HR naar ITSM
Workday koppelen met Jira Service Management: klanten, organisaties en onboardingverzoeken uit Workday
Met een koppeling tussen Workday en Jira Service Management staat elke worker uit Workday als klant in het portaal en als medewerker in Assets, en maakt KoppelHet bij een Hire, Change Job of Termination een verzoek aan van het juiste request type, namens die worker. Het onboardingverzoek bevat startdatum, locatie en manager, en na de laatste werkdag wordt de portaaltoegang ingetrokken.
Wat de koppeling doet
Wie HR in Workday voert en IT in Jira Service Management, met Assets voor laptops, hoort vaak via chat of mail dat iemand begint. Bij vertrek wordt de laptop pas teruggevraagd als de licentieafrekening binnenkomt.
- KoppelHet leest een rapport uit Workday met de workers die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, ook aannames die later ingaan.
- Een nieuwe worker wordt klant in het portaal en lid van de organisatie van zijn team.
- In Assets komt een medewerkerobject met locatie, kostenplaats, manager en startdatum, zodat IT er een laptop aan kan koppelen voordat de collega begint.
- Een Change Job verplaatst de klant op de ingangsdatum naar de organisatie van het nieuwe team.
- Na de laatste werkdag trekt KoppelHet de portaaltoegang in en zet het medewerkerobject op uit dienst.
- Valt de startdatum binnen de afgesproken termijn, standaard vier weken, dan maakt KoppelHet een verzoek van het request type voor onboarding aan, namens de nieuwe klant, met startdatum, functie en manager in de velden.
- Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsverzoek op; een week voor de laatste werkdag komt een offboardingverzoek voor laptop en toegang.
Waar je op let bij Workday en Jira Service Management
- Omdat het medewerkerobject in Assets al voor de start bestaat, kan IT de gereserveerde laptop in het onboardingverzoek meteen aan dat object hangen.
- Een Change Job met een nieuwe manager wordt een wijzigingsverzoek namens de worker, met de nieuwe manager in het verzoek, zodat die over extra software of rechten beslist.
- Werknemers en contingent workers hebben in Workday eigen nummerreeksen. Per reeks kan een ander request type gelden, zodat een contractor zonder laptop een korter verzoek krijgt.
- Supervisory organizations in Workday worden vaak hernoemd bij een reorganisatie. KoppelHet bewaart het Workday-ID als eigenschap bij de organisatie in Jira Service Management, die alleen via de API zichtbaar is, zodat een hernoemde organisatie dezelfde blijft en haar leden en verzoeken houdt.
- Workday kent aparte nummerreeksen voor werknemers en ingehuurde krachten. Beide hebben een laptop en het portaal nodig; KoppelHet zet een voorvoegsel per reeks, zodat een werknemer en een contractor met hetzelfde nummer in Assets twee objecten blijven.
- Een Hire is in Workday vaak weken voor de start afgerond. Het medewerkerobject staat dan al in Assets met de startdatum, zodat IT een laptop kan reserveren en op tijd versturen.
- Een Termination staat in Workday vaak al vast voor de laatste werkdag. KoppelHet laat de portaaltoegang tot en met die dag staan en trekt haar de dag erna in; de gekoppelde hardware is in Assets meteen zichtbaar voor het terughalen.
- Workday bedient vaak alle landen, terwijl deze servicedesk voor een deel van de organisatie werkt. KoppelHet neemt alleen de locaties of bedrijven mee die jullie kiezen.
- Klanten maakt Jira Service Management op basis van e-mailadres en weergavenaam, en die naam hoeft niet uniek te zijn. KoppelHet gebruikt de roepnaam uit Workday voor de weergave en het medewerkernummer als sleutel in Assets.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Standaard maakt KoppelHet vier weken voor de hire date een verzoek van jullie request type voor onboarding aan, namens de nieuwe worker, en een week voor de laatste werkdag een offboardingverzoek. Een Change Job levert een wijzigingsverzoek op.
Krijgen medewerkers hiermee een Jira-licentie?
Nee. Klanten in het portaal hebben geen agentlicentie nodig.
Kunnen alleen de Nederlandse workers mee?
Ja. We filteren op locatie of bedrijf in Workday.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport met een Integration System User met alleen leesrechten op worker- en organisatiegegevens, inclusief workers met een Hire die later ingaat.
- Jira Service Management via de REST API onder /rest/servicedeskapi/ - POST customer, PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access, organization met users en properties (PUT organization/{organizationId}/property/{propertyKey}). Assets via de import source-API (schema-and-mapping, executions, data) met de scope import:import-configuration:cmdb.
- Verzoeken via POST /rest/servicedeskapi/request met serviceDeskId, requestTypeId en requestFieldValues (onder meer summary, startdatum en eigen velden), en raiseOnBehalfOf met het accountId van de klant die de koppeling heeft aangemaakt. De velden per request type haalt KoppelHet op via GET /rest/servicedeskapi/servicedesk/{serviceDeskId}/requesttype/{requestTypeId}/field. Een opmerking op een openstaand verzoek via POST /rest/servicedeskapi/request/{issueIdOrKey}/comment.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
Preferred name en last name | Klant: displayName | |
Work email | Klant: email | |
Supervisory organization | Organisatie, met het Workday-ID als eigenschap | |
Employee_ID of Contingent_Worker_ID | Assets: Medewerkernummer (sleutel) | |
Worker type | Assets: Soort medewerker | |
Location | Assets: Locatie | |
Cost center | Assets: Kostenplaats | |
Manager | Assets: Manager (verwijzing) | |
Hire date en termination date | Assets: start, einde en status | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | requestTypeId | Request type voor onboarding, wijziging of offboarding |
Klant die de koppeling aanmaakte | raiseOnBehalfOf (accountId) | Het verzoek staat op naam van de medewerker |
Hire date of termination date | requestFieldValues: startdatum of laatste werkdag | |
Functie en leidinggevende | requestFieldValues: functie en manager | |
Afdeling of locatie | Servicedesk en queue van het request type |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors