Verlof, verzuim en uren
Workday Deputy koppeling: medewerkers en goedgekeurd verlof uit Workday in Deputy, uren terug naar Workday
Met een koppeling tussen Workday en Deputy staat elke medewerker uit Workday automatisch in Deputy, op de juiste locaties en met zijn personeelsnummer op de agreement. Verlof dat in Workday is goedgekeurd, komt in Deputy als goedgekeurd verlof in uren, en timesheets die in Deputy voor de payroll zijn goedgekeurd, gaan terug naar Workday Time Tracking.
Wat de koppeling doet
Organisaties die personeel in Workday beheren en op locatie roosteren in Deputy, zetten nieuwe medewerkers met de hand in Deputy en houden verlof op twee plekken bij. Een vertrokken medewerker staat nog in het rooster, en gewerkte uren uit Deputy komen als export in Workday terecht.
- HR rondt in Workday een indiensttreding af, met locatie en uren per week.
- KoppelHet maakt de medewerker in Deputy aan, met een agreement per locatie waarop het Workday-nummer als payroll-ID staat.
- Verlof dat in Workday is goedgekeurd, zet KoppelHet in Deputy als verlof dat al is goedgekeurd, in uren op basis van het rooster van die dag. Saldi worden dagelijks overgenomen.
- De manager keurt in Deputy de timesheets goed voor de payroll. KoppelHet levert die uren aan Workday Time Tracking.
- Na de laatste werkdag uit Workday beëindigt KoppelHet de medewerker in Deputy.
Terug: Uren uit timesheets die voor de payroll zijn goedgekeurd
Waar je op let bij Workday en Deputy
- Deputy kent geen beëindiging met een datum in de toekomst; de API beëindigt een medewerker meteen. Workday legt een vertrek vaak weken vooruit vast. KoppelHet bewaart die datum en beëindigt de medewerker in Deputy pas na de laatste werkdag, zodat hij tot dan gewoon in het rooster staat.
- Deputy registreert verlof in uren met een begin- en eindtijd, ook als iemand een hele dag vrij is. Workday kan verlof per dag of per uur vastleggen, afhankelijk van het verlofplan. KoppelHet rekent een vrije dag om naar de uren die de medewerker die dag volgens het rooster zou werken.
- Verlof dat via de API in Deputy komt, wacht standaard op goedkeuring van een manager. Omdat de aanvraag in Workday al is goedgekeurd, zet KoppelHet het verlof in Deputy direct op goedgekeurd, met een opmerking die naar de Workday-aanvraag verwijst. Zo keurt niemand hetzelfde verlof twee keer goed.
- Het verlofsaldo in Deputy wordt via de API overschreven, niet opgehoogd, en een oude waarde blijft niet bewaard. Dat past alleen als Workday leidend is voor verlof. KoppelHet schrijft daarom dagelijks het volledige saldo uit Workday per verlofsoort; voor Deputy-omgevingen in het Verenigd Koninkrijk werkt dit niet.
- Deputy kent twee goedkeuringen op een timesheet, een voor de tijd en een voor de payroll. Alleen de tweede is definitief. KoppelHet stuurt alleen timesheets met die tweede goedkeuring naar Workday, als reported time blocks met een oplopende sleutel per regel, de manier die Workday voor koppelingen aanraadt.
- Een medewerker met een extra functie op een andere locatie heeft in Workday twee posities. In Deputy wordt dat een tweede werkplek met een eigen agreement. KoppelHet zet op beide agreements hetzelfde Workday-nummer als payroll-ID, zodat uren van beide locaties bij dezelfde medewerker terugkomen.
- Een opvraging van timesheets in Deputy geeft standaard de eerste 500 regels terug. Bij een loonperiode met honderden medewerkers filtert KoppelHet op datum en locatie en haalt de rest in delen op, zodat er geen uren ontbreken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gebruiken we Workday Time Tracking niet, waar gaan de uren dan heen?
Dan gaan ze per land naar de lokale salarisverwerking, en blijft deze koppeling bij medewerkers en verlof. De urenstroom kan later als uitbreiding.
Kunnen medewerkers verlof in Deputy aanvragen?
Dat kan, maar dan staat het niet in Workday. We kiezen één plek voor verlof; bij Workday als leidend systeem is dat Workday.
Wat als een time off-type geen leave rule in Deputy heeft?
Dan wordt het verlof niet gezet en verschijnt er een melding in het platform. HR koppelt een leave rule of geeft aan dat het type niet in het rooster hoeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday via RaaS-rapporten met een Integration System User (workers met Employee_ID, Location, Scheduled_Weekly_Hours, Hire_Date en termination; goedgekeurde time off entries) en Get_Time_Off_Plan_Balances uit Absence_Management. Uren naar Workday met Import_Reported_Time_Blocks uit de web service Time_Tracking (oplopende Spreadsheet Key); Put_Reported_Time_Blocks_for_Worker raadt Workday voor koppelingen af.
- Deputy via POST /api/management/v2/employees (firstName, lastName, displayName, primaryLocation, workplaces[].agreement.payrollId, externalId, startDate) en POST /api/v1/supervise/employee/{employeeid}/terminate. Verlof via POST /api/v1/resource/Leave (Employee, LeaveRule, Company, DateStart, DateEnd, Start, End, Status 1, ApprovalComment); saldo via POST /api/v1/resource/LeaveAccrual (Hours, TransactionDate). Uren via Timesheet/QUERY en TimesheetPayReturn/QUERY (standaard 500 records).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Deputy | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | workplaces[].agreement.payrollId en externalId | Payroll-ID per locatie, zodat uren terug de juiste medewerker vinden |
Legal_Name / Preferred_Name | firstName, lastName, displayName | |
Location (primaire en extra functies) | primaryLocation en workplaces[].location | Via een tabel van Workday-locaties naar Deputy-locaties |
Hire_Date | startDate | |
Time off entry (goedgekeurd) | Leave met Status 1 en LeaveRule | Via een tabel van time off-types naar leave rules |
Time off plan balance | LeaveAccrual (Hours) | |
Last day of work (termination) | Terminate na die datum | |
TimesheetPayReturn (Deputy, terug) | Reported time block via Import_Reported_Time_Blocks | Per datum en tijdtype |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors