Verlof, verzuim en uren
Workday Everhour koppeling: goedgekeurd verlof en saldi uit Workday in Everhour, goedgekeurde weekstaten terug naar Workday
Met een koppeling tussen Workday en Everhour staat verlof dat in Workday is goedgekeurd automatisch als time off in Everhour, en krijgt elke medewerker zijn verlofsaldo uit Workday. Weekstaten die in Everhour zijn goedgekeurd, gaan als gerapporteerde uren naar Workday, en nieuwe of vertrokken medewerkers verschijnen als werklijst voor de Everhour-beheerder.
Wat de koppeling doet
Organisaties die mensen in Workday beheren en projecturen laten schrijven in Everhour, zien in de resourceplanning van Everhour geen verlof uit Workday, waardoor projecten worden ingepland op mensen die vrij zijn. Goedgekeurde uren gaan als export naar Workday, en gebruikers van vertrokken medewerkers blijven in Everhour staan.
- Een medewerker vraagt verlof aan in Workday en de manager keurt het goed.
- KoppelHet zoekt de Everhour-gebruiker op werk-e-mail en zet het verlof als goedgekeurde time off in de resourceplanning.
- Dagelijks komt het verlofsaldo per verlofsoort uit Workday in de allocatie van Everhour.
- Een nieuwe of vertrekkende medewerker in Workday verschijnt als taak voor de Everhour-beheerder, omdat Everhour gebruikers niet via de API laat aanmaken.
- Na goedkeuring van een weekstaat in Everhour stuurt KoppelHet de uren per dag en project naar Workday Time Tracking.
Terug: Uren uit goedgekeurde weekstaten, per dag en project
Waar je op let bij Workday en Everhour
- Everhour laat gebruikers via de API alleen lezen, niet aanmaken of verwijderen. KoppelHet vindt een Workday-medewerker in Everhour op werk-e-mail en zet nieuwe en vertrekkende medewerkers op een werklijst voor de beheerder. Omdat Everhour ook verwijderde gebruikers teruggeeft, ziet KoppelHet of een vertrokken medewerker daar echt weg is.
- Everhour kent voor time off alleen een hele dag, een halve dag, een kwart dag of driekwart dag. Workday kan verlof in uren vastleggen. KoppelHet rekent de uren om naar het dagdeel dat het dichtst bij de werkdag van de medewerker ligt en zet de afronding in de opmerking, zodat de planner het exacte aantal uren ziet.
- Time off die via de API in Everhour komt, kan de status aangevraagd of goedgekeurd krijgen. Omdat de manager in Workday al heeft goedgekeurd, zet KoppelHet de time off direct op goedgekeurd. Anders blijft verlof in de planning als aanvraag staan die niemand meer behandelt.
- Everhour houdt verlofsaldi bij als allocatie in dagen per gebruiker en verlofsoort. Workday rekent saldi per verlofplan, soms in uren. KoppelHet zet het Workday-saldo dagelijks om naar dagen op basis van de werkweek van de medewerker en past de allocatie aan.
- Een weekstaat in Everhour kan goedgekeurd, deels goedgekeurd, afgewezen of verworpen zijn. Everhour stuurt geen melding als een week wordt goedgekeurd. KoppelHet vraagt de weekstaten daarom dagelijks op en stuurt alleen volledig goedgekeurde weken naar Workday.
- Workday raadt voor uren uit een ander systeem het importeren van reported time blocks aan, met een oplopende sleutel per regel. Everhour levert tijd per dag in seconden. KoppelHet zet die om naar uren per dag en per project, met het Everhour-project als tijdtype in Workday via een vertaaltabel.
- De Everhour-API werkt met een sleutel die bij één gebruiker hoort en diens rechten heeft. Voor deze koppeling is dat een beheeraccount dat alle weekstaten en verlofsoorten mag zien en time off mag goedkeuren. Dat account spreken we bij de start af.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan KoppelHet nieuwe medewerkers in Everhour aanmaken?
Nee, Everhour biedt daar geen API voor. De beheerder nodigt ze uit vanaf de werklijst; daarna koppelt KoppelHet ze op e-mail.
Gebruiken we Workday Time Tracking niet, wat dan?
Dan blijft de koppeling bij verlof en saldi. Uren naar een finance- of projectsysteem kan later als uitbreiding.
Wat als een week na goedkeuring nog wordt aangepast?
Dan stuurt KoppelHet bij de volgende goedkeuring alleen het verschil per dag en project naar Workday.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday via RaaS-rapporten met een Integration System User (workers met werk-e-mail, Hire_Date en Termination_Date; goedgekeurde time off entries) en Get_Time_Off_Plan_Balances uit Absence_Management. Uren naar Workday met Import_Reported_Time_Blocks uit de web service Time_Tracking.
- Everhour via de REST API op api.everhour.com met de header X-Api-Key. Gebruikers via GET /team/users (ook verwijderde, met status removed). Time off via POST /resource-planner/assignments/time-off (users, startDate, endDate, timeOffType, timeOffPeriod, status approved); saldi via /allocations (days per gebruiker en type). Weekstaten via GET /timesheets met approval.status (pending, rejected, approved, partial_approved, discarded) en dailyTime in seconden. Rate limit 100 verzoeken per 10 seconden; daarboven 429 met Retry-After.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Everhour | Toelichting |
|---|---|---|
Werk-e-mail (Workday) | Everhour-gebruiker (opzoeken op e-mail) | Everhour-gebruikers zijn via de API alleen te lezen |
Time off entry (goedgekeurd) | Time-off assignment met status approved | |
Time off type | timeOffType | Via een tabel van Workday-typen naar Everhour-typen |
Uren per dag van de time off entry | timeOffPeriod (full-day, half-of-day, quarter-of-day, half-and-quarter-of-day) | |
Time off plan balance | Allocation (days) | |
Hire_Date en Termination_Date | Werklijst voor de Everhour-beheerder | |
dailyTime van een goedgekeurde weekstaat (Everhour, terug) | Reported time block via Import_Reported_Time_Blocks | Seconden omgerekend naar uren |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors