Payroll koppeling
Unit4 AFAS koppeling: medewerkers uit Unit4 ERP naar de salarisverwerking in AFAS Profit
Met een koppeling tussen Unit4 ERP en AFAS Profit komen medewerkers die HR in Unit4 beheert, met dienstverband, functie en kostenplaats automatisch in AFAS, klaar voor de salarisverwerking. Een nieuwe medewerker start de in-dienstworkflow in AFAS en een einddatum in Unit4 sluit het contract in AFAS af.
Wat de koppeling doet
Organisaties die financiën, projecten en personeel in Unit4 ERP beheren en de salarissen in AFAS Profit verwerken, voeren elke nieuwe medewerker en elke wijziging van dienstverband of kostenplaats twee keer in. Zonder koppeling lopen de kostenplaatsen in AFAS achter op die in Unit4, en komt het loonjournaal met codes terug die finance niet kent.
- HR legt in Unit4 een nieuwe medewerker vast met dienstverband en kostenplaats.
- KoppelHet ziet de medewerker en start de in-dienstworkflow in AFAS bij de juiste werkgever.
- De salarisadministratie vult in AFAS salaris, cao, loonheffingskorting en bankrekening aan en rondt de workflow af.
- Een nieuwe kostenplaats of een andere positie in Unit4 gaat met de ingangsdatum naar AFAS.
- Een einddatum op het dienstverband in Unit4 zet de einddatum op het contract in AFAS.
Waar je op let bij Unit4 ERP en AFAS Profit
- In Unit4 hangen kostenplaats en afdeling als relaties aan de medewerker, elk met een eigen begin- en einddatum. KoppelHet zet een wijziging met die datum in AFAS, zodat de loonkosten vanaf de juiste maand op de nieuwe kostenplaats komen.
- Welke Unit4-relatie de kostenplaats is en welke de afdeling, verschilt per inrichting. Bij de start leggen we dat per relatie vast, net als de vertaling van Unit4-posities naar AFAS-functies.
- Een kostenplaats die in Unit4 nieuw is, bestaat in AFAS nog niet bij de werkgever. KoppelHet maakt hem daar eerst aan en zet pas daarna de medewerker erop, zodat AFAS de wijziging niet afkeurt.
- Verwijderen in Unit4 is een zachte verwijdering die de status op beëindigd zet. KoppelHet behandelt dat als einde dienstverband en verwijdert nooit een medewerker in AFAS, omdat de loonhistorie moet blijven.
- In de Unit4-medewerker staan betaalgegevens voor declaraties, maar in de openbare documentatie geen bankrekening voor salaris en geen loonheffingsgegevens. Die vult de salarisadministratie in AFAS in, en de koppeling overschrijft ze niet.
- Vaak gaat het loonjournaal van AFAS daarna terug naar het grootboek in Unit4. Omdat de kostenplaatsen in AFAS uit Unit4 komen, sluiten de codes in dat journaal altijd aan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het loonjournaal ook terug naar Unit4?
Dat is een aparte koppeling van AFAS naar Unit4, die we ook bouwen. Begin met de medewerkers; het journaal kan later als uitbreiding.
Wat als het salaris wel in Unit4 staat?
Dan bekijken we bij de start waar het staat, bijvoorbeeld in een flexi-field, en nemen we het mee. Anders blijft AFAS de bron voor salaris.
Werkt dit ook als Unit4 alleen een buitenlandse vestiging naar AFAS stuurt?
Ja. De koppeling neemt alleen de medewerkers van de bedrijven in Unit4 die bij een werkgever in AFAS horen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Unit4 ERPx wordt gelezen via de Employees API (GET /v1/employees/{personId} met includeHistory en includeRelatedValues; employments per positionId met startDate en endDate; relatedValues met relationId, relatedValue, dateFrom en dateTo; flexi-fields als customFieldGroups) en de Attribute Values API voor de kostenplaatsen.
- Naar AFAS via de UpdateConnectors HrOnboarding (nieuwe medewerker), KnEmployee (contract, functie, kostenplaats, einddatum) en HrCostCentre (kostenplaatsen per werkgever), met een eigen app connector en OAuth; het classic token vervalt per 31 augustus 2027.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Unit4 ERP | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
personId | Medewerker (EmId) | |
nameInformation.firstName / surname | Voornaam en achternaam | |
contactPoints.address | Adres | |
employments.startDate | Begindatum contract | |
employments.positionId | Functie | Via een vertaaltabel van Unit4-posities naar AFAS-functies |
relatedValues (kostenplaats) met dateFrom | Kostenplaats met ingangsdatum | Welke relatie de kostenplaats is, verschilt per inrichting |
relatedValues (afdeling) | Organisatorische eenheid | |
employments.endDate | Einddatum contract |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Unit4 ERP
ADP Workforce Now Unit4 koppeling: workers uit ADP als medewerkers in Unit4 ERP, met kostenplaats en leidinggevende
AFAS Profit → Unit4 ERP
AFAS Unit4 koppeling: loonjournaal automatisch geboekt in Unit4 ERP
BambooHR → Unit4 ERP
BambooHR Unit4 koppeling: medewerkers uit BambooHR in Unit4 ERP, met afdeling, functie en einddatum
BuddeeHR → Unit4 ERP
BuddeeHR Unit4 koppeling: functieperiodes uit Buddee als gedateerde relaties in Unit4