Identity en access management
Unit4 HR Google Workspace koppeling: Google-account uit de medewerker in Unit4 ERPx
Met een koppeling tussen Unit4 HR en Google Workspace krijgt een nieuwe medewerker uit Unit4 ERPx automatisch een Google-account, in de organisatie-eenheid van zijn bedrijf en met functie, afdeling en leidinggevende uit zijn hoofddienstverband. Is het laatste dienstverband in Unit4 afgelopen, dan schorst KoppelHet het Google-account.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en financiën in Unit4 ERPx beheren en Google Workspace voor mail en samenwerken gebruiken, houden twee administraties van medewerkers bij. Wie naar een andere organisatie-eenheid gaat, staat in Google nog bij de oude afdeling, en een vertrekker houdt toegang tot gedeelde Drive-mappen.
- Unit4 levert een aparte machineclient voor deze koppeling, en de Google-beheerder machtigt een serviceaccount voor gebruikersbeheer.
- Na een eerste volledige lading leest KoppelHet alleen medewerkers die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- Een medewerker waarvan de invoer nog op goedkeuring wacht, slaat KoppelHet over tot de goedkeuring rond is.
- Voor een nieuwe medewerker maakt KoppelHet het Google-account aan, met functie en afdeling uit het hoofddienstverband.
- Loopt het laatste dienstverband af, dan schorst KoppelHet het account en volgt na een termijn de overdracht van bestanden.
Waar je op let bij Unit4 HR en Google Workspace
- Een medewerker kan in Unit4 meer dienstverbanden tegelijk hebben, waarvan één het hoofddienstverband is. Google staat per gebruiker maar één primaire organisatie toe. KoppelHet zet functie en afdeling van het hoofddienstverband daar neer, en neemt de andere dienstverbanden alleen mee als jullie dat willen.
- Unit4 geeft een machineclient voor koppelingen alleen via een gebruiker met de rol SUPER of SYSTEM, en een tenant heeft er hoogstens tien. Aan de Google-kant werkt KoppelHet met een serviceaccount dat alleen gebruikers en groepen mag beheren. Zo heeft elke kant een eigen sleutel die jullie los kunnen intrekken.
- Organisatie-eenheid, kostenplaats en leidinggevende hangen in Unit4 als relaties aan de medewerker, met een datum vanaf en tot. KoppelHet past afdeling en kostenplaats in Google aan op de datum dat de nieuwe relatie ingaat, ook als HR die al weken eerder heeft ingevoerd.
- Een nieuwe medewerker in Unit4 kan eerst in een goedkeuringsworkflow staan. KoppelHet wacht tot die workflow is afgerond voordat er een Google-account komt, zodat een afgekeurde invoer geen mailbox oplevert.
- Unit4 raadt aan wijzigingen op te halen met een filter groter dan of gelijk aan het vorige moment, wat soms dezelfde medewerker twee keer oplevert. Een Google-adres moet uniek zijn, dus KoppelHet zoekt eerst op het resourcenummer in de externe ID's voordat het een account aanmaakt.
- In Google verwijst de leidinggevende naar een e-mailadres; in Unit4 is het een relatie naar een ander resourcenummer. KoppelHet vertaalt dat nummer naar het Google-adres van de leidinggevende, zodat goedkeuringen in Google-formulieren en Agenda bij de juiste persoon komen.
- Een Unit4-tenant kan meerdere bedrijven bevatten. Elk bedrijf wordt een eigen organisatie-eenheid in Google, zodat apps, Drive-delen en het e-maildomein per bedrijf kunnen verschillen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan het Google-adres terug naar Unit4?
Dat houden we bij de start buiten de koppeling. Het vraagt schrijfrechten in Unit4 en kan later als uitbreiding.
Hebben we hiervoor een extra Unit4-client nodig?
Ja, we vragen een eigen machineclient. Omdat een tenant er hoogstens tien heeft, kijken we vooraf of er nog een vrij is.
Wat gebeurt er met de bestanden van een vertrekker?
Het account wordt eerst geschorst, waarbij gegevens blijven bestaan. Na de afgesproken termijn gaan de bestanden naar de leidinggevende en wordt het account verwijderd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Unit4 ERPx via de ObjectAPI (GET /v1/objects/employees) met OAuth 2.0 client credentials via Unit4 Identity Services (scope u4erp, token 3600 seconden). Incrementeel met filter=lastUpdated/updatedAt ge {start vorige ronde}. Velden onder meer companyId, personId, nameInformation, status, employments en relatedValues met datum vanaf en tot; een invoer in workflow geeft bij Unit4 een 202 (pending approval).
- Google via de Admin SDK Directory API (users met primaryEmail, name, externalIds type organization, orgUnitPath, organizations met primary, title, department en costCenter, relations type manager, suspended), met een serviceaccount met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Unit4 HR | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
companyId + personId | externalIds (type organization) | Vaste sleutel om dubbele accounts te voorkomen |
nameInformation.firstName | name.givenName | |
nameInformation.surname | name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
companyId | orgUnitPath | |
Positie van het hoofddienstverband | organizations.title (primary) | |
Organisatie-eenheid uit relatedValues | organizations.department | |
Kostenplaats uit relatedValues | organizations.costCenter | |
Leidinggevende uit relatedValues | relations (type manager) | Als Google-adres van de leidinggevende |
Einddatum van het laatste dienstverband | suspended = true |
Gerelateerd
Greenhouse → Unit4 HR
Greenhouse Unit4 HR koppeling: geaccepteerd aanbod als medewerker in het juiste Unit4-bedrijf
Recruitee → Unit4 HR
Recruitee Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaat als medewerker in Unit4, gecontroleerd voordat hij wordt opgeslagen
SmartRecruiters → Unit4 HR
SmartRecruiters Unit4 HR koppeling: aanname op de positie uit SmartRecruiters, met onboardingstatus terug
Teamtailor → Unit4 HR
Teamtailor Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Unit4 ERPx, met bedrijf en positie