vPlan YouForce koppeling: goedgekeurde uren uit vPlan als looncomponent in YouForce, medewerkers uit YouForce als resource

Wat de koppeling doet

Organisaties die het werk in vPlan inplannen en de uren daar laten schrijven, typen overuren en extra uren voor de salarisverwerking vaak opnieuw over in YouForce of leveren ze aan via een spreadsheet. Nieuwe collega's staan pas in vPlan als iemand ze daar aanmaakt, en een vertrokken medewerker blijft als resource zichtbaar.

1. Een medewerker schrijft uren op een kaart in vPlan en de planner of teamleider keurt ze goed.
2. KoppelHet haalt de goedgekeurde registraties op, met de resource die aan de gebruiker hangt.
3. De activiteit bepaalt de looncode. KoppelHet telt de uren per dienstverband, looncode en datum op en stuurt ze naar YouForce.
4. Zodra YouForce de aanlevering heeft verwerkt, worden de registraties in vPlan vergrendeld. Een afgewezen regel krijgt in vPlan de foutmelding uit YouForce.
5. Een nieuw dienstverband in YouForce wordt een resource in vPlan; een datum uit dienst wordt de einddatum van die resource.

Waar je op let bij vPlan en Visma Raet YouForce

• In vPlan hangt een urenregistratie aan een gebruiker, niet aan een resource. Alleen als die gebruiker aan een resource is gekoppeld, valt te zien bij welke medewerker de uren horen. KoppelHet haalt de registraties op inclusief die resource en meldt uren van gebruikers zonder resource, zodat ze niet ongemerkt buiten de salarisverwerking vallen.
• Een registratie in vPlan staat op concept, ingediend, goedgekeurd of afgewezen. Alleen goedgekeurde uren gaan naar YouForce. Daarna vergrendelt KoppelHet de registratie en zet de synchronisatiedatum, zodat uren die al in de salarisverwerking zitten niet stil worden aangepast.
• YouForce verwerkt looncomponenten later dan het moment van aanleveren; het eerste antwoord bevat alleen een ticketnummer. KoppelHet volgt dat ticket en zet bij een fout de melding uit YouForce in de velden die vPlan voor externe koppelingen heeft, zodat de planner bij de registratie zelf ziet wat er misging.
• YouForce neemt per verzoek hoogstens 100 regels aan, en een looncode mag in één verzoek maar één keer voorkomen. Wie in vPlan op één dag op drie kaarten schrijft, levert dus eerst drie regels op. KoppelHet telt die per looncode en datum op tot één regel per dienstverband.
• Welke looncodes een dienstverband in YouForce mag krijgen, ligt per dienstverband vast. In vPlan bepaalt de activiteit wat voor uren het zijn. KoppelHet koppelt elke activiteit aan een looncode en controleert vooraf of die code bij het dienstverband hoort; anders verschijnt er een melding in plaats van een afgewezen aanlevering.
• Het YouForce-nummer van een medewerker staat in vPlan als externe referentie op de resource, en die moet uniek zijn, ook tegenover gearchiveerde resources. Komt een oud-medewerker terug in dienst, dan zet KoppelHet de bestaande resource weer actief, want een tweede resource met hetzelfde nummer weigert vPlan.

Hoe we het bouwen en beheren

• De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
• Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
• Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
• KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
• Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
• De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Veelgestelde vragen

Gerelateerd

• Verlof, verzuim en uren
• vPlan koppelen
• Visma Raet YouForce koppelen

→vP

AFAS Profit → vPlan

AFAS vPlan koppeling: medewerkers als resource, roosteruren en verlof in de werkplanning

→vP

HiBob → vPlan

HiBob vPlan koppeling: werkpatroon uit Bob als werkdagen, verlof als afwijking in de planning

→vP

Nmbrs → vPlan

Nmbrs vPlan koppeling: medewerkers, wisselende werkweken en goedgekeurd verlof in de productieplanning

→vP

Personio → vPlan

Personio vPlan koppeling: medewerkers en goedgekeurde afwezigheid uit Personio in de planning