Payroll naar finance
Unit4 YouForce koppeling: kostenplaatsen gelijk en het loonjournaal automatisch geboekt
Met een koppeling tussen Unit4 ERP en Visma Raet YouForce staat het loonjournaal na elke salarisrun automatisch in Unit4, verdeeld over grootboek, kostenplaatsen en projecten. Nieuwe of afgesloten kostenplaatsen in Unit4 ziet de salarisadministratie meteen, zodat finance boekt op dezelfde kostenplaatsen die HR aan medewerkers toewijst.
Wat de koppeling doet
Organisaties die financiën en projecten in Unit4 ERP voeren en salarissen in Visma Raet YouForce verwerken, openen nieuwe kostenplaatsen in Unit4 zonder dat de salarisadministratie het hoort. Het journaal gaat na elke run als bestand naar finance en moet worden aangepast voordat het in Unit4 past.
- Een controller opent een nieuwe kostenplaats of sluit er een in Unit4.
- De salarisadministratie krijgt een melding van nieuwe, gewijzigde en afgesloten codes, en past YouForce aan voor de volgende run.
- Na een verwerkte salarisrun haalt KoppelHet het loonjournaal uit YouForce op.
- De bedragen worden opgeteld per rekening, kostenplaats en kostendrager en vertaald naar de rekeningen van Unit4.
- Het journaal gaat naar de bekende batchverwerking (GL07) in Unit4, waar het wordt gecontroleerd en geboekt.
Terug: Loonjournaal per salarisrun · Verdeling over kostenplaats en kostendrager
Waar je op let bij Unit4 ERP en Visma Raet YouForce
- YouForce laat kostenplaatsen via een koppeling alleen lezen. Een nieuwe kostenplaats uit Unit4 kan KoppelHet dus niet zelf in YouForce zetten; de koppeling meldt het verschil en de salarisadministratie legt de code vast.
- Een kostenplaatscode in YouForce is maximaal zeven tekens lang. Gebruikt Unit4 langere codes, dan werken we met een vertaaltabel tussen beide.
- YouForce levert het journaal per medewerker. Finance wil het op rekening- en kostenplaatsniveau, dus KoppelHet telt de regels eerst op; het detail per medewerker blijft in YouForce.
- Unit4 sluit een kostenplaats af met een status in plaats van haar te verwijderen. KoppelHet ziet zo welke kostenplaatsen dicht zijn en waarschuwt als er in YouForce nog medewerkers op staan.
- Het journaal gaat via de batchverwerking van Unit4, dus de controles van finance blijven dezelfde als bij een handmatige import.
- Een correctierun in YouForce levert extra regels voor een periode die al is geboekt. KoppelHet boekt die als aparte batch met een eigen omschrijving, zodat finance de correctie herkent.
- Unit4 werkt met perioden, YouForce met datums. KoppelHet zet de geldigheid van een kostenplaats en de salarisperiode om naar de periode van Unit4.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan KoppelHet kostenplaatsen automatisch in YouForce aanmaken?
Niet via een koppeling, want YouForce laat kostenplaatsen alleen lezen. KoppelHet houdt wel bij welke codes ontbreken of zijn afgesloten en meldt dat, zodat de salarisadministratie ze voor de volgende run bijwerkt.
Boeken jullie per medewerker in Unit4?
Meestal niet. We boeken per grootboekrekening en kostenplaats. Het detail per medewerker blijft in YouForce en is daar op te vragen.
Werkt dit ook met Unit4 ERP on-premise?
Wat hier staat, gaat over Unit4 ERPx in de cloud. Bij een oudere of on-premise versie bekijken we per klant welke importmogelijkheid er is, en draait een klein programma van KoppelHet binnen het eigen netwerk.
Wat als een journaalregel op een onbekende rekening staat?
Dan stopt de batch voordat er iets geboekt wordt. De melding in het platform noemt de rekening, en na aanpassing van de vertaaltabel gaat het journaal alsnog door.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Unit4 ERPx wordt gelezen via de Attribute Values API (attributeValue, description, status C = beëindigd, periodFrom en periodTo) en beschreven via de Financial Transaction Batch API voor het importproces GL07 (account, accountingDimension, currencyAmount, period). OAuth 2.0 met client credentials.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce Data API (journaalregels per medewerker met Amount, ContraAccount, CostCenterCode, CostTypeCode, CostUnitCode, Year en ProductionPeriod) en de WFM API (kostenplaatsen, CostCenterBK maximaal zeven tekens, alleen lezen). OAuth 2.0 met client credentials.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Unit4 ERP | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
attributeValue (kostenplaats) | CostCenterBK | YouForce accepteert maximaal zeven tekens |
description | Naam kostenplaats | Omschrijving van de kostenplaats |
status | CostCenterStatus | Status C in Unit4 betekent beëindigd |
periodFrom / periodTo | Geldigheid kostenplaats | Unit4 werkt met perioden, YouForce met datums |
ContraAccount | account | Tegenrekening uit YouForce via een vertaaltabel naar het Unit4-grootboek |
CostCenterCode | accountingDimension (kostenplaats) | Welke dimensie de kostenplaats is, verschilt per Unit4-inrichting |
CostUnitCode | accountingDimension (kostendrager of project) | |
Amount | currencyAmount | Opgeteld over alle medewerkers per rekening en dimensie |
Year + ProductionPeriod | period | Omgezet naar de periode-notatie van Unit4 (jaar en maand) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Unit4 ERP
ADP Workforce Now Unit4 koppeling: workers uit ADP als medewerkers in Unit4 ERP, met kostenplaats en leidinggevende
AFAS Profit → Unit4 ERP
AFAS Unit4 koppeling: loonjournaal automatisch geboekt in Unit4 ERP
BambooHR → Unit4 ERP
BambooHR Unit4 koppeling: medewerkers uit BambooHR in Unit4 ERP, met afdeling, functie en einddatum
BuddeeHR → Unit4 ERP
BuddeeHR Unit4 koppeling: functieperiodes uit Buddee als gedateerde relaties in Unit4