HR naar ITSM
Unit4 HR koppelen met ServiceNow: gebruikers uit de hoofdpositie en catalogusverzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Unit4 HR (ERPx) en ServiceNow staat elke medewerker uit Unit4 als gebruiker in ServiceNow, met bedrijf, afdeling, kostenplaats en leidinggevende uit zijn hoofdpositie, en bestelt KoppelHet bij een nieuwe of beëindigde positie een verzoek uit de servicecatalogus van ServiceNow. Na de einddatum van het dienstverband gaat de gebruiker op inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Unit4 voor HR en financiën gebruiken en ServiceNow als servicedesk hebben, beheren kostenplaatsen in Unit4 maar boeken verzoeken in ServiceNow nog op een oude lijst. Na een reorganisatie komen aanvragen bij de verkeerde budgethouder ter goedkeuring.
- KoppelHet leest medewerkers uit de Unit4 ObjectAPI die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- Per medewerker bepaalt de hoofdpositie de afdeling en functie, en de geldige relaties de kostenplaats.
- Bedrijven, afdelingen en kostenplaatsen gaan eerst naar ServiceNow, daarna de gebruikers.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum bestelt KoppelHet het onboardingitem met de medewerker als requested for.
- Een einddatum levert een offboardingverzoek op; na die datum wordt de gebruiker inactief.
Waar je op let bij Unit4 HR en ServiceNow
- Een medewerker kan in Unit4 meerdere posities hebben, waarvan er één als hoofdpositie is gemarkeerd. KoppelHet neemt afdeling en functie uit die hoofdpositie, zodat ServiceNow één afdeling per gebruiker krijgt.
- Kostenplaats en leidinggevende staan in Unit4 als relaties met een begin- en einddatum. KoppelHet neemt de relatie die vandaag geldt, en stuurt een toekomstige relatie pas op de ingangsdatum naar ServiceNow.
- Unit4 ERPx kan meerdere bedrijven in één omgeving bevatten, en personId is alleen binnen een bedrijf uniek. KoppelHet zet companyId voor het nummer in employee_number, zodat coalesce in ServiceNow geen twee mensen samenvoegt.
- Een Unit4-company wordt een bedrijf in core_company. Omdat kostenplaatsen ook per bedrijf worden bijgehouden, zet KoppelHet de bedrijfscode voor de kostenplaats in cmn_cost_center.
- Unit4 kent een workflowstatus op medewerkerrecords. Een medewerker die nog in een goedkeuringsflow zit, gaat niet naar ServiceNow, zodat er geen verzoek ontstaat voor een record dat nog kan worden afgekeurd.
- De ObjectAPI van Unit4 is alleen om te lezen en geeft tot 50.000 records per aanroep. De eerste levering van alle medewerkers past daardoor in enkele aanroepen; daarna leest KoppelHet alleen wat na lastUpdated is gewijzigd.
- Unit4 bevat naast HR ook salaris en financiële gegevens. De machine-to-machine-client van KoppelHet leest alleen het medewerkerobject, en salaris en bankgegevens gaan niet mee naar ServiceNow.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan goedkeuringen naar de juiste budgethouder?
Ja, als de flow in ServiceNow op kostenplaats of manager goedkeurt. Beide komen uit de relaties die vandaag in Unit4 gelden.
Werkt dit met meerdere bedrijven in Unit4?
Ja. Elk bedrijf wordt een bedrijf in ServiceNow, en de bedrijfscode zit in het personeelsnummer en de kostenplaats.
Werkt dit ook met Unit4 on-premise?
Deze opzet gaat uit van Unit4 ERPx in de cloud. Voor een on-premise versie kijken we eerst welke API beschikbaar is.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Unit4 ERPx via de ObjectAPI (GET /v1/objects/employees, alleen lezen) met OAuth 2.0 client credentials via Unit4 Identity Services (scope u4erp, token 3600 seconden), incrementeel op lastUpdated. Velden onder meer companyId, personId, nameInformation, workflowState, employments (isMainPosition, employmentStartDate, employmentEndDate) en relatedValues met datums.
- Naar ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple) met transform maps en coalesce op employee_number; met run_after eerst core_company, cmn_department en cmn_cost_center, daarna sys_user.
- Verzoeken via POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met variabelen en sysparm_requested_for; de flow van het item maakt de taken. KoppelHet bewaart het RITM-nummer per medewerker per gebeurtenis.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Unit4 HR | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
companyId + personId | employee_number | personId is uniek per bedrijf |
nameInformation.firstName | first_name | |
nameInformation.surname | last_name | |
Zakelijk e-mailadres (contactPoints) | email | |
companyId | company (core_company) | |
Hoofdpositie (isMainPosition) | title en department (cmn_department) | |
Relatie kostenplaats (relatedValues) | cost_center (cmn_cost_center) | Geldig op vandaag |
Relatie leidinggevende | manager (sys_user) | |
employmentEndDate | active = false | |
Nieuwe of beëindigde positie | Catalogusitem voor onboarding of offboarding | |
Gesynchroniseerde gebruiker | sysparm_requested_for |
Gerelateerd
Greenhouse → Unit4 HR
Greenhouse Unit4 HR koppeling: geaccepteerd aanbod als medewerker in het juiste Unit4-bedrijf
Recruitee → Unit4 HR
Recruitee Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaat als medewerker in Unit4, gecontroleerd voordat hij wordt opgeslagen
SmartRecruiters → Unit4 HR
SmartRecruiters Unit4 HR koppeling: aanname op de positie uit SmartRecruiters, met onboardingstatus terug
Teamtailor → Unit4 HR
Teamtailor Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Unit4 ERPx, met bedrijf en positie