Payroll koppeling
Workday ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en vertrek in de juiste ADP-periode
Met een koppeling tussen Workday en ADP iHCM komen salariswijzigingen, bonussen, persoonsgegevens en vertrek uit Workday automatisch in ADP, bij de juiste paygroup en in de juiste salarisperiode. Een nieuwe medewerker wordt in iHCM aangemaakt; vanaf dat moment houdt de koppeling de gegevens uit Workday bij, zodat de salarisadministratie niets meer dubbel invoert.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun personeel in Workday beheren en de Nederlandse salarissen in ADP iHCM laten verwerken, zetten zonder koppeling elke salarisverhoging, bonus en vertrekdatum met de hand over. Een bonus die na de afsluitdatum wordt ingevoerd, belandt zo makkelijk in de verkeerde periode.
- Een nieuwe Nederlandse medewerker wordt in iHCM aangemaakt; ADP meldt dat aan de koppeling.
- KoppelHet legt die ADP-medewerker één keer vast naast de Workday-medewerker, op personeelsnummer.
- Een salariswijziging in Workday gaat met ingangsdatum naar het dienstverband in ADP.
- Bonussen en andere eenmalige bedragen gaan naar de salarisperiode waarin ze worden uitbetaald.
- Een vertrek in Workday beëindigt het dienstverband in ADP; trekt HR het vertrek in, dan wordt de beëindiging in ADP geannuleerd.
Waar je op let bij Workday en ADP iHCM
- ADP accepteert wijzigingen alleen voor een medewerker die al in iHCM bestaat, met het ADP-ID van die medewerker. KoppelHet wacht daarom op de melding van ADP dat er een nieuwe medewerker is en koppelt die één keer aan de Workday-medewerker.
- Een bonus komt alleen in de goede loonrun als begin- en einddatum van de salarisperiode precies overeenkomen met de ADP-paygroup. Klopt dat niet, dan neemt ADP het bedrag wel aan, maar blijft het los staan tot iemand het koppelt. KoppelHet haalt de periodes daarom uit de paygroup zelf.
- Een ingangsdatum vóór de salarisperiode maakt van een bedrag een terugwerkende boeking, en een datum vóór het begin van het contract weigert ADP. KoppelHet controleert dat voordat Workday-wijzigingen met terugwerkende kracht naar ADP gaan.
- Een correctie op een eerder aangeleverd bedrag gaat naar ADP als verschil, bijvoorbeeld min twintig om van honderd naar tachtig te gaan. Zolang ADP de aanlevering nog niet heeft verwerkt, kan KoppelHet hem in zijn geheel vervangen; daarvoor bewaart de koppeling het nummer van elke aanlevering.
- Workday kan een ontslag intrekken of de datum corrigeren. In ADP kan een beëindiging niet worden aangepast; KoppelHet annuleert hem en start hem opnieuw met de nieuwe datum. Of een beëindiging rond is, bevestigt ADP pas met een eigen melding.
- Het basissalaris en de variabele bedragen lopen in ADP via twee gescheiden routes, het salaris per dienstverband met één wijziging per keer. KoppelHet houdt die stromen uit elkaar, zodat een bonus nooit als salariswijziging binnenkomt.
- Welke variabele velden een paygroup in iHCM kent, verschilt per klant. KoppelHet stemt de vertaling van Workday-betaalplannen af op die lijst, en meldt een Workday-plan zonder ADP-veld in plaats van het te laten vallen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan de koppeling een nieuwe medewerker in ADP aanmaken?
In de openbare ADP-gidsen voor iHCM vinden we geen API om een medewerker aan te maken. Daarom maakt ADP of de salarisadministratie de medewerker aan, en neemt de koppeling het daarna over. Biedt ADP jullie die API wel aan, dan nemen we hem mee.
Waarom duurt een ADP-project langer?
ADP zet per koppeling vast welke API's en velden die mag gebruiken. Dat regelen we in de eerste weken met ADP; in een eerder project kostte de ADP-kant extra tijd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport op de Nederlandse paygroup en wijzigingsdatum (Employee_ID, Pay_Group, Legal_Name, Base_Pay, One_Time_Payment_Plan_Reference, Termination_Date).
- ADP iHCM via de Worker Management API (GET /hr/v2/workers, event notifications waaronder worker.hire, wijzigingen zoals worker.legalname.change alleen met associateOID), de Base Remuneration API (/events/hr/v1/worker.workassignment.baseremuneration.change, salariscode 2416 en salarisbedrag 2417), de Pay Data Input API voor iHCM NL (.add en .replace, payrollGroupCode, payeeID gelijk aan payrollfilenumber, batch-ID in events/data/output/payDataInput/itemId) en de Worker Terminate API (worker.terminate en worker-termination.cancel).
- Elke API-URI moet in de Consumer Application Registry (CAR) aan de applicatie zijn toegevoegd; welke medewerkers en velden de koppeling ziet, hangt af van de data entitlements.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | payrollFileNumber (personeelsnummer iHCM) | Eenmalig gekoppeld aan het ADP-ID van de medewerker |
Pay_Group | payrollGroupCode | Vaste vertaling van Workday-paygroup naar ADP-paygroup |
Base_Pay | Salariscode en salarisbedrag | Omgerekend naar het bedrag per periode van de paygroup |
One_Time_Payment_Plan_Reference | earningCode (variabel veld) | Alleen variabele velden die voor de paygroup aanstaan |
Payment date | payPeriodStartDate en payPeriodEndDate | Exact gelijk aan de periode van de ADP-paygroup |
Effective date | earnedPayPeriodStartDate | |
Legal_Name | Naam (legalName) | |
Termination_Date | Beëindiging dienstverband |
- ADP – Worker Management API Guide for ADP iHCM
- ADP – Pay Data Input API Guide for iHCM NL
- ADP – Base Remuneration Change API Guide for iHCM NL
- ADP – Worker Terminate API Guide for ADP iHCM
- ADP Marketplace – Workday Integration for ADP iHCM by Flexspring
- Workday Web Services Directory
- Workday – Reports as a Service (RaaS)
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors