DyVerlof, verzuim en uren
Workday Dyflexis koppeling: medewerkers, posities en contracturen automatisch in de planning
Met een koppeling tussen Workday en Dyflexis komen de medewerkers van de vestigingen die in Dyflexis roosteren automatisch uit Workday in de planning, met een contract per positie, de juiste vestiging, contracturen en einddatum. Overplaatsingen en urenwijzigingen die HR in Workday vooruit vastlegt, staan op tijd in Dyflexis, zodat planners niets meer overtypen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in Workday beheren en hun vestigingen in Dyflexis laten roosteren, voeren elke nieuwe medewerker opnieuw in Dyflexis in. Een overplaatsing naar een andere vestiging komt pas in de planning als iemand eraan denkt.
- HR rondt in Workday een indiensttreding of wijziging af, ook als die pas later ingaat.
- KoppelHet selecteert alleen medewerkers van werkgevers en locaties die in Dyflexis roosteren.
- De medewerker komt in Dyflexis met een contract per positie, met vestiging, contracttype en contracturen.
- De eerste keer verbindt een beheerder in Dyflexis de nieuwe medewerker met een Dyflexis-medewerker; daarna houdt de koppeling hem bij.
- Bij vertrek of overplaatsing sluit het contract op de datum uit Workday, zodat de medewerker daarna niet meer op die vestiging in te plannen is.
Waar je op let bij Workday en Dyflexis
- Workday bevat medewerkers in alle landen, Dyflexis alleen die van de vestigingen die er roosteren. KoppelHet filtert op werkgever en locatie in Workday en geeft de werkgever mee aan Dyflexis. De uren die later uit Dyflexis komen, kunnen zo per werkgever naar de juiste lokale salarisverwerking.
- In Workday kan een medewerker naast zijn hoofdfunctie een extra positie hebben, bijvoorbeeld op een tweede vestiging. Dyflexis kent meerdere contracten onder één medewerker, elk met een eigen kenmerk. KoppelHet maakt van elke Workday-positie een contract, zodat beide vestigingen dezelfde persoon kunnen inroosteren.
- Workday legt de omvang vast als geplande uren per week ten opzichte van de standaardweek van de locatie. Een Dyflexis-contract vraagt uren per week én gemiddelde dagen per week. Dat laatste staat niet standaard in Workday, dus KoppelHet leidt het af uit het werkpatroon of uit een tabel per contractsoort.
- Uitzendkrachten en andere contingent workers kunnen in Workday een eigen nummerreeks hebben, die kan overlappen met die van medewerkers. Dyflexis herkent een medewerker aan één kenmerk. KoppelHet geeft contingent workers een eigen voorvoegsel, zodat twee mensen met nummer 1001 niet samenvallen.
- Een Dyflexis-contract kan een uurloon bevatten voor de loonkosten in de planning. Workday legt het loon vaak als maand- of jaarbedrag vast, in de valuta van het land. KoppelHet geeft standaard geen loon mee, zodat compensatie in Workday blijft; uurloon voor uurbetaalde medewerkers kan later als uitbreiding.
- Workday legt een overplaatsing vast met een ingangsdatum, vaak weken vooruit. Dyflexis-contracten hebben een begin- en einddatum. KoppelHet sluit het oude contract op de dag voor de overplaatsing en zet het nieuwe contract alvast klaar, zodat de nieuwe vestiging vooruit kan roosteren.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan de gewerkte uren ook terug naar Workday?
Meestal niet. De salarisverwerking van vestigingen in Nederland en België draait meestal lokaal, dus de uren uit Dyflexis gaan naar dat salarissysteem. Dat is een aparte koppeling die kan later als uitbreiding.
Kan goedgekeurd verlof uit Workday in het rooster komen?
De openbare Dyflexis API heeft geen ingang om verlof aan te leveren. Daarom zit verlof niet in deze koppeling. We vragen bij Dyflexis na of dat kan, en voegen het dan later toe.
Wat gebeurt er met medewerkers die al in Dyflexis staan?
Bij de start verbindt een beheerder in Dyflexis de bestaande medewerkers met de medewerkers uit Workday. Daarna komen naam, contracten en datums uit Workday.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum, met onder meer Employee_ID, Worker_Type, Company, Location, Position_ID, Time_Type, Scheduled_Weekly_Hours, Cost_Center, Hire_Date en Termination_Date. Toegang via een Integration System User met een eigen security group, alleen voor de geselecteerde werkgevers.
- Naar Dyflexis schrijven we via POST /api2/external-employees/{employeeReference} (initials, firstName, lastNamePrefix, lastName, email, employmentStart, employmentEnd, personnelNumber, costCenter, employerReferenceId, jobDescription) en POST /api2/external-employees/{employeeReference}/contracts (contractReference, office, type, start, end, hours, days, salary). Beide zijn upserts; scope external_employees. Vestigingen en contracttypes via GET /api2/offices en GET /api2/contract-types.
- De Dyflexis API werkt in de tijdzone van de Dyflexis-omgeving, niet in UTC. Datums uit Workday gaan als kalenderdatum mee.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Dyflexis | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | employeeReference en personnelNumber | Vaste sleutel; voor contingent workers met een eigen voorvoegsel |
Legal_Name / Preferred_Name | firstName, lastNamePrefix, lastName | |
Werk-e-mail | email | |
Hire_Date en Termination_Date | employmentStart en employmentEnd | |
Position_ID | contractReference | Elke positie wordt een eigen contract |
Location | office | Via een vertaaltabel naar de Dyflexis-vestiging |
Company | employerReferenceId | |
Scheduled_Weekly_Hours | hours | |
Time_Type en werkpatroon | type en days | Contracttype en gemiddelde dagen via een tabel |
Cost_Center | costCenter |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors