Payroll naar finance
Unit4 Loket koppeling: kostenplaatsen naar het journaalprofiel, journaalrun terug naar Unit4
Met een koppeling tussen Unit4 ERP en Loket komen de kostenplaatsen uit Unit4 automatisch in het journaalprofiel van Loket, en staat het resultaat van elke journaalrun daarna als batch klaar in het Unit4-grootboek. De salarisadministratie kiest alleen kostenplaatsen die finance kent, en in Loket is per run te zien of het journaal in Unit4 is aangekomen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die het grootboek in Unit4 ERP voeren en de salarissen in Loket verwerken, vaak via een administratiekantoor, houden de kostenplaatsen in Loket met de hand bij. Na elke run wordt het journaal gedownload, omgezet en in Unit4 ingelezen, en loopt de import vast op een kostenplaats die in Loket nog bestaat maar in Unit4 al is afgesloten.
- Finance opent of wijzigt een kostenplaats in Unit4.
- KoppelHet zet de code en omschrijving in het journaalprofiel van de Loket-administratie.
- Na de goedgekeurde loonrun wordt in Loket gejournaliseerd; KoppelHet haalt de resultaten op zodra de run klaar is.
- De regels gaan met rekening, kostenplaats en kostendrager naar de batchverwerking (GL07) in Unit4.
- KoppelHet zet de journaalrun in Loket op geëxporteerd, of op mislukt als Unit4 de batch afkeurt.
Terug: Journaalresultaten per run · Status geëxporteerd of mislukt in Loket
Waar je op let bij Unit4 ERP en Loket
- In Loket horen kostenplaatsen bij een journaalprofiel, niet bij de medewerker. KoppelHet zet nieuwe Unit4-kostenplaatsen in het profiel van elke Loket-administratie die ze gebruikt, met een code van hooguit twintig tekens en een omschrijving van hooguit vijftig.
- Anders dan sommige salarispakketten laat Loket een kostenplaats via de API ook verwijderen. Sluit finance een kostenplaats in Unit4, dan verwijdert KoppelHet hem pas in Loket als de salarisadministratie de medewerkers heeft omgezet.
- Loket maakt een journaal alleen voor een goedgekeurde loonrun, met een journaalprofiel voor die periode. Een journaalrun die nog in behandeling is, heeft geen resultaten; KoppelHet wacht op de status klaar en boekt niets half.
- Na het boeken zet KoppelHet de journaalrun in Loket op geëxporteerd, of op mislukt als Unit4 de batch weigert. De salarisadministratie ziet zo in Loket welke runs al in het grootboek staan.
- Loket kan journaliseren voor elke beschikbare periode tot zeven jaar terug. Een correctie op een oude periode komt zo als aparte batch in Unit4, in de periode die finance daarvoor kiest.
- Unit4 controleert rekeningen, perioden en kostenplaatsen zelf bij het verwerken van de batch. Omdat de kostenplaatsen in Loket uit Unit4 komen, keurt een batch daar zelden nog af op een onbekende code.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie start het journaliseren in Loket?
Dat doet de salarisadministratie zoals nu. De API kan een journaalrun ook starten; als jullie dat willen, nemen we het mee.
Ons administratiekantoor werkt in Loket. Wat merkt het?
Het ziet nieuwe kostenplaatsen in het journaalprofiel en per journaalrun de status geëxporteerd. Toegang tot Unit4 krijgt het niet.
Kan het journaal per medewerker naar Unit4?
Loket levert ook een overzicht per dienstverband. Meestal kiest finance voor rekening en kostenplaats; het detail per medewerker blijft in Loket.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Unit4 ERPx via de Attribute Values API (attributeValue, description, companyId, status C = beëindigd) en de Financial Transaction Batch API voor het importproces GL07 (account, accountingDimension, currencyAmount met credit negatief, period).
- Loket via de REST API met OAuth - kostenplaatsen per journaalprofiel (PostCostCenterAtPayrollAdministrationLevelByJournalProfileId, PATCH en DELETE per costCenterId; code maximaal 20, description maximaal 50 tekens), journaalruns per administratie, resultaten via GetJournalRunResultsByJournalRunId (generalLedgerAccount, costCenter, costUnit; geen resultaten bij journalRunStatus 0 tot en met 3) en PatchJournalRunByJournalRunId met markAsSuccessfullyExported of MarkAsProcessingFailed.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Unit4 ERP | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
attributeValue | code (kostenplaats) | Loket accepteert maximaal twintig tekens |
description | description | Maximaal vijftig tekens in Loket |
companyId | Loket-werkgever en administratie | Vaste vertaling per Unit4-bedrijf |
generalLedgerAccount.code | account | Via een rekeningschema-vertaling |
costCenter.code | accountingDimension (kostenplaats) | |
costUnit.code | accountingDimension (project of kostendrager) | |
Bedrag | currencyAmount | Credit wordt een negatief bedrag |
Jaar en periode van de run | period |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Unit4 ERP
ADP Workforce Now Unit4 koppeling: workers uit ADP als medewerkers in Unit4 ERP, met kostenplaats en leidinggevende
AFAS Profit → Unit4 ERP
AFAS Unit4 koppeling: loonjournaal automatisch geboekt in Unit4 ERP
BambooHR → Unit4 ERP
BambooHR Unit4 koppeling: medewerkers uit BambooHR in Unit4 ERP, met afdeling, functie en einddatum
BuddeeHR → Unit4 ERP
BuddeeHR Unit4 koppeling: functieperiodes uit Buddee als gedateerde relaties in Unit4