Verlof, verzuim en uren

Workday Protime koppeling: workers en contracten naar de lokale tijdregistratie, afwezigheid terug

Met een koppeling tussen Workday en Protime komen workers van de vestigingen die met Protime werken automatisch in Protime, met contracturen, organisatie, locatie en werkgever op de ingangsdatum uit Workday. Afwezigheid die in Protime is goedgekeurd, gaat terug naar Workday als time off, zodat het hoofdkantoor in Workday ziet wie er afwezig was.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Organisaties die medewerkers in Workday beheren en aanwezigheid en ploegendiensten in Protime registreren, maken elke nieuwe medewerker met de hand aan in Protime en missen soms een overplaatsing naar een andere ploeg. Afwezigheid staat alleen in Protime, waardoor rapportages in Workday onvolledig zijn.

HR rondt in Workday een hire af voor een worker bij een company die met Protime werkt.
KoppelHet maakt de persoon aan in Protime met een contract op basis van de geplande uren en de standaardwerkweek uit Workday.
Organisatie, locatie, functie en werkgever komen in de historie van Protime, op de ingangsdatum uit Workday.
De worker klokt in Protime en vraagt daar verlof aan. Is de afwezigheid goedgekeurd, dan zet KoppelHet die als time off in Workday.
Bij een termination krijgt de persoon in Protime een datum uit dienst, zodat er daarna geen uren meer op geboekt worden.

Heen: Persoon met Employee ID, naam en datum in en uit dienst · Contract met geplande en voltijd uren per week · Afdeling op basis van de supervisory organization · Werklocatie en werkgever (company)
Terug: Goedgekeurde afwezigheid per dag als time off

Waar je op let bij Workday en Protime

In de Protime API kunnen afwezigheid en tellers alleen worden gelezen. Goedgekeurd verlof uit Workday kan dus niet automatisch als afwezigheid in Protime worden gezet. In deze opzet vragen medewerkers verlof aan in Protime, en gaat de goedgekeurde afwezigheid naar Workday.
Protime vraagt bij elk contract zowel de contracturen als de uren van een voltijd werkweek. Workday heeft daarvoor de geplande en de standaard uren per week. Zo komt de deeltijdfactor van een Belgische vier-vijfde en een Nederlandse 32-urige werkweek in beide systemen hetzelfde uit.
Workday staat wijzigingen met een ingangsdatum in het verleden toe. Protime houdt afdeling, functie, locatie en werkgever bij als historie met een startdatum, en een bestaande regel kan naar een andere datum worden verschoven. Een overplaatsing die HR te laat invoert, komt zo alsnog op de juiste dag in Protime.
Een Workday-tenant bevat ook workers in landen zonder Protime. KoppelHet stuurt alleen workers van de companies die Protime gebruiken, en zet de company als werkgever in Protime, zodat de lokale salarisexport per werkgever blijft kloppen.
Zonder vaste sleutel maakt Protime bij een herhaalde aanvraag zonder melding een tweede persoon aan. KoppelHet geeft het Workday Employee ID mee als externe referentie, zodat Protime een dubbele persoon weigert.
Time off in Workday loopt via het eigen aanvraagproces met goedkeuring. Afwezigheid die in Protime al is goedgekeurd, zet KoppelHet in Workday, en we richten dat proces zo in dat de leidinggevende niet twee keer hoeft goed te keuren.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Veelgestelde vragen

Kan verlof dat in Workday is goedgekeurd naar Protime?

Niet via de Protime API, want afwezigheid is daar alleen te lezen. Daarom kiezen we Protime als plek voor de verlofaanvraag en gaat de afwezigheid naar Workday. Wil HR verlof in Workday houden, dan bespreken we met Protime welke importmogelijkheid er is.

Gaan ook de geklokte uren naar Workday?

Niet in de eerste opzet. De uren gaan van Protime naar de lokale salarisverwerking. Uren in Workday kan later als uitbreiding, als jullie Workday Time Tracking gebruiken.

Wat gebeurt er bij een herindiensttreding?

Het Workday Employee ID blijft gelijk. KoppelHet vindt daarmee de bestaande persoon in Protime terug en geeft die een nieuw contract, in plaats van een tweede persoon aan te maken.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

Workday lezen we met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum (workers met Employee_ID, Hire_Date, Termination_Date, Scheduled_Weekly_Hours, Default_Weekly_Hours, Supervisory_Organization, Location en Company), gefilterd op de companies met Protime. Afwezigheid gaat terug via Enter_Time_Off in de web service Absence_Management, die het Request Time Off-proces gebruikt.
Protime via de Protime API (v1) met OAuth 2.0 client credentials en scopes per collectie. POST people met externalReferenceIdentifier (409 bij een bestaande referentie), POST contracts (contractHoursInMinutes en fullTimeEquivalentInMinutes tussen 1 en 5999, numberOfDaysInContractPeriod een veelvoud van 7) en de historie voor department, job, work-location en employer.
Afwezigheid lezen we via webhooks of delta op absences, met approvalLevel Approved als voorwaarde. Absences hebben in Protime geen schrijfscope.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in Workday	Veld in Protime	Toelichting
`Employee_ID`	`employeeNumber en externalReferenceIdentifier`	Vaste sleutel; voorkomt een tweede persoon bij een herhaalde aanvraag of herindiensttreding
`Preferred_Name / Legal_Name`	`firstName, lastName`
`Hire_Date en Termination_Date`	`inServiceDate en outOfServiceDate`
`Scheduled_Weekly_Hours`	`contractHoursInMinutes`	Omgerekend naar minuten
`Default_Weekly_Hours`	`fullTimeEquivalentInMinutes`
`Supervisory_Organization`	`department-history`	Met de ingangsdatum uit Workday
`Location`	`work-location-history`
`Company`	`employer-history`
`Absence definition (terug)`	`Time Off Type`	Via een vertaaltabel per afwezigheidscode

Bronnen

Gerelateerd

Kerngegevens

Richting: Workday ⇄ Protime · Twee richtingen
Wanneer: Een hire, job change, wijziging in werktijd of termination in Workday is afgerond; voor de weg terug is dat goedgekeurde afwezigheid in Protime
Frequentie: Workers op een vast interval dat we per klant afspreken, met wijzigingen vooruit op hun ingangsdatum; afwezigheid dagelijks
Wat gaat er over: Persoon met Employee ID, naam en datum in en uit dienst
Contract met geplande en voltijd uren per week
Afdeling op basis van de supervisory organization
Werklocatie en werkgever (company)
Goedgekeurde afwezigheid als time off (terug)
Doorlooptijd implementatie: Indicatie: twee tot vier weken

Past dit bij jullie situatie?

Doe de online intake. Een consultant bereidt de vragen voor op jullie systemen en werkt daarna het ontwerp en de offerte uit.

Bespreek je koppeling