HR naar ITSM
Workday EasyVista koppeling: medewerkers in EV Service Manager en een catalogusverzoek bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Workday en EasyVista staat elke worker uit Workday als medewerker in EV Service Manager, met personeelsnummer, afdeling, locatie en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een Hire of Termination een ticket aan uit de juiste catalogusrubriek. Het ticket staat op naam van de nieuwe collega of vertrekker en vindt die medewerker via het personeelsnummer, niet via de naam.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Workday als HR-systeem en EasyVista als servicedesk laden medewerkers vaak met een periodiek bestand in EV Service Manager. Tussen twee loads ontbreken nieuwe collega's, en een onboardingticket kan niet op hun naam worden gezet, omdat EasyVista de aanvrager dan niet kent.
- HR rondt een Hire af in Workday.
- KoppelHet controleert of afdeling en locatie in EasyVista bestaan en maakt ze zo nodig aan.
- De nieuwe collega komt als medewerker in EasyVista, met het Workday-nummer als identificatie.
- Uit de catalogusrubriek voor onboarding ontstaat een ticket, met de nieuwe collega als ontvanger en de leidinggevende als aanvrager.
- Bij een Termination volgt een offboardingticket en krijgt de medewerker zijn einddatum in EasyVista.
Waar je op let bij Workday en EasyVista
- Bij het aanmaken van een medewerker accepteert EasyVista de velden van de tabel AM_EMPLOYEE, maar location_code, location_path, department_code en department_path zijn gereserveerd. KoppelHet zoekt daarom eerst het ID van de afdeling en locatie op en schrijft dat bij de medewerker.
- Sinds versie 2025.2 kan de EasyVista-API ook afdelingen en locaties aanmaken. Draait jullie omgeving op die versie, dan maakt KoppelHet een nieuwe Workday-organisatie direct aan; op een oudere versie krijgt de beheerder een melding.
- Een ticket zoekt aanvrager en ontvanger eerst op personeelsnummer, daarna op e-mail en pas daarna op naam. KoppelHet geeft altijd het Workday-nummer mee, zodat twee collega's met dezelfde naam niet door elkaar lopen.
- Bestaat de aanvrager of ontvanger niet, of valt hij buiten de domeinen van de API-gebruiker, dan weigert EasyVista het ticket. KoppelHet maakt de medewerker daarom eerst aan, en de API-gebruiker krijgt de domeinen van alle landen die Workday levert.
- Volgens EasyVista neemt elke API-aanroep een gebruikerslicentie van EV Service Manager in. KoppelHet stuurt daarom alleen workers die in Workday zijn gewijzigd, en geen volledige lijst bij elke ronde.
- Eigen velden in EasyVista beginnen met e_. KoppelHet zet daarin of iemand een vaste medewerker of contingent worker is, zodat de catalogus voor externen een korter pakket kan aanbieden.
- EasyVista geeft resultaten in de taal en tijdzone van het API-account. Workday-datums zoals de startdatum zijn kalenderdagen; KoppelHet stelt het account in op de tijdzone van de servicedesk, zodat een startdatum niet een dag verschuift.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we per land een ander onboardingpakket gebruiken?
Ja. KoppelHet kiest de catalogusrubriek op basis van het land of bedrijf in Workday.
Wat gebeurt er met een vertrekker in EasyVista?
Die krijgt een offboardingticket en een einddatum. Hoe EasyVista daarna met de medewerker omgaat, volgt jullie eigen inrichting.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday via een RaaS-rapport met een Integration System User met alleen leesrechten op worker-, organisatie- en locatiegegevens, gefilterd op wijzigingsmoment.
- EV Service Manager via de REST API op https://{server}/api/v1/{account}/. Medewerkers met POST /employees en PUT /employees/{employee_id} (velden uit AM_EMPLOYEE, eigen velden met e_). Afdelingen en locaties via /departments en /locations (aanmaken vanaf 2025.2). Tickets met POST /requests met catalog_guid, requestor_identification en recipient_identification; 406 als de persoon niet bestaat of buiten de domeinen van de REST-gebruiker valt.
- Authenticatie bij voorkeur met een access token uit Administration > Access Management, voor een eigen gebruiker met een REST API-profiel dat de routes en methodes bepaalt. Standaard time-out per aanroep 60 seconden.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in EasyVista | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | identification | Eerste zoeksleutel voor aanvrager en ontvanger van een ticket |
Legal_Name | last_name | |
Werk-e-mail | e_mail en login | |
Supervisory_Organization | department_id | Niet department_code; dat veld is gereserveerd |
Location | location_id | Niet location_code of location_path |
Hire_Date | begin_of_contract | |
Worker_Type | Eigen veld met voorvoegsel e_ | |
Hire of Termination | Ticket via catalog_guid | Per land een eigen catalogusrubriek mogelijk |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors