Payroll koppeling
Workday Loket koppeling: Workday-wijzigingen automatisch in de salarisadministratie
Met een koppeling tussen Workday en Loket komen nieuwe Nederlandse medewerkers, urenwijzigingen, salarisaanpassingen, bonussen en vertrek uit Workday automatisch in Loket, bij de juiste werkgever en met de ingangsdatum uit Workday. Het administratiekantoor typt niets meer over uit een maandexport, en een verhoging met terugwerkende kracht raakt niet meer kwijt tussen twee maanden.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die HR in Workday voeren en de Nederlandse salarissen in Loket laten berekenen, vaak via een administratiekantoor, sturen elke maand een export waaruit nieuwe werknemers, urenwijzigingen en bonussen met de hand in Loket worden gezet. Een verhoging die later wordt ingevoerd maar eerder ingaat, verdwijnt daarbij gemakkelijk tussen twee maanden.
- HR legt een nieuwe medewerker of wijziging vast in Workday.
- Een nieuwe medewerker staat eerst als concept in Loket bij de juiste werkgever. De salarisadministratie controleert en vult aan, en maakt de medewerker definitief.
- Loon, arbeidstijd en afdeling komen elk met hun eigen ingangsdatum in Loket.
- Een bonus of andere eenmalige betaling uit Workday komt in de periode waarin die wordt uitbetaald.
- Een vertrek in Workday beëindigt het dienstverband in Loket op de laatste werkdag.
Waar je op let bij Workday en Loket
- In Loket heeft een werknemer een of meer dienstverbanden, altijd bij één werkgever. Persoonsgegevens horen bij de werknemer, salarisgegevens bij het dienstverband. KoppelHet verdeelt een wijziging uit Workday daarom over beide.
- Loket verrekent terugwerkende wijzigingen zelf in de volgende loonrun, zolang ze in hetzelfde jaar vallen. Gaat een Workday-wijziging over de jaargrens terug, dan krijgt de salarisadministratie een melding om die bewust af te handelen.
- Een verloningsperiode in Loket is een maand, vier weken of een week. Workday rekent met een jaar- of maandsalaris; KoppelHet rekent om naar het bedrag per periode.
- Een nieuwe medewerker uit Workday komt eerst als concept in Loket, zodat de salarisadministratie cao, loonheffingskorting en pensioen kan aanvullen voordat de medewerker definitief wordt.
- Loon, arbeidstijd en fiscale gegevens zijn in Loket losse onderdelen met een eigen begindatum. Een urenwijziging in Workday verandert alleen de arbeidstijd, niet het loon.
- Met meerdere werkgevers in één Loket-omgeving kiest KoppelHet de werkgever op basis van het bedrijf in Workday. Een overstap tussen twee bv's wordt een uitdiensttreding bij de ene en een indiensttreding bij de andere werkgever.
- Loket heeft een testomgeving. KoppelHet test de koppeling daar met gegevens uit de testomgeving van Workday, voordat die live gaat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen loonstroken uit Loket terug naar Workday?
Loket kan loonstroken per dienstverband leveren. Of ze als document bij de medewerker in Workday moeten komen, spreken we per klant af; standaard loopt de koppeling van Workday naar Loket.
Werkt dit ook als een administratiekantoor Loket beheert?
Ja. Het kantoor geeft de koppeling toegang tot de werkgevers van deze klant, en ziet de wijzigingen als concept of bij het dienstverband in Loket.
Wat als iemand in Workday twee functies heeft?
Loket kan meer dienstverbanden per werknemer bij dezelfde werkgever hebben. We spreken vooraf af of een tweede functie in Workday een tweede dienstverband in Loket wordt.
Waarom niet direct een definitieve medewerker aanmaken?
Dat kan ook. Een concept geeft de salarisadministratie een controlemoment voor de Nederlandse gegevens die Workday niet kent.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport met de Nederlandse workers en hun mutaties (Employee_ID, Legal_Name, National_ID NLD, Hire_Date, Company, Scheduled_Weekly_Hours, Base_Pay, Supervisory_Organization, One_Time_Payment, Termination_Date).
- Naar Loket schrijven we via de Loket REST API met OAuth (endpoints voor conceptwerknemer, omzetten naar werknemer, loon, arbeidstijd, fiscale eigenschappen, beëindigen dienstverband, periodegegevens en loonstroken per dienstverband). Loket heeft een acceptatieomgeving met testdata.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Personeelsnummer | |
Legal_Name | Voornaam, voorvoegsel, achternaam | |
National_ID (NLD) | BSN | |
Hire_Date | Datum in dienst (dienstverband) | |
Company | Werkgever in Loket | Vaste tabel van Workday company naar Loket-werkgever |
Scheduled_Weekly_Hours | Arbeidstijd (uren per week) | |
Base_Pay | Loon | Omrekenen naar het bedrag per verloningsperiode |
Supervisory_Organization | Organisatorische eenheid | Via een vertaaltabel |
One_Time_Payment | Periodegegevens (variabele mutatie) | |
Termination_Date | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors