HR naar ITSM
Workday BMC Helix koppeling: People-records uit Workday en een incident voor elke in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Workday en BMC Helix ITSM staat elke worker uit Workday als persoon in het People-formulier van Helix, met bedrijf, afdeling, site en functie, en krijgt de supportgroep bij elke Hire en Termination een incident op naam van die medewerker. Vertrekkers gaan na de laatste werkdag op Obsolete, zodat hun meldingen bewaard blijven en niemand nog nieuwe tickets op hun naam aanmaakt.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Workday als HR-systeem en BMC Helix ITSM als servicedesk houden het People-formulier vaak bij met een periodieke import of met de hand. Nieuwe collega's ontbreken dan op hun eerste werkdag als klant in Helix, en vertrekkers blijven er maanden als actieve persoon in staan.
- HR rondt in Workday een Hire af, vaak weken voor de eerste werkdag.
- KoppelHet controleert of bedrijf, afdeling en site al in Helix bestaan en maakt ontbrekende onderdelen eerst aan.
- De nieuwe medewerker komt als persoon in het People-formulier, met profielstatus Enabled.
- De supportgroep die laptop en accounts regelt, krijgt een incident met de nieuwe medewerker als klant en de startdatum in de omschrijving.
- Bij een Termination volgt een offboardingincident; na de laatste werkdag zet KoppelHet de persoon op Obsolete.
Waar je op let bij Workday en BMC Helix ITSM
- BMC biedt een sjabloon voor BMC Helix iPaaS, gebouwd op Jitterbit, dat People-records uit Workday aanmaakt of bijwerkt. Daar is een aparte licentie via BMC voor nodig. KoppelHet is het alternatief als die licentie er niet is, of als er ook incidenten bij in- en uitdienst moeten komen.
- Helix vraagt bij elke persoon een Client Type. Voor een Office-Based Employee is een site verplicht, voor een Home-Based Employee een thuisadres. KoppelHet maakt workers aan als office-based met de site van hun Workday-locatie, zodat er geen privéadres uit Workday in de servicedesk komt.
- Wijzigingen op het People-formulier gaan automatisch door naar het User-formulier van AR System, maar niet andersom. KoppelHet schrijft daarom altijd op CTM:People; een wijziging die alleen op het User-formulier staat, zou bij de volgende ronde weer verdwijnen.
- Medewerkers van IT die in Helix tickets behandelen, zijn support staff met een supportgroep, login en licentie. Die instellingen komen niet uit Workday. KoppelHet werkt bij hen alleen naam, functie en afdeling bij en laat de supportvelden ongemoeid.
- Een People-record verwijderen vraagt in Helix eerst de status Delete en daarna een beheerder met AR System-rechten. KoppelHet verwijdert niemand, maar zet een vertrekker na de laatste werkdag op Obsolete, de status voor records die niet meer worden gebruikt maar bewaard blijven.
- Personen die de servicedesk zelf toevoegt, staan in Helix vaak eerst op Proposed tot een beheerder ze goedkeurt. Een worker uit Workday is al door HR vastgelegd. KoppelHet zet hem daarom meteen op Enabled, zodat de servicedesk hem op de eerste werkdag als klant kan kiezen.
- Een persoon in Helix hangt aan bedrijf, organisatie en afdeling, en die moeten eerst bestaan. Een nieuwe supervisory organization in Workday maakt KoppelHet daarom in Helix aan voordat de eerste medewerker van dat team wordt geschreven.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt de koppeling ook logins voor IT-medewerkers aan?
Nee. Support staff, supportgroepen en licenties beheert jullie Helix-beheerder. De koppeling levert alleen de persoonsgegevens uit Workday.
Kan onboarding ook als serviceverzoek in plaats van incident?
Dat kan als jullie Helix serviceverzoeken gebruikt. We beginnen met een incident voor de supportgroep; een verzoek via de servicecatalogus kan later als uitbreiding.
Wat gebeurt er met tickets van een vertrekker?
Die blijven staan. De persoon gaat op Obsolete en wordt niet verwijderd, dus de historie blijft te vinden.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday via een RaaS-rapport met een Integration System User met alleen leesrechten op worker-, organisatie- en locatiegegevens, inclusief workers met een toekomstige hire date.
- BMC Helix ITSM via de platform-REST API (/api/arsys/v1/entry/CTM:People voor personen; incidenten op HPD:IncidentInterface_Create). Aanmelden met POST /api/jwt/login; het token gaat als AR-JWT mee in de Authorization-header en is volgens BMC een uur geldig. Alleen HTTPS.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in BMC Helix ITSM | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID of Contingent_Worker_ID | Corporate ID | Vaste sleutel; contingent workers krijgen een voorvoegsel |
Legal_Name (voornaam, achternaam) | First Name en Last Name | |
Werk-e-mail | Internet E-mail | |
Business_Title | Job Title | |
Company | Company | Moet in Helix bestaan voordat de persoon wordt aangemaakt |
Supervisory_Organization | Organization en Department | |
Location | Site | Verplicht bij Client Type Office-Based Employee |
Hire_Date en Termination_Date | Profile Status (Enabled, Obsolete) |
- BMC Helix iPaaS – People records from Workday
- BMC Helix ITSM – Creating and modifying People data
- BMC Helix ITSM – Adding people without using templates
- BMC Helix ITSM – Deleting People records
- BMC Helix ITSM – Overview of the platform REST API
- BMC Helix ITSM – Create an incident entry with the REST API
- Workday Web Services Directory
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors