Leren en certificaten
Workday GoodHabitz koppeling: toegang vanuit HR, afgeronde trainingen terug in Workday
Met een koppeling tussen Workday en GoodHabitz bepaalt Workday automatisch wie toegang tot GoodHabitz heeft, en staan afgeronde trainingen daarna vanzelf bij de medewerker in Workday. HR ziet zo per land en afdeling wie welke training heeft afgerond, en vertrekkers verliezen hun toegang op de laatste werkdag.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die medewerkers in Workday beheren en GoodHabitz als trainingsaanbod gebruiken, houden met lijstjes bij wie een licentie krijgt, en vertrekkers houden toegang tot iemand ze handmatig verwijdert. Wat medewerkers in GoodHabitz afronden, staat niet in Workday, dus bij beoordelingsgesprekken en audits zoekt HR het apart op.
- KoppelHet kijkt welke medewerkers in Workday werken in de landen of bedrijven die GoodHabitz gebruiken.
- Op basis van land, afdeling of functie krijgen zij toegang, via de manier van inloggen die jullie GoodHabitz-omgeving gebruikt, zoals single sign-on.
- Vertrekt iemand in Workday, dan vervalt de toegang op de laatste werkdag.
- KoppelHet haalt op welke trainingen zijn afgerond en zoekt de titel erbij.
- Elke afgeronde training of behaalde toets staat daarna als training bij de juiste medewerker in Workday.
Terug: Afgeronde trainingen · Behaalde toetsen
Waar je op let bij Workday en GoodHabitz
- GoodHabitz kan via zijn openbare koppeling geen gebruikers aanmaken. De toegang loopt daarom via de manier van inloggen van GoodHabitz, en KoppelHet zorgt dat Workday bepaalt wie daarin staat.
- GoodHabitz geeft voortgang alleen per periode van maximaal zeven dagen. KoppelHet houdt zelf bij tot waar alles is opgehaald, zodat er na een storing geen gat ontstaat.
- GoodHabitz meldt of een training is gestart, afgerond, en of een toets is gehaald of niet. Alleen een afgeronde training of een behaalde toets komt in Workday; losse lessen en gestarte trainingen blijven in GoodHabitz.
- GoodHabitz herkent een gebruiker meestal aan het e-mailadres. Wijzigt het werk-e-mailadres in Workday, dan onthoudt KoppelHet het oude en het nieuwe, zodat eerdere trainingen bij dezelfde medewerker blijven.
- Gebruiken jullie Workday Learning, dan kan een afgeronde GoodHabitz-training ook in het leerdossier van de medewerker komen, in plaats van als losse training.
- GoodHabitz heeft trainingen per taal en land. Bij een internationale uitrol neemt KoppelHet alleen de bedrijven met een licentie mee, en gebruikt de titel zoals GoodHabitz die bij die training toont.
- GoodHabitz staat maar een beperkt aantal verzoeken toe. KoppelHet haalt het overzicht van trainingen daarom apart op en bewaart het, in plaats van het bij elke afgeronde training opnieuw op te vragen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt de koppeling accounts aan in GoodHabitz?
Niet rechtstreeks, want GoodHabitz biedt daar geen koppeling voor. Met single sign-on bepaalt de toegang in jullie inlogomgeving wie kan inloggen, en die toegang laten we uit Workday volgen.
Kunnen we verplichte trainingen per functie bijhouden?
Ja. Omdat de afgeronde trainingen in Workday staan, kan HR daar rapporteren wie een verplichte training nog mist.
Wat als GoodHabitz via ons leerplatform wordt aangeboden?
Dan is het leerplatform vaak de betere plek om voortgang op te halen, en koppelen we Workday met dat platform in plaats van rechtstreeks met GoodHabitz.
Welke gegevens krijgt GoodHabitz uit Workday?
Zo weinig mogelijk: naam, werk-e-mail en eventueel afdeling. Salaris, geboortedatum en andere HR-gegevens gaan niet mee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport op wijzigingsdatum (Employee_ID, werk-e-mail, Country of Company, Supervisory_Organization, Termination_Date). Afgeronde trainingen gaan naar Workday met Manage_Training uit de Talent-webservice, of als geïmporteerd leerrecord in Workday Learning.
- GoodHabitz wordt gelezen via de GoodHabitz API v2 (contentcatalogus, voortgang, milestones Started, Finished, TestPassed en TestFailed, met user_id, content_id en timestamp). Tijdvenster maximaal zeven dagen; API-sleutel via GoodHabitz support met een lage limiet. Geen endpoint om gebruikers aan te maken; toegang via SSO met SAML 2.0. GoodHabitz ondersteunt ook LTI en SCORM.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in GoodHabitz | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Sleutel in de koppeling | Om milestones terug te vinden bij de juiste worker |
Werk-e-mail | user_id | De gebruikers-ID die bij het starten van content wordt meegegeven, vaak het e-mailadres |
Country / Company | Toegang ja of nee | Alleen entiteiten met een GoodHabitz-licentie |
Supervisory_Organization | Groep of afdeling in GoodHabitz | Als de inrichting dat ondersteunt |
Termination_Date | Toegang intrekken | |
content_id (terug) | Naam van de training | Via de contentcatalogus |
event Finished of TestPassed (terug) | Training afgerond | Started en TestFailed gaan niet naar Workday |
timestamp (terug) | Datum afgerond |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors