RCE
Nog te duiden
Visma YouServe is de bron voor Entra ID, voor medewerkers van meerdere werkgevers. Op het hoofdkantoor krijgt iedereen een account; op de vestigingen alleen vooraf gekozen functies.
Identity en access management
YouServe koppelen met Entra ID: Microsoft-accounts per werkgever en vestiging
Met een koppeling tussen Visma YouServe en Microsoft Entra ID krijgt een nieuwe medewerker uit YouServe een Microsoft-account met het e-maildomein van de juiste werkgever, afdeling, kantoor en leidinggevende. Bij vertrek wordt de aanmelding op de datum uit dienst geblokkeerd, en alleen de functies die een account nodig hebben krijgen er een.
Wat de koppeling doet
Organisaties met meerdere werkgevers in Visma YouServe hebben in Microsoft 365 vaak een e-maildomein per werkgever, en niet elke functie heeft een account nodig. Zonder koppeling bepaalt IT per nieuwe collega met de hand welk domein die krijgt en of er wel een account moet komen.
- HR voert een nieuwe medewerker in in YouServe. KoppelHet haalt de wijzigingen op en kijkt naar werkgever, vestiging en functie.
- Werkt de medewerker op het hoofdkantoor, of heeft die op een vestiging een functie die een account krijgt, dan maakt KoppelHet het Microsoft-account aan.
- Het e-mailadres krijgt het domein van de werkgever. De weergavenaam toont afdeling en kantoor, zodat collega's in Teams zien met wie ze praten.
- Bij een overplaatsing naar een andere afdeling of vestiging passen weergavenaam, groepen en licentie zich aan.
- Op de datum uit dienst blokkeert KoppelHet de aanmelding en haalt de medewerker uit de groepen.
Waar je op let bij Visma YouServe en Microsoft Entra ID
- YouServe houdt de medewerkers van meerdere werkgevers bij, terwijl Microsoft 365 per werkgever een eigen e-maildomein heeft. De werkgever in YouServe bepaalt daarom het domein van het nieuwe account, zodat niemand met het adres van de verkeerde werkgever begint.
- Niet iedereen hoeft een account. Zo kan op het hoofdkantoor iedereen er een krijgen en op de vestigingen alleen de functies die vooraf zijn gekozen. Die lijst staat bij KoppelHet en past de koppeling toe bij elke nieuwe medewerker en overplaatsing.
- Wie van een vestiging naar het hoofdkantoor gaat, of op een vestiging een functie krijgt die een account heeft, krijgt op de ingangsdatum alsnog een account. Andersom wordt het account geblokkeerd als de nieuwe functie er geen meer nodig heeft.
- De weergavenaam in Entra ID bevat naast de naam ook afdeling en kantoor. Collega's met dezelfde naam op verschillende vestigingen zijn zo in Teams en Outlook uit elkaar te houden.
- YouServe gaat verder als Youforce en draait op het HR-platform van Visma. Welke API van dat platform de gegevens levert en welke velden, zoals vestiging en leidinggevende, beschikbaar zijn, stellen we bij de start met Visma vast.
- KoppelHet zet ook de datum uit dienst in Entra ID. Gebruiken jullie de levenscyclus-workflows van Microsoft, dan kunnen die op die datum zelf taken uitvoeren, zoals de mailbox overdragen aan de leidinggevende.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Prijsindicatie · Basis
Klantcase
Zo draait het bij RCE
Zo gebruiken deze organisaties de koppeling. De inrichting verschilt per klant.
Veelgestelde vragen
Kunnen we per vestiging kiezen welke functies een account krijgen?
Ja. De lijst met functies per vestiging leggen we bij de start samen vast en kunnen we later aanpassen zonder de koppeling te verbouwen.
Wat gebeurt er met bestaande accounts?
Voor livegang koppelen we bestaande Microsoft-accounts aan medewerkers in YouServe via het personeelsnummer. Accounts die we niet kunnen koppelen, beoordeelt IT eerst.
Gebruiken jullie ook Active Directory?
Ja, via een klein programma in het eigen netwerk.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouServe wordt gelezen via de API's van het Visma-platform (HR Core), op laatste wijziging.
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph (user) met employeeId (maximaal 16 tekens), userPrincipalName en mail met het domein per werkgever, displayName, jobTitle, department, officeLocation, manager, usageLocation NL, employeeLeaveDateTime (vraagt de permissie User-LifeCycleInfo.ReadWrite.All) en accountEnabled = false bij vertrek.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma YouServe | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer | employeeId | Maximaal 16 tekens; vaste sleutel |
Roepnaam | givenName | |
Achternaam volgens naamgebruik | surname | |
Werkgever | Domein van userPrincipalName en mail | Vertaaltabel werkgever naar domein |
Naam, afdeling en kantoor | displayName | |
Functie | jobTitle en groepen | |
Afdeling | department | |
Vestiging | officeLocation | |
Leidinggevende | manager | |
Datum uit dienst | employeeLeaveDateTime en accountEnabled = false |
Gerelateerd
BambooHR → Visma YouServe
BambooHR Visma YouServe koppeling: de Nederlandse vestiging automatisch naar de salarisservice
Deel → Visma YouServe
Deel Visma YouServe koppeling: alleen eigen Nederlandse werknemers naar de salarisservice
HiBob → Visma YouServe
HiBob Visma YouServe koppeling: Bob-wijzigingen met de juiste ingangsdatum bij de salarisservice
Nedap ONS → Visma YouServe
Nedap ONS Visma YouServe koppeling: goedgekeurde uren en ORT naar de salarisservice, medewerkers terug in de planning