HR naar ERP
Workday SAP Concur koppeling: workers als Concur-gebruikers met goedkeurder, kostenplaats en declaratievaluta
Met een koppeling tussen Workday en SAP Concur wordt elke worker uit Workday automatisch een Concur-gebruiker, met personeelsnummer, kostenplaats, goedkeurder en de declaratievaluta van zijn company. Een nieuwe manager in Workday wordt ook de goedkeurder in Concur, en na een termination wordt de gebruiker op inactief gezet.
Wat de koppeling doet
Organisaties die workers in Workday beheren en reizen en declaraties in SAP Concur, sturen elke dag een bestand uit Workday naar Concur of passen profielen met de hand aan. Een managerwissel komt niet vanzelf bij de goedkeurder in Concur terecht, en een geweigerde regel in het bestand valt pas op als iemand niet kan declareren.
- KoppelHet haalt de workers op die sinds de vorige keer in Workday zijn gewijzigd.
- Nieuwe workers en wijzigingen gaan in batches van hoogstens honderd bewerkingen naar Concur.
- Concur verwerkt de batch op de achtergrond; KoppelHet volgt de status tot elke bewerking klaar of afgewezen is.
- De manager uit Workday wordt goedkeurder van declaraties in de spend-gegevens.
- Na de laatste werkdag zet KoppelHet de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij Workday en SAP Concur
- Het veld manager in de enterprise-gegevens van Concur wordt volgens SAP niet automatisch de goedkeurder of gemachtigde. KoppelHet zet de manager uit Workday daarom ook als goedkeurder in de spend-gegevens, zodat een managerwissel echt de goedkeuringsroute verandert.
- Wie de spend-extensie van Concur gebruikt, moet een declaratievaluta opgeven. KoppelHet leidt die af van de company van de worker in Workday, zodat een collega bij de Britse company in ponden wordt terugbetaald en een collega in Nederland in euro.
- Het company-ID van een Concur-gebruiker is na aanmaken niet meer te wijzigen. Gaat een worker in Workday naar een company die in een andere Concur-omgeving zit, dan meldt KoppelHet dat aan de Concur-beheerder in plaats van een wijziging te sturen die Concur weigert.
- Concur verwerkt een aanmaak of wijziging niet direct, maar geeft een provisioning-ID terug. KoppelHet vraagt de status op met tussenpozen van minstens vijf seconden en meldt per worker wat Concur heeft afgewezen, zodat een mislukte aanmaak niet ongemerkt blijft.
- Workday legt een organisatiewijziging vaak weken vooruit vast. KoppelHet stuurt de nieuwe kostenplaats pas op de ingangsdatum naar Concur, zodat declaraties van de huidige maand nog op de oude kostenplaats komen.
- Een bulkverzoek naar Concur bevat hoogstens honderd bewerkingen of 400 kB. Na een grote reorganisatie in Workday verdeelt KoppelHet de wijzigingen daarom over meerdere verzoeken, met de nieuwe managers eerst.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan reisprofielen ook mee?
In de eerste versie alleen de gegevens voor declareren. Reisgegevens kunnen later als uitbreiding.
Gaan goedgekeurde declaraties terug naar de salarisadministratie?
Niet in deze koppeling. Uitbetalen via de payroll is een aparte stroom die later als uitbreiding kan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday via een RaaS-rapport op wijzigingsdatum met een Integration System User (Employee_ID, Company, Cost_Center, Supervisory_Organization, Manager, Hire_Date, Termination_Date), zo nodig Get_Workers uit Human_Resources.
- Naar SAP Concur via de User Provisioning Service v4 (SCIM 2.0) - POST /profile/v4/Users/ voor aanmaken, PATCH /profile/v4/Users/{uuid} voor wijzigingen, POST /profile/v4/Bulk/ (hoogstens 100 bewerkingen of 400 kB) en GET /profile/v4/provisions/{provisionId}/status. Enterprise-extensie met companyId (verplicht en onveranderbaar), employeeNumber, costCenter, department en manager; spend-extensie met reimbursementCurrency en goedkeurders. Scopes user.provision.write en user.provision.read.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in SAP Concur | Toelichting |
|---|---|---|
Werk-e-mail | userName en emails | Uniek over alle SAP Concur-producten |
Legal_Name / Preferred_Name | name.givenName, name.familyName | |
Employee_ID | enterprise.employeeNumber | |
Company | enterprise.companyId | Onveranderbaar na aanmaken |
Cost_Center | enterprise.costCenter | |
Supervisory_Organization | enterprise.department | |
Company (valuta) | spend.reimbursementCurrency | Verplicht bij de spend-extensie |
Manager | Goedkeurder in de spend-extensie (en enterprise.manager) | |
Termination_Date | active = false |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors