Verlof, verzuim en uren
UKG Dimensions Nmbrs koppeling: afgetekende uren per paycode als variabele uren in de juiste Nmbrs-periode
Met een koppeling tussen UKG Dimensions en Nmbrs gaan de uren en toeslagen van tijdkaarten die in UKG zijn afgetekend automatisch als variabele uren naar Nmbrs, per paycode op de juiste uurcode, kostenplaats en bedrijf. Alleen dagen tot de datum waarop de leidinggevende heeft afgetekend gaan mee, zodat de salarisadministratie in Nmbrs niet rekent met uren die nog kunnen veranderen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die ploegendiensten, overwerk en toeslagen in UKG Dimensions registreren en in Nederland verlonen in Nmbrs, exporteren elke periode een urenlijst die iemand per uurcode in Nmbrs overtypt. Uren van dagen die nog niet zijn afgetekend gaan dan soms al mee, en een late correctie op een afgetekende dag valt weg.
- Medewerkers klokken in UKG. UKG rekent overwerk en toeslagen uit en zet ze op paycodes.
- De leidinggevende tekent de tijdkaarten af tot en met een datum.
- KoppelHet leest per medewerker de aftekenstand en haalt de totalen per paycode op tot die datum.
- Elke paycode wordt een regel met variabele uren op de uurcode die erbij hoort, met de kostenplaats van de dienst, in het Nmbrs-bedrijf van de locatie.
- Een uurregel die na het aftekenen in UKG toch wijzigt, gaat als verschil mee in de lopende periode van Nmbrs, met een melding voor de salarisadministratie.
Waar je op let bij UKG Dimensions en Nmbrs
- UKG legt per medewerker vast tot welke datum de leidinggevende heeft afgetekend. Die datum hoeft niet samen te vallen met het einde van een Nmbrs-periode. KoppelHet neemt alleen dagen tot de aftekendatum mee en laat de rest staan tot de volgende ronde, zodat een half afgetekende week niet half wordt verloond.
- Een Nmbrs-bedrijf verloont per maand of per vier weken. KoppelHet bepaalt voor elke dag uit UKG in welke periode van dat bedrijf hij valt. Een nachtdienst die over de grens van een vierwekenperiode loopt, komt zo in de periode van de dag waaraan UKG hem toerekent.
- UKG telt overwerk en toeslagen als uren op een paycode. Nmbrs vermenigvuldigt uren op een uurcode met het uurloon en eventueel een percentage. Per paycode leggen we de uurcode vast, zodat een uur toeslag van 50 procent in UKG in Nmbrs ook op het juiste percentage wordt uitbetaald.
- Werkt een medewerker een dienst op een andere afdeling of locatie, dan staat dat in UKG op de regel van die dienst. Nmbrs neemt per regel variabele uren een eigen kostenplaats aan. KoppelHet boekt de uren op de kostenplaats van de dienst, niet op die van het vaste dienstverband.
- In UKG heeft een medewerker één personeelsnummer voor de hele organisatie. In Nmbrs is een medewerker per bedrijf vastgelegd, met een eigen interne sleutel. KoppelHet zoekt bij elke ronde de sleutel op in het bedrijf van de locatie, zodat iemand die van de ene bv naar de andere overstapt zijn uren bij de juiste werkgever krijgt.
- Een periode die het Nmbrs-bedrijf al voorbij is, neemt Nmbrs alleen aan in onbeschermde modus. Wijzigt een leidinggevende een afgetekende dag na de salarisrun, dan boekt KoppelHet het verschil in de lopende periode en noemt in de melding de oorspronkelijke datum, zodat het salarisbureau kan beslissen of een correctie in een oude periode nodig is.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan nieuwe medewerkers uit Nmbrs ook naar UKG?
Niet in de eerste versie. In deze opzet beheert het hoofdkantoor de medewerkers in UKG. Nieuwe medewerkers uit Nmbrs naar UKG kan later als uitbreiding.
Wat als een paycode geen uurcode in Nmbrs heeft?
Dan wordt die regel niet geboekt en krijgt de salarisadministratie een melding. Zij koppelt een uurcode of geeft aan dat de paycode niet wordt uitbetaald.
Werkt dit als een salarisbureau Nmbrs voor ons beheert?
Ja. De koppeling vraagt een API-toegang tot jullie Nmbrs-omgeving, die we samen met het bureau regelen. Het bureau ziet de geboekte uren gewoon in Nmbrs.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro Workforce Management API. De aftekenstand per medewerker via GET /api/v1/timekeeping/timecard_signoffs (managerSignOffThroughDate, signOffPending); de uren uit de tijdkaarttotalen per paycode met amount en de labor category van de regel. Personen via /v1/commons/persons met personNumber en primaryLaborAccounts.
- Nmbrs via de EmployeeService. HourComponentVar_Insert of de batchvariant (EmployeeId, HourCode, Hours, CostCenterId, Period, Year); een eerdere periode vraagt UnprotectedMode. Nmbrs stopt per 1 maart 2027 met de SOAP API; nieuwe koppelingen gebruiken de REST API voor variabele uren, de operaties hierboven tonen welke gegevens nodig zijn.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Dimensions | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
personNumber (UKG) | Personeelsnummer in Nmbrs | KoppelHet zoekt daarmee de interne EmployeeId per bedrijf op |
Paycode (UKG) | HourCode (Nmbrs) | Via een tabel die de salarisadministratie beheert |
amount per paycode | Hours | |
Labor category of kostenplaats van de dienst | CostCenterId | Via een tabel per locatie |
Plek in de UKG-organisatiestructuur | Nmbrs-bedrijf (CompanyId) | Vaste koppeling per locatie |
Datum van de tijdkaartregel | Period en Year | Volgens de periodelengte van het Nmbrs-bedrijf |
Gerelateerd
ADP iHCM → UKG Dimensions
ADP iHCM UKG Dimensions koppeling: medewerkers uit ADP in UKG, afgetekende uren terug als variabele looncomponenten
BambooHR → UKG Dimensions
BambooHR UKG Dimensions koppeling: medewerkers met leidinggevende in UKG, goedgekeurd verlof als paycode edit
Dayforce → UKG Dimensions
Dayforce UKG Dimensions koppeling: medewerkers en goedgekeurde time away from work uit Dayforce in UKG
Deel → UKG Dimensions
Deel UKG Dimensions koppeling: eigen werknemers uit Deel in UKG, goedgekeurd verlof in het rooster