HR naar ITSM
Unit4 HR koppelen met Freshservice: medewerkers per bedrijf als aanvrager en verzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Unit4 HR en Freshservice wordt elke medewerker uit Unit4 ERPx een aanvrager in Freshservice, met afdeling, functie en leidinggevende, en dient KoppelHet bij een nieuw dienstverband een onboardingverzoek en bij een einddatum een offboardingverzoek in. KoppelHet leest Unit4 via de ObjectAPI op de laatste wijzigingsdatum en schrijft naar de Freshservice API v2.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en financiën in Unit4 ERPx hebben en IT in Freshservice, zetten een nieuwe medewerker vaak twee keer neer: in Unit4 door HR en in het onboardingformulier door de leidinggevende. Een wijziging van afdeling bereikt Freshservice dan niet, en goedkeuringen gaan naar de oude leidinggevende.
- KoppelHet vraagt elk uur in Unit4 de medewerkers op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- Records die nog in een goedkeuringsworkflow zitten, slaat KoppelHet over tot ze zijn goedgekeurd.
- Een nieuw hoofddienstverband levert een onboardingverzoek op met begindatum, functie en afdeling.
- Met de werkmail uit Unit4 maakt of werkt KoppelHet de aanvrager bij, met afdeling en leidinggevende op hun ingangsdatum.
- Een einddatum levert een offboardingverzoek op; na die dag wordt de aanvrager gedeactiveerd.
Waar je op let bij Unit4 HR en Freshservice
- In Unit4 is een personId alleen uniek binnen één bedrijf. KoppelHet bewaart bedrijf en personId samen in een eigen veld op de aanvrager, zodat medewerkers van verschillende bedrijven in één Freshservice-account niet botsen.
- Afdeling, kostenplaats en leidinggevende hangen in Unit4 als relaties aan een medewerker, elk met een begin- en einddatum. KoppelHet past een relatie die later ingaat pas op die datum toe in Freshservice.
- Een medewerker kan in Unit4 meer dan één dienstverband hebben. Alleen het dienstverband dat als hoofdpositie is gemarkeerd bepaalt de functie in Freshservice; een tweede positie levert geen tweede aanvrager op.
- Wijzigingen in Unit4 kunnen wachten op goedkeuring in een workflow. KoppelHet neemt een medewerker pas over als de workflow klaar is, zodat Freshservice geen onboarding start voor een aanstelling die nog wordt afgewezen.
- Unit4 kent naast de officiële voornaam een roepnaam. Freshservice krijgt de roepnaam als voornaam, zodat de servicedesk iemand vindt onder de naam die collega's gebruiken.
- De leidinggevende uit Unit4 wordt de rapporterende manager van de aanvrager in Freshservice. Goedkeuringen voor een servicecatalogusitem gaan daardoor naar de leidinggevende die HR in Unit4 heeft vastgelegd, ook na een overplaatsing.
- Het token van Unit4 Identity Services is een uur geldig. KoppelHet vraagt per ronde een nieuw token aan met client credentials, zodat er geen gebruikerswachtwoord in de koppeling staat.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met Unit4 on-premise (Agresso)?
Deze pagina gaat uit van Unit4 ERPx in de cloud. Voor een on-premise versie bekijken we in de intake welke API beschikbaar is.
Gaan financiële of salarisgegevens naar Freshservice?
Nee. De koppeling neemt alleen naam, werkmail, functie, afdeling, leidinggevende, bedrijf en de datums van het dienstverband over.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Unit4 ERPx via de ObjectAPI (GET /v1/objects/employees) met OAuth 2.0 client credentials via Unit4 Identity Services (scope u4erp, token 3600 seconden), incrementeel op lastUpdated. Velden onder meer companyId, personId, nameInformation (firstName, surname, aliasName), contactPoints, workflowState, employments (isMainPosition, employmentStartDate, employmentEndDate) en relatedValues met dateFrom en dateTo.
- Freshservice via de API v2: requesters (primary_email of een telefoonnummer verplicht; department_ids, location_id, reporting_manager_id, custom_fields; deactiveren), POST /api/v2/onboarding_requests en /api/v2/offboarding_requests met formuliervelden zoals cf_date_of_joining. Limieten per minuut afhankelijk van het plan.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Unit4 HR | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
companyId + personId | Eigen aanvragersveld (custom_fields) | personId is uniek per bedrijf |
nameInformation.firstName / aliasName, surname | first_name, last_name | |
Werkmail uit contactPoints | primary_email | |
Functie van het hoofddienstverband (isMainPosition) | job_title | |
relatedValues: afdeling | department_ids | Op dateFrom |
relatedValues: leidinggevende | reporting_manager_id | |
companyId | location_id of eigen veld | |
employmentStartDate | Onboardingveld cf_date_of_joining | |
employmentEndDate | Offboardingverzoek, daarna deactiveren |
Gerelateerd
Greenhouse → Unit4 HR
Greenhouse Unit4 HR koppeling: geaccepteerd aanbod als medewerker in het juiste Unit4-bedrijf
Recruitee → Unit4 HR
Recruitee Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaat als medewerker in Unit4, gecontroleerd voordat hij wordt opgeslagen
SmartRecruiters → Unit4 HR
SmartRecruiters Unit4 HR koppeling: aanname op de positie uit SmartRecruiters, met onboardingstatus terug
Teamtailor → Unit4 HR
Teamtailor Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Unit4 ERPx, met bedrijf en positie