Payroll naar finance
Unit4 Nmbrs koppeling: kostenplaatsen naar salaris, loonjournaal naar het grootboek
Met een koppeling tussen Unit4 ERP en Nmbrs komen de kostenplaatsen uit Unit4 automatisch in Nmbrs, en staat het journaal van elke salarisrun daarna vanzelf in het Unit4-grootboek. HR kiest alleen kostenplaatsen die finance kent, en finance krijgt het loonjournaal zonder exportbestand dat afkeurt op een onbekende code.
Wat de koppeling doet
Wie de boekhouding in Unit4 ERP voert en de salarissen in Nmbrs draait, houdt de kostenplaatsen in Nmbrs met de hand bij, en die lopen achter. Na elke run wordt het journaal gedownload, in Excel omgezet en ingelezen, waar het afkeurt op een onbekende kostenplaats.
- Finance opent een nieuwe kostenplaats in Unit4.
- Die staat daarna met code en omschrijving in het juiste Nmbrs-bedrijf, zodat HR hem kan gebruiken.
- Na elke afgeronde salarisrun haalt KoppelHet het journaal van die run op.
- De Nmbrs-rekeningen worden vertaald naar het Unit4-grootboek, met de kostenplaats op elke regel.
- Het journaal gaat naar de bekende batchverwerking (GL07) in Unit4, waar finance het controleert en boekt.
Terug: Loonjournaal per run · Journaalregels per kostenplaats
Waar je op let bij Unit4 ERP en Nmbrs
- In Nmbrs kan een koppeling een kostenplaats toevoegen of de omschrijving wijzigen, maar niet afsluiten. Sluit finance een kostenplaats in Unit4, dan blijft die in Nmbrs staan en meldt KoppelHet welke medewerkers er nog aan hangen.
- Kostenplaatsen horen in Nmbrs bij één bedrijf, niet bij de hele omgeving. Met meerdere Nederlandse bv's zet KoppelHet elke kostenplaats alleen in de bedrijven die hem gebruiken.
- Nmbrs koppelt het journaal aan het actieve jaar van het bedrijf. Rond de jaarwisseling kijkt KoppelHet of een late run nog bij het oude jaar hoort, zodat de boeking in de juiste Unit4-periode valt.
- Nmbrs kan het journaal leveren per kostenplaats, per afdeling of per medewerker. Voor Unit4 kiezen we meestal per kostenplaats, omdat finance daar de verdeling op boekt.
- Draait er een extra salarisrun in dezelfde maand, dan wordt dat een tweede boeking in dezelfde Unit4-periode, met een eigen omschrijving.
- Vaak is Unit4 het ERP van de hele groep en draait alleen de Nederlandse entiteit in Nmbrs. KoppelHet boekt het journaal dan in het Unit4-bedrijf van die entiteit, in euro, en laat consolidatie aan finance.
- Unit4 controleert rekeningen, perioden en kostenplaatsen zelf bij het verwerken van de batch. Een afgekeurde batch blijft staan en komt als melding in het KoppelHet platform.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met een kostenplaats die in Unit4 wordt afgesloten?
Die blijft in Nmbrs bestaan, omdat Nmbrs afsluiten via een koppeling niet toestaat. KoppelHet meldt de afgesloten code met de medewerkers die er nog op staan, zodat de salarisadministratie ze voor de volgende run omzet.
Kan het journaal ook per medewerker naar Unit4?
Ja, Nmbrs levert die variant ook. Meestal kiest finance voor rekening en kostenplaats, omdat het detail per medewerker in Nmbrs al te zien is.
We hebben drie Nmbrs-bedrijven en één Unit4-omgeving. Werkt dat?
Ja. Per Nmbrs-bedrijf leggen we vast in welk Unit4-bedrijf het journaal komt en welke kostenplaatsen erbij horen.
Wordt een correctierun ook geboekt?
Ja, als aparte boeking met het runnummer in de omschrijving. Zo ziet finance welke boeking bij welke run hoort.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Unit4 ERPx wordt gelezen via de Attribute Values API (attributeValue, description, companyId, status C = beëindigd) en beschreven via de Financial Transaction Batch API voor het importproces GL07 (account, accountingDimension, currencyAmount met credit negatief, period).
- Nmbrs wordt gelezen en beschreven via de SOAP API (CompanyService; kostenplaatsen toevoegen of bijwerken per bedrijf, geen afsluiten; journaal per run als XML, ook per kostenplaats, afdeling of medewerker). Het run-ID gaat in de omschrijving van de batch.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Unit4 ERP | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
attributeValue | Code (kostenplaats) | De code blijft gelijk in beide systemen |
description | Description | |
companyId | CompanyId | Vertaaltabel tussen Unit4-bedrijf en Nmbrs-bedrijf |
status (C = beëindigd) | Geen equivalent | Nmbrs kent geen afsluiten via de API; de koppeling meldt het |
Grootboekrekening in het Nmbrs-journaal | account | Via een rekeningschema-vertaling |
Kostenplaats in het Nmbrs-journaal | accountingDimension (kostenplaats) | |
Bedrag debet/credit | currencyAmount | Credit wordt een negatief bedrag |
Run en periode | period en externe referentie | Het run-ID van Nmbrs komt in de omschrijving, zodat de boeking herleidbaar is |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Unit4 ERP
ADP Workforce Now Unit4 koppeling: workers uit ADP als medewerkers in Unit4 ERP, met kostenplaats en leidinggevende
AFAS Profit → Unit4 ERP
AFAS Unit4 koppeling: loonjournaal automatisch geboekt in Unit4 ERP
BambooHR → Unit4 ERP
BambooHR Unit4 koppeling: medewerkers uit BambooHR in Unit4 ERP, met afdeling, functie en einddatum
BuddeeHR → Unit4 ERP
BuddeeHR Unit4 koppeling: functieperiodes uit Buddee als gedateerde relaties in Unit4