HR naar ITSM
Workday koppelen met Ivanti Neurons for ITSM: workers als employee en serviceverzoeken bij hire en termination
Met een koppeling tussen Workday en Ivanti Neurons for ITSM wordt elke worker uit Workday een employee in Ivanti, met afdeling, locatie en manager, en maakt een Hire of Termination in Workday automatisch een serviceverzoek uit jullie Ivanti-sjabloon. IT ziet een nieuwe collega zodra de Hire in Workday is afgerond, ook als de eerste werkdag pas over weken is.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Workday als HR-bron hebben en Ivanti Neurons for ITSM voor de servicedesk, maken onboarding- en offboardingverzoeken vaak met de hand aan op basis van een mail van HR. Ivanti kent bij de eerste werkdag de nieuwe medewerker dan nog niet, en een vertrek komt pas binnen als iemand eraan denkt.
- KoppelHet leest Workday via een RaaS-rapport met workers, ook met een hire date in de toekomst.
- Na een afgeronde Hire zet KoppelHet de employee in Ivanti, met afdeling, locatie en manager.
- Daarna dient KoppelHet het onboardingverzoek in uit het gepubliceerde sjabloon, op naam van de nieuwe employee, met de hire date.
- Bij een Job Change past KoppelHet de employee aan op de ingangsdatum en dient zo nodig een wijzigingsverzoek in.
- Bij een Termination dient KoppelHet het offboardingverzoek in voor de laatste werkdag en zet de employee daarna op inactief.
Waar je op let bij Workday en Ivanti
- Workday heeft aparte nummerreeksen voor employees en contingent workers, en beide kunnen hetzelfde nummer hebben. KoppelHet zet een voorvoegsel voor contingent workers, zodat een externe en een vaste medewerker met nummer 1042 in Ivanti twee verschillende employees blijven.
- Ivanti maakt een serviceverzoek alleen voor een bestaande employee, want het verzoek vraagt diens RecID. Een Hire in Workday staat vaak weken voor de eerste werkdag klaar; KoppelHet zet de employee dan meteen neer, zodat het onboardingverzoek op tijd bij IT ligt.
- Workday-organisaties werken vaak in meerdere landen. Ivanti vraagt bij elk serviceverzoek de afwijking ten opzichte van UTC in minuten. KoppelHet geeft die per verzoek mee op basis van de locatie van de worker, zodat een hire date in Singapore niet een dag verschuift.
- Ivanti geeft per opvraging hoogstens honderd records terug, en een grotere vraag geeft een foutmelding. Bij de eerste vergelijking van duizenden Workday-workers met de employees in Ivanti werkt KoppelHet daarom in blokken van honderd.
- Bij een Termination kent Workday naast de einddatum ook de laatste werkdag. Het offboardingverzoek in Ivanti richt zich op de laatste werkdag, want dan moeten laptop en pas terug; de employee gaat pas na de einddatum op inactief.
- Wordt een Hire in Workday ingetrokken, dan valt de toekomstige worker uit het rapport. KoppelHet zet dan een notitie op het openstaande onboardingverzoek in Ivanti en zet de employee op inactief, zodat er geen laptop klaarligt voor iemand die niet komt.
- Ivanti heeft in zijn lijst met inkomende connectoren geen Workday-connector. De REST API-key van Ivanti is vast, hoort bij één tenant en kan op IP-adres worden beperkt; KoppelHet laat hem beperken tot het adres van het KoppelHet-platform.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan er salarisgegevens naar Ivanti?
Nee. Het Workday-rapport bevat alleen de velden die de servicedesk nodig heeft.
Wat moeten we in Ivanti inrichten?
Gepubliceerde sjablonen voor onboarding, wijziging en offboarding, en een REST API-key voor een integratiegebruiker met alleen rechten op employees en serviceverzoeken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday via een RaaS-rapport (JSON) met een Integration System User met alleen leesrechten op worker-, organisatie- en locatiegegevens, met workers met een toekomstige hire date en gefilterd op entry moment.
- Ivanti via de OData REST API op /api/odata/businessobject/employees (POST om aan te maken, PATCH op de RecID om bij te werken, $top standaard 25 en maximaal 100). Serviceverzoeken via POST /api/rest/ServiceRequest/new met subscriptionId (uit /api/rest/Template/{RecID}/_All_), strUserId, strCustomerLocation, parameters par-{RecID} en localOffset in minuten; alle velden uit het voorbeeld zijn verplicht. Autorisatie met een REST API-key (rest_api_key=…) in een eigen key group.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Ivanti | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID of Contingent_Worker_ID | Personeelsnummer van de employee | Met een voorvoegsel voor contingent workers |
Legal name en preferred name | Voornaam en achternaam | |
Work email | E-mailadres | |
Supervisory organization | Afdeling (waarde uit de validatielijst) | |
Manager van de supervisory organization | Manager | |
Location | Locatie | |
Hire date en last day of work | Datums in het serviceverzoek |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors