HR naar ERP
Workday SAP S/4HANA koppeling: workers als workforce person en zakenpartner, met kostenplaats en ingangsdatum
Met een koppeling tussen Workday en SAP S/4HANA wordt elke worker uit Workday in S/4HANA een workforce person met dienstverband, bedrijfscode en kostenplaats, en daarmee een zakenpartner in de rol medewerker. Inkoop, onkosten, uren en goedkeuringen in S/4HANA werken zo met de actuele medewerkers uit Workday, en na de einddatum vervalt het dienstverband in S/4HANA.
Wat de koppeling doet
Wie medewerkers in Workday beheert en financiën, inkoop en projecten in SAP S/4HANA voert, laat finance de medewerkers in S/4HANA bijhouden met een CSV-upload. Nieuwe collega's kunnen hun eerste declaratie dan niet indienen, en wie naar een andere bedrijfscode verhuist, staat soms twee keer in S/4HANA.
- HR rondt in Workday een hire af, met bedrijf, kostenplaats en ingangsdatum.
- KoppelHet haalt de nieuwe en gewijzigde workers op en vertaalt het Workday-bedrijf naar de bedrijfscode en de Workday-kostenplaats naar de kostenplaats in S/4HANA.
- S/4HANA maakt de workforce person en het dienstverband aan, en daarna de zakenpartner in de rol medewerker.
- KoppelHet controleert of beide stappen zijn gelukt en meldt een fout per medewerker in het platform.
- Na een termination in Workday eindigt het dienstverband in S/4HANA op dezelfde datum.
Waar je op let bij Workday en SAP S/4HANA
- In S/4HANA bestaat een medewerker uit een workforce person en een zakenpartner, die in twee stappen worden gemaakt. Lukt de tweede niet, dan staat iemand half in S/4HANA en kan hij niet declareren. KoppelHet controleert beide stappen en zet een mislukte medewerker op de foutenlijst.
- Verhuist iemand in Workday naar een ander bedrijf binnen de groep, dan maakt S/4HANA een nieuw personeelsnummer en blijft het oude bestaan tot iemand het met de hand verwijdert. KoppelHet geeft de overgang door als één wijziging met twee perioden en meldt het oude nummer aan finance.
- Externe krachten staan in Workday als contingent worker met een leverancier. In S/4HANA is dat een dienstverlener, en die vraagt een inkooporder met leverancier en looptijd. KoppelHet neemt de leverancier uit Workday mee en houdt een externe kracht zonder inkooporder tegen met een melding.
- Het eerste record van een medewerker in S/4HANA mag niet inactief zijn. Een hire die in Workday al is teruggedraaid of beëindigd voordat de koppeling hem zag, stuurt KoppelHet daarom niet door.
- S/4HANA laat het percentage arbeidstijd niet leeg. Voor medewerkers zonder vaste uren in Workday, zoals oproepkrachten, vult KoppelHet 0 in, zodat de aanlevering niet op dat veld vastloopt.
- Zolang de koppeling actief is, kan finance in S/4HANA geen medewerkers meer met de hand bijhouden in de app Manage Workforce. Workday is dan de enige bron. Kostenplaatsen blijven wel van finance; een Workday-kostenplaats die in S/4HANA niet bestaat, komt als fout terug.
- Workday staat wijzigingen met terugwerkende kracht toe. S/4HANA weigert perioden die elkaar overlappen. KoppelHet bouwt de perioden opnieuw op vanuit de ingangsdatums in Workday, zodat een correctie achteraf de bestaande periode afsluit in plaats van ermee te botsen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salarisgegevens mee naar S/4HANA?
Nee. S/4HANA heeft voor inkoop, onkosten en goedkeuringen alleen naam, dienstverband, bedrijfscode en kostenplaats nodig. Salaris blijft in Workday en de payroll.
Wat gebeurt er met medewerkers die al via CSV in S/4HANA staan?
Die koppelen we bij de start aan de Workday-worker. Daarvoor moet de externe ID in S/4HANA gelijk zijn aan het Workday-personeelsnummer; waar dat niet zo is, maken we eerst een overzicht voor finance.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via Workday Web Services (Get_Workers, met Page en Count) of een RaaS-rapport op wijzigingsdatum, met een Integration System User.
- In SAP S/4HANA Cloud Public Edition schrijven we via de SOAP-API Replicate Basic Master Data for Workforce from External HR Systems (scope item 1FD, communicatiescenario SAP_COM_0301). Het antwoord bevat het PersonWorkAgreement-nummer met de externe ID's; de zakenpartnersynchronisatie volgt als vervolgstap en is te volgen in de app Monitor Data Synchronization (Employee – Business Partner). PersonExternalID maximaal 20 tekens; decimale velden zoals WorkingTimePercentage niet leeg. Bij een wissel van bedrijfscode twee blokken WorkAgreementJobInformation onder dezelfde WorkAgreementInformation.
- Een dienstverlener (PersonWorkAgreementType 3) vraagt een WorkOrder-knooppunt met ValidityPeriod en Supplier. Voor S/4HANA on-premise kiezen we per omgeving een andere route, bijvoorbeeld de v4 User Provisioning API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in SAP S/4HANA | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | PersonExternalID | Maximaal 20 tekens in S/4HANA |
Employee_ID en positie | PersonWorkAgreementExternalID | |
Legal_Name / Preferred_Name | Naam van de workforce person | |
Werk-e-mail | E-mailadres | |
Company | CompanyCode | Via een tabel per Workday-bedrijf |
Cost_Center | CostCenter | Moet in S/4HANA al bestaan |
FTE of Scheduled_Weekly_Hours | WorkingTimePercentage | Nooit leeg; 0 als Workday niets heeft |
Hire_Date en Termination_Date | Geldigheid van het dienstverband (ValidityPeriod) | |
Contingent worker met supplier | PersonWorkAgreementType 3 met WorkOrder en Supplier |
- SAP KBA 2905918 – FAQs Replicate Basic Master Data for Workforce from External HR Systems
- SAP KBA 2646803 – Options to create workforce persons in S/4HANA Cloud
- SAP KBA 2863231 – Work Order is mandatory for service performers
- SAP Help – Employee Replication with the v4 User Provisioning API
- Workday Web Services Directory
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors