | Toelichting |
|---|---|---|
id (job application) | candidateID | |
first-name, last-name | Voornamen, voorvoegsel, achternaam | |
email | emailAddress (privé) | |
phone | PhoneNumbers | Minimaal één verplicht in YouServe |
Aanbod: start-date (details) | hireDate | |
department (vacature) | organizationalUnit | Via een vertaaltabel |
location (vacature) | Vestiging (establishment unit) | |
role of custom field | jobProfile | |
Uren per week (custom field) | Uren |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR