HR naar ERP
Workday Coupa koppeling: workers als Coupa-gebruikers met manager, afdeling, kostenplaats en goedkeuringslimieten
Met een koppeling tussen Workday en Coupa wordt elke worker uit Workday automatisch een Coupa-gebruiker, met manager, afdeling, standaardkostenplaats en de goedkeuringslimieten die bij zijn job horen. Een job change of nieuwe manager in Workday past de goedkeuringsroute in Coupa aan op de ingangsdatum, en na een termination zet de koppeling de gebruiker op inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die workers in Workday beheren en inkoop en facturen in Coupa doen, houden aanvragers en goedkeurders in Coupa bij met een CSV-bestand. Een nieuwe manager in Workday staat pas weken later in Coupa, en wie vertrekt, kan in de tussentijd nog aanvragen goedkeuren.
- KoppelHet haalt de workers op die in Workday zijn gewijzigd, alleen voor de companies die Coupa gebruiken.
- KoppelHet controleert of manager, afdeling, kostenplaats en content group al in Coupa bestaan; ontbreekt er een, dan komt de worker op een lijst.
- Een nieuwe worker wordt een Coupa-gebruiker met de licentie en limieten bij zijn job, en logt in met single sign-on.
- Een job change of nieuwe manager werkt door op de ingangsdatum uit Workday.
- Na een afgeronde termination zet KoppelHet de gebruiker op inactief na de laatste werkdag.
Waar je op let bij Workday en Coupa
- Coupa neemt een gebruiker alleen aan als de manager, de afdeling, de content group en de account group al in Coupa bestaan. KoppelHet controleert dat vooraf en zet een worker met een ontbrekende verwijzing op een lijst, in plaats van een gebruiker zonder goedkeurder aan te maken.
- Een nieuwe worker en zijn nieuwe manager starten in Workday soms op dezelfde dag. Omdat de manager in Coupa al moet bestaan, maakt KoppelHet bij elke run eerst de managers aan en daarna de medewerkers die onder hen vallen.
- Login, e-mail, personeelsnummer en mention name moeten in Coupa elk uniek zijn. Twee workers met dezelfde naam in verschillende landen krijgen van KoppelHet daarom een mention name met een vast achtervoegsel, zodat Coupa de tweede niet weigert.
- Coupa kent aparte goedkeuringslimieten voor aanvragen, facturen, onkosten en contracten, plus limieten voor zelfgoedkeuring. KoppelHet vult alleen de limieten die finance per Workday-job profile heeft vastgelegd; de rest blijft in Coupa-beheer.
- Een Workday-company is in Coupa vaak een eigen business group, met eigen leveranciers en rekeningen. KoppelHet zet de gebruiker in de content group van zijn company, zodat een worker van de Duitse company niet bij Nederlandse leveranciers bestelt.
- Coupa haalt een gebruiker via de API alleen op met het eigen Coupa-ID. KoppelHet bewaart dat ID bij het Workday Employee_ID zodra de gebruiker bestaat, zodat een rehire in Workday de oude Coupa-gebruiker weer actief zet in plaats van een tweede aan te maken.
- Workday onderscheidt employees en contingent workers. Inhuur die in Coupa moet bestellen of goedkeuren, krijgt alleen een gebruiker als dat per job is afgesproken, en dan zonder goedkeuringslimiet tenzij finance anders beslist.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie bepaalt de goedkeuringslimieten?
Finance, in een tabel per job profile. De koppeling past de limiet toe zodra de job in Workday wijzigt.
Kunnen afdelingen en kostenplaatsen ook automatisch in Coupa komen?
Dat kan later als uitbreiding. In de eerste versie moeten ze in Coupa bestaan, en meldt KoppelHet wat ontbreekt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday via een RaaS-rapport op wijzigingsdatum met een Integration System User (Employee_ID, Worker_Type, Company, Cost_Center, Supervisory_Organization, Manager, Job_Profile, Hire_Date, Termination_Date), zo nodig Get_Workers uit Human_Resources.
- Naar Coupa via de Users API (POST /api/users, PUT /api/users/:id, GET /api/users/:id op Coupa-ID) met login, email, employee_number en mention_name (verplicht en uniek), firstname, lastname, manager, department, default_account, content_groups, account_groups, approval limits, authentication_method saml met sso_identifier, licentievlaggen zoals purchasing_user en active.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Coupa | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | employee_number | Verplicht en uniek in Coupa |
Werk-e-mail | login, email en sso_identifier | |
Preferred_Name | firstname, lastname en mention_name | mention_name moet uniek zijn |
Manager | manager | |
Supervisory_Organization | department | |
Company + Cost_Center | default_account | |
Company | content_groups | Business group per company |
Job_Profile | requisition_approval_limit en invoice_approval_limit | Via een tabel die finance beheert |
Termination_Date | active = false |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors