HR naar ITSM
Workday koppelen met ManageEngine ServiceDesk Plus: workers als aanvrager en requests bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Workday en ManageEngine ServiceDesk Plus wordt elke worker uit Workday een aanvrager in ServiceDesk Plus, met site, afdeling, functie en leidinggevende, en maakt een Hire of Termination automatisch een request uit jullie eigen template. Leidinggevenden uit Workday krijgen in ServiceDesk Plus het recht om serviceverzoeken van hun team goed te keuren.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Workday als HR-systeem en ManageEngine ServiceDesk Plus als servicedesk halen aanvragers vaak uit Active Directory, zonder leidinggevende of startdatum, en onboarding begint pas als HR een ticket schiet.
- KoppelHet leest Workday via een RaaS-rapport met workers, organisaties en locaties, ook met een hire date in de toekomst.
- Na een afgeronde Hire maakt KoppelHet de aanvrager aan in ServiceDesk Plus, met site, afdeling, functie en leidinggevende.
- Daarna maakt KoppelHet een onboardingrequest met de nieuwe medewerker als aanvrager, jullie template en de hire date als uiterste datum.
- Bij een Job Change past KoppelHet de aanvrager aan op de ingangsdatum.
- Bij een Termination maakt KoppelHet een offboardingrequest voor de laatste werkdag, met een taak om de aanvrager af te sluiten.
Waar je op let bij Workday en ManageEngine ServiceDesk Plus
- In ServiceDesk Plus hangt een afdeling altijd onder een site. Workday-organisaties zijn vaak landoverstijgend, dus KoppelHet bepaalt de site uit de locatie van de worker en zet de supervisory organization daaronder als afdeling. Een team met mensen in twee landen staat zo onder beide sites.
- Wie in Workday manager van een supervisory organization is, krijgt in ServiceDesk Plus de vlag goedkeurder van serviceverzoeken. Verandert de manager in Workday, dan verschuift die vlag mee, zodat een onboardingverzoek niet bij een vertrokken leidinggevende blijft hangen.
- De status van een gebruiker is in de API van ServiceDesk Plus alleen-lezen. Na een Termination in Workday kan KoppelHet de aanvrager dus niet zelf uitzetten; het offboardingrequest krijgt daarom een taak om dat in ServiceDesk Plus te doen.
- ServiceDesk Plus Cloud draait in meerdere datacenters, met elk een eigen adres. Voor Europese Workday-klanten staat de servicedesk vaak in het EU-datacenter; KoppelHet gebruikt het adres dat ServiceDesk Plus bij het token teruggeeft, zodat gegevens niet via een ander datacenter lopen.
- Een leidinggevende verwijst in ServiceDesk Plus naar een bestaande gebruiker. Komt een nieuwe medewerker binnen met een manager die nog geen aanvrager is, bijvoorbeeld omdat die tegelijk start, dan maakt KoppelHet eerst de manager aan.
- Workday legt een Job Change vaak weken vooruit vast. KoppelHet past de afdeling en leidinggevende in ServiceDesk Plus pas op de ingangsdatum aan, zodat goedkeuringen tot die dag bij de huidige manager blijven.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met ServiceDesk Plus on-premise?
Ja. De on-premiseversie heeft een ander adres en een technician key in plaats van OAuth; de velden zijn grotendeels gelijk.
Gaan er salarisgegevens naar ServiceDesk Plus?
Nee. Het Workday-rapport bevat alleen naam, functie, organisatie, locatie, manager en datums.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday via een RaaS-rapport (JSON) met een Integration System User met alleen leesrechten op worker-, organisatie- en locatiegegevens, met workers met een toekomstige hire date.
- ServiceDesk Plus Cloud via OAuth 2.0 van Zoho Accounts, met de basis-URL uit api_domain (EU: sdpondemand.manageengine.eu); on-premise via /api/v3/users met een technician key. Gebruikersvelden employee_id (uniek), name, email_id, jobtitle, department, site, reporting_to en service_request_approver; status is alleen-lezen. Lijsten met list_info (row_count, start_index, has_more_rows).
- Requests via POST /api/v3/requests met input_data: subject, requester (email_id), template, site, group en due_by_time in milliseconden sinds 1970.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in ManageEngine ServiceDesk Plus | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | employee_id | Uniek per aanvrager |
Preferred name | name | |
Work email | email_id | |
Business title | jobtitle | |
Location | site | |
Supervisory organization | department | Afdeling onder de site |
Manager | reporting_to | |
Manager van een supervisory organization | service_request_approver = true |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors