Recruitment naar HR
Teamtailor YouForce koppeling: aangenomen kandidaten direct klaar in YouForce
Met een koppeling tussen Teamtailor en Visma Raet YouForce gaat een kandidaat die in Teamtailor is aangenomen automatisch naar YouForce, met startdatum, functie, afdeling en uren uit het geaccepteerde aanbod. YouForce herkent zelf of het een nieuwe medewerker of een oud-medewerker is, en HR rondt de indiensttreding alleen nog af.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die in Teamtailor werven, ook buiten Nederland en met Engelstalige vacatures, en salaris en personeelsdossier in Visma Raet YouForce hebben, vullen na elke aanname een formulier in YouForce met gegevens die al in Teamtailor staan. HR moet daarbij ook nagaan of de kandidaat eerder in dienst was.
- De recruiter verstuurt het aanbod vanuit Teamtailor en zet de sollicitatie na acceptatie op aangenomen.
- KoppelHet vertaalt functie en afdeling naar de codes van YouForce.
- De kandidaat gaat naar YouForce. KoppelHet volgt of YouForce hem heeft verwerkt.
- Is de persoon al bekend van een eerder dienstverband, dan maakt YouForce een nieuw contract in plaats van een nieuwe medewerker.
- HR rondt de indiensttreding af in YouForce. Wordt de kandidaat geweigerd, dan staat de reden in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Teamtailor en Visma Raet YouForce
- YouForce verwerkt een aangeboden kandidaat niet direct maar op de achtergrond. KoppelHet wacht dus niet op een direct antwoord, maar volgt de status en toont pas een fout als YouForce de kandidaat weigert.
- YouForce kijkt zelf of de persoon al bekend is van een eerder dienstverband. KoppelHet hoeft daarvoor niet vooraf te zoeken.
- Teamtailor heeft een Europese en een Noord-Amerikaanse omgeving. Nederlandse organisaties zitten meestal in de Europese; KoppelHet sluit aan op de omgeving waar jullie account staat.
- Buitenlandse kandidaten hebben vaak een adres buiten Nederland en nog geen BSN. De koppeling stuurt het buitenlandse adres mee; BSN en Nederlands adres vult HR later aan.
- KoppelHet legt vast met welke versie van Teamtailor het werkt, zodat een nieuwe versie van Teamtailor de koppeling niet onverwacht verandert.
- Naast de directe melding kijkt KoppelHet periodiek naar recente aannames. Zo komt een aanname die de melding heeft gemist alsnog in YouForce.
- Functies en afdelingen moeten in YouForce bestaan. Engelse functienamen uit Teamtailor vertalen we via een tabel naar de juiste YouForce-functie.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Teamtailor een koppeling met YouForce?
Via KoppelHet wel. KoppelHet gebruikt de ingang die Visma voor wervingssystemen heeft; jullie organisatie geeft daar bij de start toestemming voor.
Werkt dit voor kandidaten uit het buitenland?
Ja. Ze komen met hun buitenlandse adres in YouForce. HR vult BSN en Nederlands adres aan als die bekend zijn.
Wat gebeurt er als een kandidaat twee aanbiedingen accepteert?
Elke aanname gaat apart naar YouForce. YouForce ziet de tweede als nieuw contract, en HR beslist of dat klopt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor wordt gelezen via de webhook job_application.update naar een stap van het type hired en de Teamtailor API (EU- of NA-stack met eigen API-adres; X-Api-Version-header met datum; API-sleutel met Admin-scope om te lezen). Periodiek wordt gezocht naar sollicitaties van het type hired met een recente stapwijziging.
- YouForce wordt aangesproken via de Youforce Recruitment API (asynchrone verwerking met statuscontrole; herkenning van een bekende persoon als nieuw contract). Toegang via het Visma developer portal.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
first-name | Voornaam | |
last-name | Voorvoegsel en achternaam | Voorvoegsel afsplitsen voor de Nederlandse naamopbouw |
email | E-mail privé | |
phone | Telefoon | |
Geboortedatum (custom field) | Geboortedatum | |
Aanbod: start-date (details) | Datum in dienst | |
Aanbod: salary (details) | Salarisindicatie | |
department (vacature) | Organisatie-eenheid | Via een vertaaltabel naar de YouForce-code |
role of custom field | Functie | |
Uren per week (custom field) | Contracturen |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR