ShVerlof, verzuim en uren
Workday Shiftbase koppeling: workers, contracturen en goedgekeurd verlof in het rooster
Met een koppeling tussen Workday en Shiftbase komen nieuwe medewerkers, contracturen, overplaatsingen en vertrek uit Workday automatisch in Shiftbase, met het juiste contracttype en team. Verlof dat in Workday is goedgekeurd verschijnt in het rooster, zodat planners niemand inroosteren die vrij heeft.
Wat de koppeling doet
Wie medewerkers centraal in Workday beheert en vestigingen in Shiftbase laat roosteren, typt nieuwe medewerkers en contractwijzigingen over in Shiftbase. Verlof dat in Workday is goedgekeurd, staat niet in het rooster, zodat iemand met verlof toch wordt ingeroosterd.
- HR rondt in Workday de hire af, met locatie, uren per week en het soort beloning.
- KoppelHet maakt de medewerker in Shiftbase aan, met een contract dat begint op de ingangsdatum uit Workday.
- Het soort beloning bepaalt het contracttype, uurloner of vaste uren; de locatie bepaalt het team.
- Een medewerker vraagt verlof aan in Workday. Na goedkeuring staat het als afwezigheid in Shiftbase.
- Bij een functiewissel sluit KoppelHet het oude contract af en start een nieuw; na een termination eindigt het contract op de laatste werkdag.
Waar je op let bij Workday en Shiftbase
- Shiftbase berekent plus- en min-uren voor contracten met vaste uren, op basis van de contracturen. Workday legt de uren per week vast en kan ze met terugwerkende kracht wijzigen. KoppelHet zet het nieuwe contract dan ook met die datum in Shiftbase, zodat het saldo vanaf de juiste week wordt herrekend.
- Een contracttype in Shiftbase bepaalt of iemand uurloner is of vaste uren heeft, en welke toeslagen gelden. Workday kent per worker een soort beloning, per uur of vast. KoppelHet kiest op basis daarvan het contracttype, zodat een vaste medewerker geen uurloner-toeslagen krijgt.
- Workday onderscheidt time off, zoals vakantie, van een leave of absence, zoals zwangerschapsverlof. Beide maken iemand niet inzetbaar. KoppelHet zet time off als afwezigheid per dag in Shiftbase en een leave of absence als één lange afwezigheid met begin- en einddatum.
- Afwezigheid in dagen in plaats van uren kan in Shiftbase alleen met het Premium-abonnement, en per verloftype is het het een of het ander. Rekent een Workday-verlofplan in dagen en het Shiftbase-type in uren, dan rekent KoppelHet om met het rooster van die dag.
- Workday zet een toekomstige overplaatsing al vast voordat die ingaat. Shiftbase werkt met contracten met een begin- en einddatum. Een overplaatsing naar een andere vestiging per volgende maand wordt zo een nieuw contract in het andere team dat pas op die datum start, zodat de huidige vestiging tot dan kan blijven roosteren.
- Wordt verlof in Workday ingetrokken nadat het al in het rooster stond, dan haalt KoppelHet de afwezigheid weer weg, zodat de dienst opnieuw kan worden ingevuld.
- Workday geeft het verlofsaldo per verlofplan. Shiftbase bouwt het saldo zelf op met een opbouwfactor. KoppelHet zet het saldo uit Workday aan het begin van het jaar als startsaldo, en daarna houdt Shiftbase het bij met het verlof dat uit Workday komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen medewerkers verlof ook in Shiftbase aanvragen?
Dat kan, maar dan zijn er twee plekken voor verlof. In de kleinste opzet vragen medewerkers aan in Workday en toont Shiftbase alleen het resultaat. Verlof uit Shiftbase terug naar Workday kan later als uitbreiding.
Wat als een Workday-locatie geen team in Shiftbase heeft?
Dan wordt het contract niet aangemaakt en verschijnt er een melding in het platform. De planner maakt het team aan of de tabel wordt aangevuld.
Gaan er salarisgegevens uit Workday naar Shiftbase?
Alleen het soort beloning, voor het contracttype. Het uurloon gaat alleen mee als jullie loonkosten in Shiftbase willen zien; dat beslissen we bij de start.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met RaaS-rapporten op wijzigingsdatum, één voor workers (locatie, pay rate type, uren per week, datums) en één voor goedgekeurde time off en leaves of absence. Saldi via Get_Time_Off_Plan_Balances uit de Absence Management-webservice. Toegang via een Integration System User met een eigen security group.
- Naar Shiftbase schrijven we via de Shiftbase API met een API-token voor de Public API, voor medewerkers, contracten, teams en afwezigheid. De API kent een limiet op het aantal verzoeken; KoppelHet spreidt de eerste vulling.
- Gewerkte uren gaan vanuit Shiftbase naar de lokale salarisverwerking, niet naar Workday. Die stroom staat los van deze koppeling en kan later als uitbreiding.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Shiftbase | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Personeelsnummer (Shiftbase) | Vaste sleutel |
Legal_Name / Preferred_Name | Voornaam en achternaam | |
Werk-e-mail | E-mailadres en uitnodiging | |
Location | Team (contractafdeling) | Via een vertaaltabel van Workday-locaties naar Shiftbase-teams |
Pay_Rate_Type | Contracttype (uurloner of vaste uren) | |
Scheduled_Weekly_Hours | Contracturen per week | |
Effective date van de job change | Begindatum nieuw contract, einddatum oud contract | |
Goedgekeurde time off (type, datum, aantal) | Afwezigheid met afwezigheidstype | Time off type vertaald naar een afwezigheidstype |
Time off plan balance | Startsaldo verlof | Eenmalig per jaar |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors