HR naar ERP
Unit4 HR Exact Online koppeling: medewerkers van een bedrijf in Unit4 op de werklijst van de Exact-administratie
Met een koppeling tussen Unit4 HR en Exact Online vergelijkt KoppelHet de medewerkers van elk Unit4-bedrijf dat in Exact boekt met de Exact-administratie, en komen nieuwe medewerkers, vertrekkers en een andere afdeling of kostenplaats met hun ingangsdatum op een werklijst voor de beheerder. Ontbrekende kostenplaatsen maakt KoppelHet zelf aan in Exact, omdat Exact Online medewerkers via de API alleen laat lezen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR voor de hele groep in Unit4 voeren, maar de boekhouding van een dochter of stichting in Exact Online, houden de medewerkers in Exact met de hand bij. Een overplaatsing in Unit4 komt in Exact pas aan als iemand een mail stuurt.
- KoppelHet leest elk uur de medewerkers uit Unit4 die sinds de vorige ronde zijn bijgewerkt, alleen van de bedrijven die in Exact boeken.
- Een kostenplaats die in Exact ontbreekt, maakt KoppelHet daar aan met de omschrijving uit Unit4.
- Verschillen in medewerkers, dienstverbanden en organisatie komen op de werklijst, met de datum uit de Unit4-relatie.
- Na de aanpassing in Exact verdwijnt de regel bij de volgende vergelijking.
Waar je op let bij Unit4 HR en Exact Online
- Unit4 is hier bron voor een administratie die niet in Unit4 zelf boekt. KoppelHet leest alleen de Unit4-bedrijven die op een tabel staan, en koppelt elk bedrijf aan één Exact-administratie, zodat medewerkers van de rest van de groep niet op de werklijst van de dochter komen.
- Exact Online laat medewerkers en afdelingen via de API alleen lezen, maar kostenplaatsen wel aanmaken. KoppelHet haalt in Unit4 de omschrijving van een kostenplaats mee en maakt de code in Exact aan, zodat de beheerder hem bij het verwerken van de werklijst direct kan kiezen.
- In Unit4 zijn afdeling en kostenplaats relaties met een begin- en einddatum. Exact legt de organisatie van een dienstverband vast met een begindatum. KoppelHet zet de dateFrom van de nieuwe relatie op de werklijst, zodat de wijziging in Exact op dezelfde dag ingaat.
- Een relatie in Unit4 kan een percentage hebben, zodat iemand voor een deel op een andere kostenplaats valt. Exact kent per dienstverband één kostenplaats. KoppelHet zet de kostenplaats met het grootste deel op de werklijst en noemt de verdeling als opmerking.
- Een medewerker in Unit4 kan de status met verlof hebben. Dat is geen vertrek. KoppelHet zet alleen de status beëindigd of een einddatum van het dienstverband als vertrek op de werklijst, zodat Exact een collega met langdurig verlof niet afsluit.
- Unit4 raadt aan om wijzigingen op te halen met ge op het tijdstip van de vorige ronde, zodat er niets tussen valt. Een medewerker kan daardoor twee keer binnenkomen. KoppelHet vergelijkt met wat al op de werklijst staat, zodat dezelfde wijziging niet twee keer verschijnt.
- Unit4 deelt een plafond van vijfhonderd verzoeken per minuut over alle koppelingen met de tenant, en Exact heeft eigen limieten per administratie. KoppelHet vraagt in Unit4 alleen gewijzigde medewerkers op en leest Exact één keer per vergelijking, zodat de financiële koppelingen van de groep er geen last van hebben.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom maakt KoppelHet de medewerker niet zelf aan in Exact?
Exact Online biedt geen schrijfbare API voor medewerkers en dienstverbanden. KoppelHet zet alles klaar en controleert bij de volgende vergelijking of het is verwerkt.
Draait de salarisverwerking dan in Exact?
Dat kan, maar hoeft niet. Deze koppeling houdt alleen de medewerkers en de organisatie in Exact gelijk; salaris valt erbuiten.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Unit4 ERPx via de ObjectAPI (GET /v1/objects/employees) met OAuth 2.0 client credentials, incrementeel met filter=lastUpdated/updatedAt ge en limit en offset; details per medewerker met GET /v1/employees/{personId} (includeRelatedValues, includeHistory, getDescriptions). Status onder meer Active, Terminated en On leave; relatedValues met relationId, percentage, dateFrom en dateTo. Tenantlimiet 500 verzoeken per minuut.
- Exact Online via de REST API met OAuth 2.0, per division. hrm/Costcenters met GET en POST (scope Financial costcenters); payroll/Employees, payroll/Employments en payroll/EmploymentOrganizations (DepartmentCode, CostCenter, StartDate) alleen GET. API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Unit4 HR | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
companyId | Division | Vaste tabel; alleen bedrijven die in Exact boeken |
personId | Employees.Code (vergelijking) | |
employments.startDate en endDate | Employments.StartDate en EndDate (vergelijking) | |
relatedValues afdeling met dateFrom | EmploymentOrganizations.DepartmentCode (vergelijking) | |
relatedValues kostenplaats met dateFrom | EmploymentOrganizations.CostCenter (vergelijking) | |
Omschrijving van de kostenplaats | hrm/Costcenters (Code, Description) | Wordt aangemaakt als hij ontbreekt |
status Terminated | Vertrek op de werklijst |
Gerelateerd
Greenhouse → Unit4 HR
Greenhouse Unit4 HR koppeling: geaccepteerd aanbod als medewerker in het juiste Unit4-bedrijf
Recruitee → Unit4 HR
Recruitee Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaat als medewerker in Unit4, gecontroleerd voordat hij wordt opgeslagen
SmartRecruiters → Unit4 HR
SmartRecruiters Unit4 HR koppeling: aanname op de positie uit SmartRecruiters, met onboardingstatus terug
Teamtailor → Unit4 HR
Teamtailor Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Unit4 ERPx, met bedrijf en positie