HaHR naar ITSM
Workday HaloITSM koppeling: gebruikers per site en tickets bij hire, functiewissel en vertrek
Met een koppeling tussen Workday en HaloITSM staat elke medewerker uit Workday als gebruiker in Halo, op de site van zijn Workday-locatie, en maakt elke afgeronde Hire, Change Job of Termination een ticket van het juiste tickettype aan. Vertrekkers worden in Halo inactief gezet en niet verwijderd, zodat tickets en assets op hun naam zichtbaar blijven.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in Workday beheren en de IT-servicedesk in HaloITSM draaien, krijgen gebruikers in Halo via de Entra ID-import, maar pas als IT het account heeft gemaakt. Een nieuwe collega heeft op zijn eerste dag dus geen gebruiker en geen ticket, en een overstap naar een andere vestiging ziet de servicedesk niet.
- HR rondt in Workday een Hire af, vaak weken voor de startdatum.
- KoppelHet maakt de gebruiker aan in Halo, op de site die bij de Workday-locatie hoort, met functie en afdeling.
- Er komt een onboardingticket op naam van de nieuwe gebruiker, met de startdatum en de leidinggevende in de tekst, bij het team dat laptop en toegang regelt.
- Bij een Change Job verhuist de gebruiker naar de nieuwe site of afdeling en komt er een ticket voor toegang en werkplek.
- Bij een Termination komt er een offboardingticket voor de laatste werkdag. Daarna zet KoppelHet de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij Workday en HaloITSM
- Halo rekent met de tijdzone van de site. KoppelHet hangt een gebruiker aan de site van zijn Workday-locatie, zodat de deadline van een ticket voor een vestiging in Polen in de Poolse werkdag valt en niet in die van het hoofdkantoor.
- In Halo maakt het aanmaken van een gebruiker zonder bestaand Halo-nummer altijd een nieuwe gebruiker. KoppelHet zoekt daarom eerst op het Workday-nummer. Een oud-medewerker die terugkomt, krijgt zo zijn oude Halo-gebruiker terug, met zijn eerdere tickets.
- Bij een Hire heeft de medewerker vaak nog geen werkadres, omdat IT het account later maakt. Draait de Entra ID-import van Halo ernaast, dan vult die het e-mailadres later aan op dezelfde gebruiker. KoppelHet spreekt per veld af welke bron leidend is, zodat er geen tweede gebruiker ontstaat.
- Verwijderen in Halo haalt volgens de API-documentatie ook de gekoppelde gegevens weg. KoppelHet verwijdert een vertrekker daarom nooit, maar zet hem op inactief, zodat de laptop op zijn naam nog terug te vinden is.
- Workday bevat vaak alle landen, en de eerste vulling kan duizenden gebruikers zijn. Halo begrenst het aantal aanroepen per tenant over een periode van vijf minuten. KoppelHet neemt alleen de landen van deze servicedesk mee en verdeelt de eerste vulling over de tijd.
- Een Change Job met een ingangsdatum in de toekomst verhuist de gebruiker pas op die datum naar de nieuwe site. Het ticket voor toegang en werkplek komt wel direct, zodat IT de overstap kan voorbereiden.
- Medewerkers en ingehuurde krachten hebben in Workday elk een eigen nummerreeks. In Halo krijgen ingehuurde krachten een eigen tickettype voor onboarding, bijvoorbeeld alleen accounts en geen laptop.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We importeren gebruikers al uit Entra ID in Halo. Waarom dan nog Workday?
Entra ID kent een medewerker pas als IT het account heeft gemaakt, en weet niets van een startdatum of functiewissel. Workday weet het weken eerder. De Entra ID-import kan blijven draaien; we leggen vast welke velden uit Workday komen.
Welke tickettypes gebruikt de koppeling?
De tickettypes die jullie in Halo hebben, bijvoorbeeld onboarding, wijziging en offboarding. Per gebeurtenis in Workday leggen we vast welk type en welk team het ticket krijgt.
Krijgen bestaande medewerkers bij livegang een ticket?
Nee. De eerste ronde zet alleen de gebruikers goed in Halo. Tickets komen pas bij nieuwe gebeurtenissen in Workday.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Workday via een RaaS-rapport met een Integration System User met alleen leesrechten, op afgeronde business processes Hire, Change Job en Termination, inclusief toekomstige ingangsdatums.
- Naar Halo schrijven we via de Halo REST API met een API-applicatie (client credentials, token een uur geldig). POST /Users en POST /Tickets voegen toe of werken bij; zonder id maken ze een nieuw record. GET /Users met search, site_id en includeinactive voor het opzoeken. DELETE /Users/{id} verwijdert ook gerelateerde objecten en gebruiken we niet. Tickets met tickettype_id, user_id, site_id, summary en details; tickettypes via GET /TicketType.
- Halo begrenst de API op 700 aanroepen per tenant in een rollende periode van 300 seconden; daarboven volgt HTTP 429.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in HaloITSM | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID of Contingent_Worker_ID | Eigen veld personeelsnummer (customfields) | Sleutel; met een voorvoegsel per nummerreeks |
Preferred_Name | firstname en surname | |
Werk-e-mail | emailaddress | Leeg bij een Hire zonder account; later aangevuld |
Business_Title | title | |
Supervisory_Organization | department | |
Location | site_id | Via een tabel van locatie naar site |
Hire (startdatum, functie, manager) | Ticket: tickettype_id, user_id, site_id, summary, details | |
Change Job (oude en nieuwe functie, ingangsdatum) | Ticket van het tickettype voor wijzigingen | |
Termination (laatste werkdag) | Offboardingticket, daarna inactive = true |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors