HR naar ITSM
YouServe TOPdesk koppeling: medewerkers en onboardingtickets vanuit de HR-administratie
Met een koppeling tussen Visma YouServe en TOPdesk staan nieuwe medewerkers en afdelingen uit YouServe als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. Bij een nieuwe collega of vertrek staat er een melding of wijziging klaar voor de servicedesk, met de leidinggevende van de afdeling erbij, zodat niemand de gegevens meer overtypt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de personeelsadministratie in Visma YouServe bijhouden, willen dezelfde medewerkers ook in Active Directory en TOPdesk hebben. Zonder koppeling typt de servicedesk nieuwe collega's over uit een mail van HR, en een vertrek valt pas op als de laptop ontbreekt.
- Nieuwe afdelingen en functies uit YouServe verschijnen ook in TOPdesk.
- HR voert een nieuwe medewerker in in YouServe. Die staat daarna als persoon in TOPdesk, met het personeelsnummer als vaste sleutel.
- De leidinggevende van de afdeling wordt in TOPdesk de leidinggevende van de persoon, zodat de servicedesk weet wie een aanvraag mag goedkeuren.
- Voor de nieuwe collega staat een wijziging klaar op basis van jullie TOPdesk-sjabloon, met de nieuwe collega als aanvrager.
- Na de datum uit dienst wordt de persoon in TOPdesk gearchiveerd met de reden die de servicedesk heeft gekozen.
- De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
- Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.
Waar je op let bij Visma YouServe en TOPdesk
- YouServe stuurt geen bericht bij een wijziging; KoppelHet vergelijkt met de vorige stand. Een nieuwe medewerker met een datum in dienst binnen vier weken levert bij de eerstvolgende vergelijking een onboardingmelding op.
- Welke middelen iemand nodig heeft, kan HR in extra velden bij de medewerker in YouServe vastleggen, zoals laptop, telefoon of account. KoppelHet zet die keuzes in de melding, zodat IT weet wat er klaar moet staan.
- Sluit er op een dienstverband direct een nieuw aan, dan is dat voor de servicedesk geen vertrek. Er komt dan geen offboardingmelding, en de persoon blijft actief in TOPdesk.
- Voedt YouServe naast TOPdesk ook Active Directory, dan gebruiken beide koppelingen hetzelfde personeelsnummer. Een medewerker is zo in elk systeem dezelfde persoon, en de melding in TOPdesk verwijst naar dezelfde collega als het account.
- In YouServe hangt de leidinggevende aan de afdeling en niet aan de medewerker. KoppelHet leidt de leidinggevende in TOPdesk dus af van de afdeling waar iemand onder valt.
- Een leidinggevende in TOPdesk moet zelf al als persoon bestaan. De koppeling zet leidinggevenden daarom eerst in TOPdesk, en pas daarna de medewerkers die onder hen vallen.
- De koppeling leest alleen uit YouServe. Wijzigingen in TOPdesk, zoals een ander telefoonnummer, gaan niet terug naar de HR-administratie.
- Een onboardingwijziging in TOPdesk heeft een aanvrager nodig. Daarom staat de nieuwe medewerker al als persoon in TOPdesk voordat de wijziging wordt aangemaakt.
- TOPdesk kan bij archiveren een reden verplichten. KoppelHet geeft bij vertrek de reden mee die jullie servicedesk daarvoor in TOPdesk heeft ingericht.
- Datum in en uit dienst staan bij de persoon in TOPdesk, zodat de servicedesk bij een melding ziet of iemand nog in dienst is.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Standaard komt vier weken voor de datum in dienst een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, en een week voor de datum uit dienst een offboardingmelding. Wat HR in YouServe heeft aangevinkt, zoals laptop of telefoon, staat in de melding.
Waarom niet één koppeling van YouServe naar Active Directory, en vandaar naar TOPdesk?
Active Directory weet niets van datum in dienst, contracteinde of leidinggevende volgens HR. Door TOPdesk rechtstreeks uit YouServe te vullen, krijgt de servicedesk die gegevens wel.
Worden oud-medewerkers uit TOPdesk verwijderd?
Nee. Ze worden gearchiveerd. Oude meldingen blijven aan de persoon gekoppeld en zijn terug te vinden.
Wat gebeurt er als iemand terugkomt na vertrek?
Dan zoekt KoppelHet de gearchiveerde persoon op personeelsnummer en haalt die uit het archief, in plaats van een tweede persoon aan te maken.
Wat moet de servicedesk in TOPdesk regelen?
Een koppelaccount dat personen en afdelingen mag lezen, aanmaken en archiveren, en wijzigingen mag aanmaken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouServe wordt gelezen via de YouServe IAM API (endpoints employees, organizationunits en jobprofiles; manager per organisatie-eenheid), vergeleken met de vorige stand. Alleen lezen.
- Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API (Supporting Files voor personen en afdelingen, Change voor wijzigingen) met een operator met applicatiewachtwoord. Personeelsnummer naar employeeNumber (maximaal 20 tekens); datums op het contracttabblad.
- Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma YouServe | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer | employeeNumber | Maximaal 20 tekens in TOPdesk |
Roepnaam | firstName | |
Voorvoegsels | prefixes | |
Achternaam | surName | |
E-mailadres werk | email | |
Functieprofiel | jobTitle | |
Organisatie-eenheid | department | |
Manager van de organisatie-eenheid | manager | Verwijst naar een andere persoon in TOPdesk |
Datum in dienst | hireDate (contract) | |
Datum uit dienst | employmentTerminationDate (contract) en archiveren | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges) | Per gebeurtenis gekozen bij de start |
Gesynchroniseerde persoon | callerLookup of requester | De melding staat op naam van de medewerker |
Datum in dienst of datum uit dienst | targetDate en briefDescription | Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam |
Functie, afdeling en leidinggevende | request (tekst van de melding) | |
Vestiging of afdeling | operatorGroup en category | Behandelaarsgroep per vestiging |
Gerelateerd
BambooHR → Visma YouServe
BambooHR Visma YouServe koppeling: de Nederlandse vestiging automatisch naar de salarisservice
Deel → Visma YouServe
Deel Visma YouServe koppeling: alleen eigen Nederlandse werknemers naar de salarisservice
HiBob → Visma YouServe
HiBob Visma YouServe koppeling: Bob-wijzigingen met de juiste ingangsdatum bij de salarisservice
Nedap ONS → Visma YouServe
Nedap ONS Visma YouServe koppeling: goedgekeurde uren en ORT naar de salarisservice, medewerkers terug in de planning