HR naar ERP
Workday Exact Online koppeling: kostenplaatsen van de Nederlandse bv en een werklijst voor medewerkers
Met een koppeling tussen Workday en Exact Online staan de kostenplaatsen van de Nederlandse bedrijven uit Workday automatisch in de juiste Exact-administratie, met code, naam en einddatum. Exact Online laat medewerkers via de API alleen lezen, dus KoppelHet vergelijkt de medewerkers in Exact met Workday en zet nieuwe, gewijzigde en vertrokken medewerkers op een werklijst voor de beheerder in Exact, ruim voor hun eerste of laatste werkdag.
Wat de koppeling doet
Nederlandse bv's die in Exact Online boeken en projecturen schrijven, terwijl het hoofdkantoor alle medewerkers in Workday beheert, hebben nieuwe collega's op hun eerste dag nog niet in Exact staan, dus schrijven die geen uren. Kostenplaatsen die de groep in Workday aanmaakt, zet de controller met de hand over.
- Finance of HR maakt in Workday een kostenplaats aan voor het Nederlandse bedrijf, of zet er een einddatum op.
- KoppelHet zet de kostenplaats in de Exact-administratie die bij dat bedrijf hoort, met dezelfde code en naam.
- Een hire bij het Nederlandse bedrijf komt op de werklijst, met naam, startdatum, afdeling, kostenplaats en leidinggevende.
- De beheerder maakt de medewerker in Exact aan. KoppelHet ziet hem bij de volgende vergelijking en haalt hem van de lijst.
- Bij een termination staat de medewerker op de lijst tot Exact een einddatum heeft die klopt met Workday.
Waar je op let bij Workday en Exact Online
- Workday houdt alle landen in één tenant bij, Exact Online alleen de Nederlandse administraties. KoppelHet legt vast welk Workday-bedrijf bij welke Exact-administratie hoort en laat medewerkers en kostenplaatsen van andere bedrijven buiten de koppeling.
- Een kostenplaats in Workday hangt in een hiërarchie onder een bedrijf en heeft een ingangsdatum. In Exact is het een platte lijst per administratie met alleen code en omschrijving. De hiërarchie blijft in Workday; Exact krijgt de kostenplaatsen zelf.
- De code van een kostenplaats kan in Exact alleen met de hercodeerfunctie wijzigen. Krijgt een kostenplaats in Workday een nieuwe referentie, dan maakt KoppelHet geen tweede kostenplaats aan maar meldt de hercodering aan finance.
- Workday zet een hire vaak weken vooruit klaar met een toekomstige ingangsdatum. Omdat Exact Online medewerkers via de API alleen laat lezen, komt die hire direct op de werklijst, zodat de medewerker in Exact staat voordat hij zijn eerste uren schrijft.
- De manager in Workday is een andere worker, vaak in een ander land. In Exact moet de leidinggevende een Exact-gebruiker in dezelfde administratie zijn. Een manager in het buitenland komt daarom als opmerking op de werklijst, zodat finance een vervangende goedkeurder kiest.
- Een supervisory organization in Workday is niet hetzelfde als een afdeling in Exact, waar elke afdeling precies één kostenplaats draagt. KoppelHet vergelijkt de kostenplaats van de worker met die van zijn Exact-afdeling en meldt verschillen, zodat uren niet op de verkeerde kostenplaats landen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom maakt KoppelHet de medewerker niet zelf aan in Exact Online?
Exact Online documenteert de medewerkers in de REST API als alleen-lezen. We zetten daarom alles klaar op de werklijst en controleren daarna of Exact klopt met Workday.
Gaan er salarisgegevens uit Workday naar Exact?
Nee. Voor deze koppeling zijn naam, data, afdeling, kostenplaats en leidinggevende genoeg. Compensatie blijft in Workday.
Wat als we meerdere Nederlandse bv's hebben?
Elk Workday-bedrijf krijgt zijn eigen Exact-administratie in de tabel. Kostenplaatsen en medewerkers gaan alleen naar de administratie van hun eigen bedrijf.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met Get_Cost_Centers uit de Financial Management-webservice (effective date, organisatiecode, container) en met een RaaS-rapport op workers van de Nederlandse bedrijven, met Get_Organizations voor de supervisory organizations. Aanmelden met een Integration System User.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. hrm/Costcenters ondersteunt GET, POST, PUT en DELETE (Code en Description verplicht, EndDate voor de einddatum, code alleen te wijzigen via hercoderen). payroll/Employees, payroll/EmploymentOrganizations en hrm/Departments zijn alleen te lezen. Manager op Employees verwijst naar een gebruiker in dezelfde division.
- De Employees-resource is beschikbaar in de pakketten Payroll, Time & Billing en Professional Services. Persoonlijke velden zoals adres en BSN komen alleen terug met extra rollen; de koppelgebruiker krijgt die rollen niet.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
Company (Nederlandse bedrijven) | Division | Vaste tabel; andere landen blijven buiten de koppeling |
Cost_Center_Reference_ID | Costcenters.Code | |
Organization_Name (Cost Center) | Costcenters.Description | |
Inactive / einde kostenplaats | Costcenters.EndDate | |
Employee_ID | Employees.Code | Sleutel voor de vergelijking; wordt in Exact door de beheerder ingevuld |
Supervisory_Organization | Departments.Code | Alleen vergelijken; afdelingen zijn in Exact via de API niet te wijzigen |
Manager | Employees.Manager | Moet een Exact-gebruiker in dezelfde administratie zijn |
Hire_Date en Termination_Date | Employees.StartDate en EndDate (vergelijking) |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors