HR naar ERP
Workday AllSolutions koppeling: Nederlandse workers als medewerker in AllSolutions, in het juiste bedrijf
Met een koppeling tussen Workday en AllSolutions komt elke worker van de Nederlandse companies uit Workday automatisch als medewerker in het juiste AllSolutions-bedrijf, met afdeling, functie, leidinggevende en uren per week. Wijzigingen gaan op hun ingangsdatum door, en bij vertrek krijgt de medewerker in AllSolutions een einddatum, zodat zijn uren en projecthistorie blijven staan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in Workday beheren en in Nederland uren, projecten en financiën in AllSolutions draaien, zetten nieuwe medewerkers met de hand in AllSolutions, vaak vanuit een wekelijks Workday-rapport. Een overplaatsing naar een andere bv komt dan pas na de maandafsluiting door, en uren staan een maand bij de verkeerde administratie.
- HR rondt in Workday een hire, overplaatsing of termination af voor een Nederlandse company.
- KoppelHet haalt de gewijzigde workers op en kiest per company het AllSolutions-bedrijf.
- Een nieuwe worker wordt een medewerker in dat bedrijf, met startdatum, afdeling, functie, leidinggevende en uren.
- Een wijziging met een ingangsdatum in de toekomst wacht tot die datum en gaat dan door, met alleen de velden die anders zijn.
- Bij een termination zet KoppelHet de datum uit dienst, zonder de medewerker te verwijderen.
Waar je op let bij Workday en AllSolutions
- AllSolutions logt een koppelaccount in bij één standaardbedrijf. Om in een tweede bv te schrijven, moet het account via de functie voor inlogbedrijven wisselen, en die functie moet ook voor de REST API zijn opengezet. KoppelHet wisselt per Workday-company naar het bijbehorende bedrijf voordat het schrijft.
- Bij een overplaatsing naar de andere bv maakt Workday vaak een nieuwe company-toewijzing met een ingangsdatum. In AllSolutions zijn het twee bedrijven. KoppelHet zet een einddatum in het oude bedrijf en maakt de medewerker in het nieuwe bedrijf aan op de ingangsdatum, zodat uren tot die dag bij de juiste bv blijven.
- Workday legt wijzigingen vaak weken vooruit vast. AllSolutions toont per medewerker de stand die nu geldt. KoppelHet houdt een wijziging met een toekomstige ingangsdatum vast en zet hem op die dag door, zodat een nieuwe afdeling niet al geldt voor uren van de lopende maand.
- Bij het aanmaken via de API voert AllSolutions dezelfde controles uit als in het scherm, ook voor velden die de klant zelf verplicht heeft gemaakt. KoppelHet legt bij de start vast welke verplichte velden het medewerkerscherm heeft, zodat een nieuwe worker uit Workday niet strandt op een veld dat Workday niet kent.
- Een medewerker die in AllSolutions nog in uren of projecten voorkomt, kan niet worden verwijderd. Een termination in Workday wordt daarom altijd een datum uit dienst. Draait HR de termination terug, dan haalt KoppelHet de einddatum weg, zodat de medewerker zijn projecthistorie houdt.
- AllSolutions rekent de autorisatie van de koppelgebruiker volledig mee, net als bij een gewone gebruiker. We laten een aparte gebruiker aanmaken die alleen het medewerkerscherm en het wisselen van bedrijf mag, en geen applicatiebeheerrechten heeft, zoals AllSolutions zelf aanraadt.
- Workday heeft naast employees ook contingent workers. Ingehuurde krachten die op projecten schrijven, horen ook in AllSolutions. KoppelHet neemt ze alleen mee als dat is afgesproken, met een eigen soort medewerker, zodat de projectadministratie ze apart kan houden.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat compensatie uit Workday mee naar AllSolutions?
Nee. Voor uren en projecten zijn naam, data, organisatie en uren genoeg. Kostprijzen per uur beheert finance in AllSolutions.
Wat als een afdeling uit Workday niet in AllSolutions bestaat?
Dan weigert AllSolutions de waarde met dezelfde melding als in het scherm, en zet KoppelHet de medewerker niet half aan. Na een regel in de vertaaltabel gaat hij alsnog door.
Moeten we iets inrichten in AllSolutions?
Ja. Applicatiebeheer zet het medewerkerscherm en het wisselen van bedrijf open voor de REST API en maakt een koppelgebruiker aan. AllSolutions raadt aan om voor livegang een consultant de inrichting te laten nalopen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday via een RaaS-rapport op wijzigingsdatum (Employee_ID, Company, Supervisory_Organization, Job_Profile, Manager, Scheduled_Weekly_Hours, Hire_Date, Termination_Date en ingangsdatums), gefilterd op de Nederlandse companies. Integration System User met alleen de benodigde domeinen.
- AllSolutions via de REST API - POST /api/v1/Login met SHA1-signature van gebruikersnaam, client-id en secret; een refreshtoken is één keer bruikbaar. Lijsten met GET en een cursor (standaard 50, maximaal 500 per pagina), nieuwe medewerkers met POST per record, wijzigingen met PUT op het record-ID met alleen de gewijzigde velden, wisselen van bedrijf via MWZBDR. Welke velden openstaan en hoe ze heten, bepaalt de klant met weergaven en instellingen voor de REST API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in AllSolutions | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Personeelsnummer | Vaste sleutel; ook het AllSolutions-record-ID wordt bewaard |
Company | Inlogbedrijf | Vaste tabel per Nederlandse company |
Legal_Name / Preferred_Name | Naam | |
Werk-e-mail | E-mailadres | |
Supervisory_Organization | Afdeling | Via een vertaaltabel |
Job_Profile | Functie | Via een vertaaltabel |
Manager (Employee_ID) | Leidinggevende | Alleen als die ook in AllSolutions staat |
Scheduled_Weekly_Hours | Uren per week | |
Hire_Date en Termination_Date | Datum in dienst en datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors