Payroll koppeling
Workday SD Worx koppeling: wijzigingen per paygroup naar SD Worx, loonstroken terug in Workday
Met een koppeling tussen Workday en SD Worx gaan nieuwe medewerkers en wijzigingen uit de Workday-paygroups die SD Worx verloont naar de loonverwerking van SD Worx, en komen loonstroken terug bij de medewerker in Workday. KoppelHet leest Workday per paygroup en levert aan in de bestanden die SD Worx per land vastlegt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR voor alle landen in Workday vastleggen en de loonverwerking in een of meer landen bij SD Worx hebben, sturen zonder koppeling elke maand een overzicht van wijzigingen naar SD Worx. Daarna zetten ze de loonstroken met de hand terug.
- HR legt in Workday een nieuwe medewerker of wijziging vast in de paygroup van het land dat SD Worx verloont.
- KoppelHet brengt de wijziging met ingangsdatum naar SD Worx.
- Gegevens die alleen voor dat land gelden, vult HR in Workday in.
- SD Worx draait de loonrun en meldt ontbrekende of foute gegevens terug.
- Loonstroken staan daarna in Workday bij de medewerker.
Terug: Loonstroken en payrolldocumenten
Waar je op let bij Workday en SD Worx
- KoppelHet zet loonstroken als document terug bij de medewerker in Workday. HR en managers zien zo in Workday wat er is uitbetaald, zonder in te loggen bij SD Worx.
- In Workday hoort een paygroup bij één land en zit een medewerker in één paygroup. Belgische en Nederlandse collega's lopen dus via aparte paygroups, elk naar hun eigen payroll, ook als HR ze in één organisatie beheert.
- KoppelHet leest Workday via een rapport op de paygroup. Alleen medewerkers in de paygroups die SD Worx verloont, gaan mee.
- Eenmalige betalingen vertaalt KoppelHet naar looncomponenten van SD Worx, met een tabel die SD Worx en payroll samen vastleggen.
- SD Worx publiceert geen openbare API-documentatie voor de loonverwerking. KoppelHet levert aan in de standaardbestanden die SD Worx per land vastlegt.
- Workday vraagt bij elk document een actieve documentcategorie en een bestandsnaam van hooguit 255 tekens. KoppelHet zet elke loonstrook van SD Worx in één vaste categorie voor loonstroken, zodat HR en managers ze in Workday apart van andere documenten terugvinden.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen uren uit ons planningssysteem mee naar SD Worx?
Ja. KoppelHet kan die stroom apart bouwen, in het formaat dat SD Worx voor dat land gebruikt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Workday via een RaaS-rapport op de paygroup (Employee_ID, Legal_Name, Pay_Group, Hire_Date, Base_Pay, One_Time_Payment_Plan_Reference, Termination_Date) en zet loonstroken terug met de web service Put_Worker_Document. Richting SD Worx gebruiken we de standaardbestanden die SD Worx per land vastlegt; een openbare API-documentatie voor de loonverwerking hebben we niet gevonden.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in SD Worx | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Personeelsnummer bij SD Worx | Doelvelden zijn omschrijvingen; SD Worx publiceert de veldnamen niet |
Legal_Name | Naam | |
Pay_Group | Werkgever en paygroup bij SD Worx | Een paygroup hoort bij één land |
Hire_Date | Datum in dienst | |
Base_Pay | Basisloon | |
One_Time_Payment_Plan_Reference | Eenmalige looncomponent | Via een vertaaltabel die SD Worx en payroll samen vastleggen |
Termination_Date | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors