Payroll koppeling
Workday DATEV koppeling: Duitse mutaties uit Workday klaar voor de Steuerberater
Met een koppeling tussen Workday en DATEV staan nieuwe Duitse medewerkers, wijzigingen, salarissen, eenmalige betalingen en vertrek uit Workday klaar in het DATEV-loonprogramma, waar de Steuerberater of de eigen salarisadministratie ze met één actie overneemt. Niemand typt Workday-mutaties nog over in LODAS of Lohn und Gehalt, en de Steuerberater houdt zijn eigen controle.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun Duitse medewerkers in Workday beheren en de salarissen in DATEV laten draaien, meestal door een Steuerberater, mailen zonder koppeling elke maand een lijst met wijzigingen. Het kantoor van de Steuerberater typt die over in LODAS of Lohn und Gehalt, en een bonus die na het versturen nog in Workday is ingevoerd, valt buiten de run.
- HR legt de wijziging in Workday vast voor een medewerker van de Duitse entiteit.
- KoppelHet haalt de Duitse wijzigingen op met hun ingangsdatum en zet ze om naar de stam- en mutatiegegevens die DATEV verwacht.
- De aanlevering gaat via het DATEV-rekencentrum naar het loonprogramma van de Steuerberater.
- De Steuerberater controleert de aanlevering en neemt hem met één actie over.
- KoppelHet volgt de status van de aanlevering en meldt het als er voor de afsluitdatum nog iets openstaat.
Waar je op let bij Workday en DATEV
- DATEV is meestal in handen van de Steuerberater. Die zet de importdienst zelf aan in DATEV Arbeitsplatz en bepaalt wanneer een aanlevering wordt overgenomen. KoppelHet legt dat moment vast in de planning van elke Duitse loonrun.
- Een aanlevering uit Workday komt niet ongezien in de loonadministratie. De gegevens staan klaar in het DATEV-rekencentrum en de gebruiker neemt ze per knopdruk over in het loonprogramma. Zo blijft de controle bij wie verantwoordelijk is voor de Duitse loonberekening.
- DATEV stelt deze uitwisseling alleen open voor geselecteerde partnersoftware, na een eigen beoordeling via het DATEV Developer Portal. Die onboarding nemen we op in de planning; reken op wachttijd aan de kant van DATEV.
- Zowel Workday-kant als Steuerberater krijgen statusinformatie over elke aanlevering. KoppelHet gebruikt die om te melden welke Duitse medewerkers nog niet zijn verwerkt, in plaats van te wachten tot de loonstrook niet klopt.
- In DATEV zijn vaste gegevens en wijzigingen per maand twee aparte soorten. Een bonus uit Workday gaat daarom als mutatie mee in de maand van uitbetaling, op de loonsoort die de Steuerberater daarvoor gebruikt, en niet als wijziging van het vaste salaris.
- Duitse belasting- en sociale-verzekeringsgegevens moeten ergens worden vastgelegd. Workday kan landspecifieke payrollgegevens bijhouden met Additional Payroll Data; zonder die inrichting vult de Steuerberater ze in DATEV aan en overschrijft de koppeling ze niet.
- In Workday hoort de Duitse entiteit bij een eigen paygroup, die maar één land kent. KoppelHet leest alleen die paygroup, zodat er geen gegevens van Nederlandse of andere collega's bij de Steuerberater terechtkomen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook als onze Steuerberater de salarissen doet?
Ja, dat is de gewone situatie. De Steuerberater zet de importdienst aan en neemt de aanleveringen over; KoppelHet levert ze op tijd aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport op de Duitse paygroup en wijzigingsdatum (Employee_ID, Legal_Name, Hire_Date, Scheduled_Weekly_Hours, Base_Pay, One_Time_Payment_Plan_Reference, Termination_Date), met een Integration System User met alleen leesrechten.
- Naar DATEV via de Lohnimportdatenservice. Stam- en mutatiegegevens gaan als ASCII-import via het DATEV-rekencentrum naar de DATEV-loonprogramma's en worden daar overgenomen; bron en gebruiker krijgen status. Activering in DATEV Arbeitsplatz (DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1002326). Toegang voor partnersoftware via onboarding op het DATEV Developer Portal.
- De nieuwere Lohnaustauschdatenservice werkt in twee richtingen, controleert gegevens direct op plausibiliteit en stuurt stamgegevens terug naar het HR-systeem. Gegevens terug naar Workday kan later als uitbreiding.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Personalnummer | Via een vaste vertaling als de Steuerberater eigen nummers gebruikt |
Legal_Name | Name, Vorname | |
Hire_Date | Eintrittsdatum | |
Scheduled_Weekly_Hours | Wöchentliche Arbeitszeit | |
Base_Pay | Festbezug (Gehalt) | Omgerekend naar het maandbedrag in euro |
One_Time_Payment_Plan_Reference | Lohnart (Bewegungsdaten) | Via een vertaaltabel naar de loonsoorten van de Steuerberater |
Termination_Date | Austrittsdatum |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors